# 马来西亚7年记录保管：文件和数字存储要求

> 根据马来西亚《1967年所得税法》，自由职业者和企业必须保留7年的记录。了解LHDN的要求、数字存储的工作原理和合规最佳实践。

- URL: https://denpyo.com/zh-CN/blog/my-record-keeping-7-years-2026
- Published: 2026-02-15
- Updated: 2026-04-18
- Language: zh-CN

> **免责声明：**本文仅供信息参考，不构成税务建议。有关马来西亚记录保管要求的官方指导，请咨询[马来西亚国家税务局（LHDN）](https://www.hasil.gov.my/)或合格的税务专业人士。法规可能会更改；请始终与LHDN核实当前要求。

## 介绍

马来西亚国家税务局（LHDN）要求企业和自由职业者保留**最少7年的记录**。该要求适用于所有纳税人，并根据《1967年所得税法》第82和82A条执行。

## 法律依据

《1967年所得税法》第82条规定，纳税人必须从记录创建或收到之日起**保持最少7年**。这个时间框架与马来西亚的税务评估时效制度一致。

## LHDN要求的记录

LHDN期望提供全面的审计证跡。具体要求的文件取决于您的业务类型，但基本核心包括：

- **销售文件：**发票、交货单、销售订单、贷项通知单
- **费用文件：**收据、供应商发票、小额现金记录、费用报告
- **财务记录：**银行对账单、支票簿、付款凭证
- **合同和协议：**服务合同、购买协议、贷款文件
- **工资单：**工资单、考勤记录
- **税务记录：**已申报的税务申报表、与LHDN的通信

## 数字存储vs纸质存储

LHDN接受**数字副本**，但必须满足严格的清晰度和可访问性标准。

### 数字记录的要求：

- **清晰可读：**无模糊文字、缺失部分或损坏文件
- **可检索：**具有清晰命名约定的组织结构，长期存储
- **真实性：**未修改原件；任何编辑必须清楚记录
- **完整性：**多页文档的所有页面都已保存
- **可访问性：**以LHDN可合理打开的格式存储（PDF、JPEG等）

Denpyo等工具可以立即数字化纸质收据，创建满足LHDN 7年保留要求的可搜索记录。

## MyInvois的影响

MyInvois是马来西亚的电子发票系统，正在改变记录的保管方式。如果您通过MyInvois发出电子发票，**电子版本就成为该交易的主要记录**——您不需要单独的纸质副本。

## 按类别组织记录

一个组织良好的记录系统是关键。建议的结构：

- **年/月文件夹：**例如，`2026/01-January`
- **子类别：**销售、费用、工资单、合同、税务申报表
- **一致的命名：**例如，`INV-20260416-ClientName.pdf`
- **主索引：**可选电子表格链接文件ID到存储路径

## 不合规的罚款

LHDN对记录保管非常认真。违反第112条的罚款包括：

- 罚款**RM200至RM20,000**（或罚款和监禁）
- 严重违反时监禁最多**1年**
- 在审计期间，如果记录不完整，LHDN可能会根据假设估算收入

## 最佳实践

- **使用会计软件：**基于云的工具自动保存带时间戳的记录
- **立即数字化收据：**不要等到年底；每月批量扫描
- **实施归档系统：**一致性比完美性更重要
- **定期备份：**使用云或外部驱动器防止数据丢失
- **每月核对银行对账单：**及早发现矛盾
- **保留费用日志：**简单的电子表格，记录现金费用
- **保存电子邮件通信：**将重要的客户和供应商通信保存为PDF

## 使用Denpyo简化记录管理

对于每月处理数十张收据的马来西亚自由职业者，Denpyo简化了数字化流程。上传收据照片，Denpyo的AI会立即提取供应商、日期、金额和类别——创建满足LHDN标准的可搜索数字记录。

尝试我们的[费用可抵扣性检查](https://denpyo.com/tools/expense-checker)和[税务节省估计器](https://denpyo.com/tools/tax-savings-estimator)。

## 总结

马来西亚的7年记录保管要求是强制性的。通过了解LHDN的期望、系统地组织文件和利用数字工具，您可以保持合规性而不影响生产力。无论您保留纸质原件还是纯数字副本，一致性和清晰度都是关键。