Guia Completo sobre Requisitos de Retenção de Recibos no Japão｜O que Guardar？【Edição 2026】

Aviso de Isenção de Responsabilidade: Este artigo fornece apenas informações gerais e não constitui aconselhamento fiscal ou legal. Consulte um profissional de impostos qualificado (zeirishi) para orientação específica sobre sua situação. As informações são baseadas em fontes oficiais da Autoridade Tributária Nacional (NTA) do Japão e estão atualizadas até fevereiro de 2026.

Divulgação: Este artigo é publicado pela Denpyo, um serviço de gerenciamento de recibos e despesas para freelancers e proprietários únicos no Japão.

Introdução: Por Que o Armazenamento de Recibos é Importante

"Já usei este recibo na minha declaração de impostos, então posso jogá-lo fora agora, certo?"

Se você é um freelancer ou proprietário único no Japão, você pode pensar assim. Infelizmente, você deve manter recibos por um longo período mesmo após declarar seus impostos — 7 anos para quem faz declaração azul, 5 anos para declaração branca.

Por quê? Simples: auditorias fiscais. A Autoridade Tributária Nacional (NTA) pode conduzir uma auditoria anos após você declarar. Quando eles pedirem "Mostre-me comprovante dessa despesa", você precisará apresentar um recibo. Sem ele, essa despesa não será reconhecida e você pode enfrentar impostos adicionais (追徴課税).

O que você aprenderá neste guia:

• Por que manter recibos 7 anos (declaração azul) vs 5 anos (declaração branca)

• Que documentos contam como comprovante válido (recibos em papel, faturas digitais, histórico de cartão IC, extratos bancários)

• Requisitos da Lei de Livros Eletrônicos (電子帳簿保存法)

• O que fazer se você perder um recibo

• Melhores práticas para armazenamento digital de recibos

• Perguntas frequentes sobre gerenciamento de recibos

1. Período de Armazenamento de Recibos: Declaração Azul vs Declaração Branca

1.1 Regras Básicas de Armazenamento

1.2 Declaração Azul: Regra de 7 Anos

Se você faz uma declaração azul (青色申告), é obrigado a manter registros contábeis detalhados e guardar recibos por 7 anos. Isso inclui:

• Livros contábeis (帳簿類)

• Recibos e faturas (領収書・請求書)

• Registros de pagamento (支払記録)

Por que 7 anos? É baseado no prazo de prescrição para auditorias fiscais:

• Período básico de auditoria de 3 anos

• Mais 4 anos adicionais para possíveis casos de fraude fiscal

• Total: 7 anos a partir da data da declaração

Fonte: Sistema de Declaração Azul da NTA

1.3 Declaração Branca: Regra de 5 Anos

Os contribuintes que fazem declaração branca (白色申告) têm um período de retenção mais curto de 5 anos. Este é o período padrão de retenção de registros para relatórios fiscais simplificados.

Nota importante: Mesmo que a declaração branca seja "simplificada", você ainda deve manter registros completos. A única diferença é que o período de retenção é mais curto.

1.4 Quando Começa a Contagem de 7 Anos (ou 5 Anos)?

O período de retenção começa na data em que você declarou seus impostos, não na data da despesa.

Exemplo:

• Você declara sua declaração de imposto de renda para o ano fiscal de 2024 em 15 de março de 2025

• Para recibos do ano fiscal, você deve guardá-los até 15 de março de 2032 (7 anos depois)

Importante: Alguns recibos podem ter períodos de retenção diferentes dependendo do tipo de transação (por exemplo, registros de folha de pagamento de funcionários requerem apenas 3 anos).

2. Que Documentos Contam como Comprovante Válido?

2.1 Recibos em Papel (紙の領収書)

Recibos em papel são a forma de comprovante mais tradicional e amplamente aceita.

O que torna um recibo válido?

• Data — Quando você fez a compra

• Valor — Quanto você pagou

• Nome do estabelecimento — O nome da loja ou empresa que emitiu

• Descrição de itens/serviços — O que você comprou

Dicas de armazenamento:

• Use um clipe de papel ou grampeador para manter os recibos juntos

• Organize por mês em envelopes rotulados "Fevereiro de 2026 - Suprimentos de Escritório"

• Guarde em um local seguro e seco por 7 anos

• Evite umidade e luz solar (a tinta desbota)

Dica: Se a tinta está desbotada, digitalize e salve como PDF imediatamente.

2.2 Recibos Digitais e Faturas por Email (デジタル領収書)

Compras online e serviços digitais geram recibos digitais. Estes são cada vez mais comuns e totalmente válidos.

O que torna um recibo digital válido?

• Inclui data, valor, estabelecimento e descrição

• Recibos por email têm data/hora (provando quando você os recebeu)

• Disponível como PDF ou captura de tela

Métodos de armazenamento:

• Recibos por email: Crie pastas organizadas por mês e tipo ("2026-02_Receipts")

• Recibos em PDF: Baixe e armazene em armazenamento em nuvem com pastas organizadas por data

• Capturas de tela: Inclua informações de data/hora e armazene com segurança

Crítico: Lei de Livros Eletrônicos (電子帳簿保存法)

A partir de janeiro de 2024, a lei revisada requer que dados de transações digitais sejam armazenados eletronicamente. Isto significa:

• Recibos digitais devem ser mantidos em formato digital

• Impressões em papel de recibos digitais são menos ideais

• Seu sistema de armazenamento deve incluir capacidade de busca (por data, valor, fornecedor)

• Você deve proteger contra manipulação de dados

Fonte: Visão Geral da Lei de Livros Eletrônicos da NTA

2.3 Histórico de Cartão IC (ICカード利用履歴)

Registros de cartão IC como Suica e Pasmo podem servir como comprovante de despesas de transporte.

Quando o histórico de cartão IC é útil:

• Tarifas de trem e ônibus (旅費交通費)

• Custos de viagem de negócios

• Despesas de deslocamento para viagem de negócios (se adequadamente documentadas)

Formatos válidos:

• Máquinas de venda automática em estações imprimem "Histórico de Uso" (利用履歴)

• Registros de transações de aplicativo Suica/Pasmo

• Recibos de consulta de cartão IC de estações

Método de armazenamento:

• Tire fotos/capturas de tela com notas de data

• Guarde o recibo impresso se obtiver um na estação

2.4 Extratos Bancários e Histórico de Transações (銀行の取引履歴)

Quando você paga por transferência bancária, seu extrato bancário se torna comprovante válido.

Documentos válidos:

• Entradas de caderneta de poupança do banco

• Registros de transações de bancos online

• Extratos mensais enviados pelo banco

• Capturas de tela do aplicativo do banco com datas visíveis

Quando registros bancários são úteis:

• Pagamento a fornecedores regulares

• Assinaturas de suprimentos de escritório

• Taxas de serviço mensal (hospedagem em nuvem, assinaturas de software)

• Pagamentos de empréstimos comerciais

Extratos de Cartão de Crédito também são válidos — Quando você paga com cartão de crédito, guarde o extrato do cartão como comprovante. Isto funciona especialmente bem para assinaturas regulares.

3. E Se Você Não Tiver um Recibo?

3.1 Pode Reclamar Despesas Sem um Recibo?

"Perdi meu recibo. Posso ainda reclamar a despesa?"

Resposta curta: É muito mais difícil, mas não é impossível em certas circunstâncias.

Por que é mais difícil? Porque a Autoridade Tributária Nacional exige comprovante objetivo de despesas. Sem um recibo, você precisa fornecer outro comprovante alternativo forte.

3.2 Documentos Alternativos

Se você não tiver um recibo, estes documentos podem ser aceitos:

3.3 Pagamento em Dinheiro Sem Recibo

A situação mais problemática é pagamento em dinheiro sem nem recibo nem registro bancário.

O que fazer:

1. Crie um Comprovante de Saque: Anote data, valor, beneficiário e descrição. Porém, confiabilidade baixa, fácil de ser questionado em auditoria fiscal

1. Suplementar com Outros Registros: Email, registros de chat (provando conteúdo da transação), fotos (foto do produto adquirido), registros de website do pagador

1. Obter Recibo Depois: Se ainda estiver dentro do prazo (geralmente alguns meses após o pagamento), pode contatar o estabelecimento para solicitar reemissão

Para Evitar Problemas em Auditoria Fiscal:

• Limite a despesas pequenas (geralmente 5.000 ienes ou menos)

• Prepare múltiplos registros suplementares

• Documente detalhadamente em seus registros contábeis

3.4 O Que Não Fazer

Reclamar despesas de grande valor sem recibo — Despesas de 100.000 ienes ou mais requerem comprovante

Falsificar um recibo — É ilegal. Resultará em impostos adicionais + taxa de mora + multa por negligência

Reclamar a mesma despesa múltiplas vezes sem base — Reclamar a mesma despesa 2 vezes é evasão fiscal

4. Lei de Livros Eletrônicos: Regras de 2026

4.1 O que é a Lei de Livros Eletrônicos?

Com a aprovação de 1º de janeiro de 2024, recibos digitais e registros de transações eletrônicas devem ser armazenados eletronicamente como princípio geral.

Transações Eletrônicas Afetadas:

• Recibos por email

• Registros de compra em loja online

• Pagamentos com cartão de crédito

• Pagamentos de assinatura (ex: Adobe Creative Cloud, Zoom)

• Notificações de taxa de transferência

Não Afetados:

• Recibos recebidos em papel

• Faturas recebidas em papel

4.2 Requisitos para Armazenamento Digital

O armazenamento digital de recibos deve atender a estes requisitos:

4.3 Métodos Práticos de Armazenamento Digital

Método 1: Organização de Pasta de Email

Organize pastas de email no Gmail ou Outlook por "mês".

• Organize emails por mês

• Inclua rótulos como "2026-02_Invoices"

• Exporte emails importantes para PDF anualmente

Método 2: Armazenamento em Nuvem (Recomendado)

Armazene recibos digitalizados no Google Drive, Dropbox, OneDrive.

Vantagens:

• Função de busca robusta (busca por data, palavra-chave possível)

• Risco reduzido de manipulação (controle de versão)

• Acesso fácil

• Capacidade grande

Método 3: Aplicativos de Gerenciamento de Recibos (Recomendado)

Aplicativos dedicados de gerenciamento de recibos como Denpyo tornam o armazenamento de recibos um hábito diário de 30 segundos. Basta tirar uma foto e a IA cuida do resto — categorização, datas/horas e armazenamento organizado que atende a todos os requisitos legais.

Vantagens:

• Classificação automática de categoria contábil por IA

• Data/hora e função de busca automáticos

• Hábito diário de 30 segundos — sem curva de aprendizado

• Exportação CSV para software de contabilidade (freee, Moneyforward, etc.)

4.4 Mal-entendidos Comuns

Mal-entendido 1: 「Recibos em papel também precisam ser digitalizados e descartados」

Não. Recibos recebidos em papel podem ser mantidos em formato papel.

Mal-entendido 2: 「Tudo tem que ser armazenado em nuvem ou é ilegal」

Armazenamento local como disco rígido externo é aceitável se atender aos requisitos.

Mal-entendido 3: 「Recibos fotografados com smartphone não são válidos」

Recibos fotografados com smartphone são aceitáveis se armazenados com data/hora.

5. Melhores Práticas de Gerenciamento de Recibos

5.1 Método de Gerenciamento de Recibos em Papel

Rotina Diária:

1. Prenda com grampeador no mesmo dia: Organize em ordem de data. Digite em seu livro de contas ou software de contabilidade

1. Organize em envelope no final do mês: Escreva título como "Fevereiro de 2026 - Despesas de Comunicação". Pode também separar por categoria de despesa

1. Armazene em caixa de arquivo por ano: Marque como "Ano Fiscal 2025 (2025/4-2026/3)". Não descarte durante os 7 anos em que auditoria é possível

Também use Armazenamento Digitalizado:

• Digitalize recibos com tinta desbotada em PDF

• Tire fotos com aplicativo de smartphone e salve em nuvem

• Também pode usar: papel por 1 ano, fotos por 7 anos

5.2 Método de Gerenciamento de Recibos Digitais

Recibos por Email:

• No Gmail, use rótulos para tag como "Receipt-2026"

• Marque recibos importantes com estrela

• Exporte para PDF regularmente como backup

Recibos de Loja Online:

• Baixe e salve em pasta organizadas por data

• Nome arquivo como "2026-02-01_Amazon_1500yen" com data e conteúdo

Usando Armazenamento em Nuvem:

Google Drive/
├── Gerenciamento de Receita e Despesa 2026
│   ├── Janeiro - Recibos
│   ├── Fevereiro - Recibos
│   ├── Março - Recibos
│   └── ...
├── Faturas (Recebidas)
├── Avisos de Pagamento
└── Histórico de Cartão IC

5.3 Integração com Software de Contabilidade

Atualmente, muitos freelancers e proprietários únicos usam software de contabilidade.

Fluxo Recomendado:

1. Fotografe recibo com smartphone

1. Carregue foto no software de contabilidade (ex: freee)

1. AI classifica categoria contábil automaticamente

1. Confirme conteúdo e prossiga para declaração

Este fluxo atende automaticamente a todos os requisitos de armazenamento eletrônico (retenção de 7 anos, função de busca, proteção contra manipulação).

6. Perguntas Frequentes (FAQ)

Q1: Posso descartar recibos após 5 anos (ou 7 anos para declaração azul) desde a declaração?

A: Basicamente sim, mas com cuidado.

Contagem a partir do ano de declaração. Por exemplo, se declarou em 15 de março de 2025 para ano fiscal 2024, precisa guardar até 15 de março de 2032.

Se litígios legais forem prováveis (ex: disputa contratual com parceiro comercial), retenção mais longa é recomendada.

Q2: Preciso guardar tanto cópia digital quanto em papel?

A: Não. Um ou outro está bem.

Porém:

• Recebido em papel → Armazene em papel

• Recebido digitalmente → Armazene digitalmente

é mais eficiente.

Porém, exceção: se você digitalizou um recibo de papel, pode descartar o papel após digitalização.

Q3: E se o recibo estiver em inglês ou chinês?

A: Sem problemas. Recibos em idioma estrangeiro são aceitáveis.

Porém, seja preparado para explicar o conteúdo em caso de auditoria fiscal.

Q4: Em viagem de negócios, preciso de todos os recibos?

A: Basicamente sim, mas há algumas exceções.

• Obrigatório: Recibos de refeições, hospedagem, transporte

• Não Obrigatório: Diárias (subsídio de viagem) não requerem recibo. Em vez disso, mantenha registro de diário de viagem

Q5: Descobri que perdi um recibo importante. Posso lidar com isto agora?

A: Não é tarde, mas aja rápido.

1. Solicite Reemissão de Recibo: Se dentro de alguns meses do pagamento, contate o estabelecimento para possível reemissão

1. Colete Documentação Alternativa: Extratos bancários, registros de cartão de crédito, email, etc

1. Consulte Profissional Fiscal: Para despesas grandes, orientação profissional é importante

Q6: Capturas de tela de recibos digitais são válidas?

A: Válidas, mas data/hora é crítica.

• Captura de tela + anote data/hora de captura

• Ou adicione data/hora com aplicativo de timestamp

Inclua data e hora com sua captura de tela.

7. Se a Autoridade Fiscal Pedir para Ver Seus Recibos

7.1 Qual é a Probabilidade de Auditoria Fiscal?

Freelancers e proprietários únicos enfrentam aproximadamente 1-3% de probabilidade de auditoria fiscal.

Porém, a probabilidade aumenta se:

• Renda é grande (10 milhões de ienes ou mais)

• Proporção de despesa é anormalmente alta (90% ou mais)

• Conteúdo de recibo é não-natural (despesa pessoal misturada)

• Múltiplas emendas a declarações passadas

7.2 Se Você Não Puder Produzir Recibos

O auditor fiscal vai:

• Perguntar "Você tem recibo dessa despesa?"

• Se nenhum recibo, julgar a despesa como "não uma despesa"

Nesse caso:

1. Apresente outros documentos de comprovação (extratos bancários, etc)

1. Explique razoabilidade da despesa

1. Algumas despesas podem ser reduzidas

Para Evitar Cenário Pior:

• Trate recibos com cuidado no dia-a-dia

• Se perder, consulte profissional fiscal o mais cedo possível

• Complete organização antes de fazer declaração fiscal

8. Mudanças e Considerações para 2026 e Além

8.1 Operação Contínua da Lei de Livros Eletrônicos

A emenda promulgada em janeiro de 2024 continua em vigência em 2026.

Mudança Importante: 「Certa Flexibilização de Requisitos」

O governo está considerando, em vista da carga do contribuinte:

• Certa flexibilização de requisitos de data/hora

• Simplificação de requisitos de leitura mecânica

8.2 Impacto do Sistema de Fatura

A emenda do sistema de "Fatura Qualificada" (適格請求書等保存方式) em outubro de 2023 alterou parcialmente o que deve ser retido.

Passou a ser Obrigatório Guardar:

• Número de registro do parceiro comercial (número de registro da autoridade fiscal)

• Indicação de alíquota de imposto (8% ou 10%)

• Distinção de fatura qualificada

Resumo

Armazenamento de recibos é tão importante quanto declaração fiscal para freelancers e proprietários únicos.

Pontos-Chave a Lembrar:

1. Princípio de Período de Retenção: Declaração Azul: 7 anos, Declaração Branca: 5 anos

1. Múltiplos Tipos de Documentos Válidos: Recibos em papel, recibos digitais, extratos bancários, histórico de cartão IC

1. Armazenamento Digital Recomendado: A partir de janeiro de 2024, transações eletrônicas requerem armazenamento digital. Uso de armazenamento em nuvem e software de contabilidade é conveniente

1. Opções se Não Tiver Recibo: Pode suplementar com documentação alternativa. Ação rápida é importante

1. Prepare-se para Auditoria: Com recibos organizados adequadamente, não precisa temer auditoria. O hábito de organização também leva a economia fiscal

Prazo de Declaração Fiscal 2026: 16 de março (segunda-feira)

Complete a organização de recibos antes do prazo!