沒有收據的支出怎麼辦？日本付款憑單寫法與電子帳簿保存法因應【2026年版】

免責聲明：本文為截至2026年6月的一般性資訊，不構成稅務建議。個別情形請洽所轄稅務署或日本國稅廳（nta.go.jp）、稅理士。

「電車票哪來的收據」「客戶突然辦喪事，包了奠儀當然沒有收據」「午餐各付各的，自己那份拿不到收據」——在日本，幾乎每位自由工作者與個人事業主都遇過。結論是：沒有收據的支出，只要與業務相關並做好記錄，照樣能列為經費。關鍵不是那張紙，而是能否說明「這筆支出確實發生過」。

本文說明拿不到或弄丟收據時如何處理、核心工具付款憑單（出金伝票）怎麼寫，以及2026年電子帳簿保存法的因應。

收據並非列經費的絕對條件

許多人誤以為沒有收據就不能報經費。其實稅法要求的是支出與業務相關，並將金額、日期、對象、用途記入帳簿。收據只是最常見的佐證之一。因此即使沒有收據，只要留有替代記錄並記帳，就能列為經費；反之，光有收據卻不記帳也沒有意義。

常見拿不到收據的情形

• 大眾運輸費：電車、巴士車票或刷IC卡，通常沒有收據。
• 婚喪喜慶支出：給客戶的奠儀、賀禮，本質上不會有收據。
• 分攤餐費：會議餐費分攤後，自己那份沒有收據。
• 自動販賣機、計時停車、投幣置物櫃：常常沒有明細。
• 個人間交易、二手平台採購：對方為個人時可能不開收據。
• 收據弄丟或忘記索取。

主角：付款憑單（出金伝票）

此時付款憑單就派上用場。它是你自行填寫、用以記錄現金支付事實的內部單據，文具店、百元店或會計軟體中皆可取得。可代替收據，但因屬自行申報，必須據實正確填寫。

需填寫的5個項目

1. 日期：付款年月日。
2. 付款對象：付給誰／付到哪（如JR東日本、某某公司、某家葬禮）。
3. 會計科目：差旅交通費、交際應酬費、消耗品費等。
4. 金額：實際支付金額。
5. 摘要（內容）：用途，要具體，如「新宿→品川 A公司洽談往返」。

範例：2026/6/24／JR東日本／差旅交通費／680日圓／「新宿→品川 與A公司洽談往返」。

強化憑單的佐證

憑單方便，但若大量只靠它，稅務調查時易遭質疑。請盡量與佐證資料成套保留：

• 交通費：交通IC卡使用記錄、轉乘App查詢截圖、出差旅費報銷單。
• 婚喪喜慶：會葬禮狀、邀請函、通知，可看出是誰的、何時的儀式。
• 分攤：餐廳總額明細並註明「4人分攤、自付X日圓」，或轉給召集人的匯款記錄。
• 通用：信用卡帳單、存摺提款記錄、與對方的郵件或聊天記錄。

弄丟收據怎麼辦

先向開立方申請補開。若無法，則以信用卡帳單、存摺記錄或訂單確認郵件證明付款事實，再用付款憑單補足。金額越大，越要優先確保佐證齊全。

因應2026年電子帳簿保存法

自2024年1月起，電子交易的資料必須以電子形式保存，個人事業主與自由工作者同樣適用：

• 透過郵件或網路收到的收據、請求書（PDF等），僅印成紙張保存並不足夠，須保留電子資料本身。
• 紙本收據仍可紙面保存，或在符合要件時以手機／掃描器進行掃描保存。
• 保存須確保真實性（時間戳記，或可留存修改刪除記錄的系統）與可檢索性（可依日期、金額、交易對象檢索）。

自製的付款憑單也建議比照辦理：紙本掃描，數位版保留資料。詳細要件見國稅廳電子帳簿保存制度專題網站。

用Denpyo同時「蒐集佐證」與「節稅」

收據、信用卡帳單、付款憑單格式各異，分開管理相當費事。用Denpyo（電票），只需以手機拍下收據、請求書、卡帳單或付款憑單，AI即自動讀取日期、金額、付款對象、會計科目與消費稅區分，並以符合電子帳簿保存法檢索要件（日期、金額、交易對象）的形式集中保存。拍照同時顯示節稅效果（概算），讓你邊記邊看稅款減少。先用經費檢查工具確認支出能否列為經費，再用節稅效果模擬器估算可省多少。

總結

沒有收據不等於不能報經費。只要支出與業務相關，並用付款憑單加佐證留好記錄，就能安心列支。要點是：憑單正確寫明「日期、對象、科目、金額、摘要」，並盡量附上IC記錄、會葬禮狀、卡帳單等佐證；2026年起，電子收到的憑證須以電子、可檢索形式保存。隨手記錄每筆支出的習慣，既能在關鍵時刻保護自己，也是最好的節稅方式。