Chúng tôi đã làm một công cụ tạo hóa đơn miễn phí cho người làm tự do tại Nhật

Chúng tôi là nhóm phát triển Denpyo. Denpyo bắt đầu tại Nhật là ứng dụng lưu biên lai và chuẩn bị sổ sách cho kế toán. Tuần này chúng tôi thêm nửa còn lại của công việc đó: một công cụ tạo hóa đơn miễn phí.

Bạn có thể tạo hóa đơn và tải PDF mà không cần tạo tài khoản. Bài này nói về lý do chúng tôi làm công cụ, những gì nó làm được, cách dùng từng bước, và những gì nó không làm.

Vì sao chúng tôi làm công cụ này

Từ trước đến nay Denpyo chỉ lo phần tiền đi ra: biên lai và chi phí. Nhưng công việc của người làm tự do không dừng ở đó. Làm xong việc thì phải gửi hóa đơn, rồi chờ tiền về. Nếu chi phí nằm trong ứng dụng còn hóa đơn nằm trong bảng tính, cuối tháng nào bạn cũng phải chạy qua lại giữa hai nơi.

Ở Nhật, phần mất thời gian của hóa đơn là quy định chứ không phải việc gõ chữ. Khách hàng có thể yêu cầu hóa đơn đủ điều kiện (適格請求書), có số đăng ký và tiền thuế tiêu dùng theo từng mức thuế suất. Nhiều khoản thù lao bị khấu trừ thuế tại nguồn (源泉徴収), nên số tiền về tài khoản khác với số tiền bạn ghi trên hóa đơn. Công cụ tiếng Nhật thì có nhiều, nhưng với người không đọc tiếng Nhật thành thạo, riêng việc hiểu màn hình đã là một trở ngại. Vì vậy chúng tôi làm một công cụ có giao diện tiếng Việt và xuất hóa đơn bằng tiếng Nhật.

Công cụ làm được gì

• Dùng không cần tài khoản. Mở trang, điền hóa đơn và tải PDF. Khi chưa đăng ký, bạn tải được 3 tệp PDF mỗi ngày.
• Ngôn ngữ giao diện và ngôn ngữ hóa đơn tách riêng. Giao diện có 8 ngôn ngữ, còn ngôn ngữ của hóa đơn được chọn riêng. Bạn làm việc bằng tiếng Việt và gửi hóa đơn tiếng Nhật.
• Hóa đơn đủ điều kiện. Nhập số đăng ký (chữ T và 13 chữ số), hóa đơn sẽ có đủ sáu mục bắt buộc. Không nhập thì đó là hóa đơn thông thường.
• Thuế tiêu dùng theo từng mức. Mức 10% và 8% được cộng riêng và tính một lần cho mỗi mức trên mỗi hóa đơn. Mặc định làm tròn xuống, và bạn có thể đổi.
• Thuế khấu trừ tại nguồn. Bạn tự chọn có áp dụng hay không. Mức 10,21% cho phần đến 1.000.000 yên và 20,42% cho phần vượt, kèm số tiền khách hàng thực chuyển.
• Bốn loại chứng từ. Hóa đơn, báo giá, phiếu giao hàng và biên lai.
• Với tài khoản miễn phí: lưu hóa đơn, gửi bằng liên kết hoặc email, biết khi khách hàng mở, và theo dõi khoản chưa thanh toán, quá hạn, đã thanh toán.

Cách sử dụng

Nếu video không phát được: video cho thấy việc điền hóa đơn, tiền thuế hiện ra, tải PDF, và gửi hóa đơn cho khách hàng bằng liên kết.

1. Điền hóa đơn, không cần tài khoản

Mở công cụ tạo hóa đơn và chọn "Tạo hóa đơn miễn phí". Bạn cũng có thể nhập khách hàng, hạng mục và số tiền vào phần "Thử với hóa đơn của riêng bạn" ở giữa trang; những gì bạn nhập sẽ được mang sang trình soạn thảo.

Trong trình soạn thảo, bên trái có năm thẻ: Người lập, Gửi đến, Hạng mục, Thuế và Thanh toán. Bên phải là chính tờ hóa đơn, cập nhật ngay khi bạn gõ.

Trong ảnh, giao diện là tiếng Việt còn hóa đơn là tiếng Nhật. Loại chứng từ, quốc gia và ngôn ngữ hóa đơn được chọn ở góc trên bên trái.

2. Để công cụ tính thuế

Bạn nhập giá chưa thuế và chọn 10% hoặc 8% cho từng dòng. Hóa đơn hiển thị riêng số tiền chịu thuế và tiền thuế của từng mức.

Nếu khách hàng khấu trừ thuế, hãy bật thuế khấu trừ tại nguồn trong thẻ Thuế. Trong ví dụ này, tổng đã gồm thuế là 408.960 yên, thuế khấu trừ là 36.756 yên, và khách hàng sẽ chuyển 372.204 yên. Cả ba con số đều nằm trên hóa đơn.

3. Tải PDF

Chọn "Tải PDF". Tệp được tạo ngay trong trình duyệt và lưu vào máy tính hoặc điện thoại. Nếu bạn chưa nhập tên hoặc tên doanh nghiệp của mình, công cụ sẽ hỏi trước khi tải. Bước này vẫn không cần tài khoản. Nếu bạn chỉ cần một hóa đơn để đính kèm email thì đến đây là xong.

4. Tạo tài khoản miễn phí để lưu và chia sẻ

Trước khi đăng ký, hóa đơn chỉ được lưu trong trình duyệt bạn dùng để tạo nó. Khi muốn giữ lại hoặc gửi bằng liên kết, hãy tạo tài khoản miễn phí bằng Google, Apple, LINE hoặc liên kết qua email. Hóa đơn đang làm dở được chuyển theo.

Trước khi gửi, "Xem trước" cho bạn thấy trang mà khách hàng sẽ nhìn thấy, trên máy tính và trên điện thoại.

5. Gửi bằng liên kết, hoặc để Denpyo gửi email

Khi chia sẻ, mỗi hóa đơn có một liên kết riêng. Hãy gửi theo cách bạn vẫn liên lạc với khách hàng đó: LINE, WhatsApp, ứng dụng email của bạn, hoặc sao chép liên kết.

Hoặc chọn "Để Denpyo gửi email giúp". Bạn nhập địa chỉ email của khách hàng và một lời nhắn ngắn (không bắt buộc), Denpyo sẽ gửi email có liên kết và tệp PDF đính kèm. Email mang tên bạn (qua Denpyo), và khi khách hàng trả lời, thư trả lời về địa chỉ của bạn.

6. Biết khi khách hàng mở hóa đơn

Khách hàng mở liên kết trên điện thoại hoặc máy tính. Họ xem hóa đơn và số tiền, sao chép thông tin ngân hàng và lưu PDF. Trang đó có ghi rõ rằng việc xem sẽ được báo cho người gửi.

Khi họ mở, bạn nhận được email và thông báo trong ứng dụng. Trong danh sách hóa đơn, trạng thái đổi từ "Chưa mở" sang "Đã mở". Nếu bạn dùng Denpyo trong không gian làm việc của công ty hoặc văn phòng kế toán, danh sách này nằm ở mục "Hóa đơn của tôi".

7. Đánh dấu đã thanh toán

Khi tiền về tài khoản, mở menu của hóa đơn và chọn "Đánh dấu đã thanh toán". Denpyo không nhìn thấy tài khoản ngân hàng của bạn, nên bước này do bạn làm. Cũng trong menu đó, bạn có thể nhân bản hóa đơn cho tháng sau, tắt liên kết hoặc hủy hóa đơn.

8. Báo giá, phiếu giao hàng và biên lai

Mục loại chứng từ ở góc trên bên trái chuyển giữa hóa đơn, báo giá, phiếu giao hàng và biên lai. Mỗi loại có dãy số riêng.

Những gì công cụ không làm

Chúng tôi muốn bạn biết những điều này trước khi dựa vào nó.

• Không thu tiền hộ. Bạn ghi thông tin ngân hàng của mình, hoặc liên kết thanh toán của riêng bạn, lên hóa đơn. Việc đánh dấu đã thanh toán cũng do bạn làm.
• Không đối chiếu số đăng ký với trang công bố của Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản. Công cụ chỉ kiểm tra định dạng và, với số pháp nhân, chữ số kiểm tra. Hãy tự tra số của bạn trên trang đó.
• Không quyết định công việc của bạn có thuộc diện khấu trừ hay không. Công cụ chỉ tính khi bạn bật.
• Khi chưa có tài khoản, bạn tải được 3 tệp PDF mỗi ngày và bản nháp chỉ nằm trong trình duyệt đó.
• Logo. Để hiển thị logo công ty, công cụ tra cứu tên doanh nghiệp và trang web bạn nhập.
• Đây không phải tư vấn thuế. Với câu hỏi về trường hợp của riêng bạn, hãy hỏi kế toán thuế.

Vì sao miễn phí

Tạo hóa đơn, tải PDF, lưu và chia sẻ đều không mất tiền. Công cụ này là cửa vào Denpyo: nếu nó hữu ích, sẽ có người thử cả phần biên lai và sổ sách. Kế hoạch chỉ có vậy.

Sắp tới

Chúng tôi sẽ sửa những gì người dùng báo trước tiên. Nếu khách hàng trả lại hóa đơn vì thiếu một mục nào đó, hoặc cách tính chưa đúng với trường hợp của bạn, hãy cho chúng tôi biết. Chúng tôi đọc tất cả.

Tạo hóa đơn miễn phí