# 馬來西亞7年記錄保管：文件和數位存儲要求

> 根據馬來西亞《1967年所得稅法》，自由工作者和企業必須保留7年的記錄。了解LHDN的要求、數位存儲的工作原理和合規最佳實踐。

- URL: https://denpyo.com/zh-TW/blog/my-record-keeping-7-years-2026
- Published: 2026-02-15
- Updated: 2026-04-18
- Language: zh-TW

> **免責聲明：**本文僅供信息參考，不構成稅務建議。有關馬來西亞記錄保管要求的官方指導，請諮詢[馬來西亞國家稅務局（LHDN）](https://www.hasil.gov.my/)或合格的稅務專業人士。法規可能會更改；請始終與LHDN核實當前要求。

## 介紹

馬來西亞國家稅務局（LHDN）要求企業和自由工作者保留**最少7年的記錄**。該要求適用於所有納稅人，並根據《1967年所得稅法》第82和82A條執行。

## 法律依據

《1967年所得稅法》第82條規定，納稅人必須從記錄創建或收到之日起**保持最少7年**。這個時間框架與馬來西亞的稅務評估時效制度一致。

## LHDN要求的記錄

LHDN期望提供全面的審計證跡。具體要求的文件取決於您的業務類型，但基本核心包括：

- **銷售文件：**發票、交貨單、銷售訂單、貸項通知單
- **費用文件：**收據、供應商發票、小額現金記錄、費用報告
- **財務記錄：**銀行對帳單、支票簿、付款憑證
- **合同和協議：**服務合同、購買協議、貸款文件
- **工資單：**工資單、考勤記錄
- **稅務記錄：**已申報的稅務申報表、與LHDN的通信

## 數位存儲vs紙質存儲

LHDN接受**數位副本**，但必須滿足嚴格的清晰度和可訪問性標準。

### 數位記錄的要求：

- **清晰可讀：**無模糊文字、缺失部分或損壞文件
- **可檢索：**具有清晰命名約定的組織結構，長期存儲
- **真實性：**未修改原件；任何編輯必須清楚記錄
- **完整性：**多頁文檔的所有頁面都已保存
- **可訪問性：**以LHDN可合理打開的格式存儲（PDF、JPEG等）

Denpyo等工具可以立即數位化紙質收據，建立滿足LHDN 7年保留要求的可搜尋記錄。

## MyInvois的影響

MyInvois是馬來西亞的電子發票系統，正在改變記錄的保管方式。如果您通過MyInvois發出電子發票，**電子版本就成為該交易的主要記錄**——您不需要單獨的紙質副本。

## 按類別組織記錄

一個組織良好的記錄系統是關鍵。建議的結構：

- **年/月資料夾：**例如，`2026/01-January`
- **子類別：**銷售、費用、工資單、合同、稅務申報表
- **一致的命名：**例如，`INV-20260416-ClientName.pdf`
- **主索引：**可選電子表格連結文件ID到存儲路徑

## 不合規的罰款

LHDN對記錄保管非常認真。違反第112條的罰款包括：

- 罰款**RM200至RM20,000**（或罰款和監禁）
- 嚴重違反時監禁最多**1年**
- 在審計期間，如果記錄不完整，LHDN可能會根據假設估算收入

## 最佳實踐

- **使用會計軟體：**基於雲的工具自動保存帶時間戳的記錄
- **立即數位化收據：**不要等到年底；每月批量掃描
- **實施歸檔系統：**一致性比完美性更重要
- **定期備份：**使用雲或外部驅動器防止數據丟失
- **每月核對銀行對帳單：**及早發現矛盾
- **保留費用日誌：**簡單的電子表格，記錄現金費用
- **保存電子郵件通信：**將重要的客戶和供應商通信保存為PDF

## 使用Denpyo簡化記錄管理

對於每月處理數十張收據的馬來西亞自由工作者，Denpyo簡化了數位化流程。上傳收據照片，Denpyo的AI會立即提取供應商、日期、金額和類別——建立滿足LHDN標準的可搜尋數位記錄。

嘗試我們的[費用可扣除性檢查](https://denpyo.com/tools/expense-checker)和[稅務節省估計器](https://denpyo.com/tools/tax-savings-estimator)。

## 總結

馬來西亞的7年記錄保管要求是強制性的。通過了解LHDN的期望、系統地組織文件和利用數位工具，您可以保持合規性而不影響生產力。無論您保留紙質原件還是純數位副本，一致性和清晰度都是關鍵。