重要：義務と任意の違い
電子帳簿保存法には「義務」の部分と「任意」の部分があります。混同されがちなので、違いを理解することが重要です。
義務 vs 任意
義務（2024年1月〜）
電子取引データの保存
- メールで受け取った請求書・領収書
- ECサイトの注文確認書・領収書
- クラウドサービスの利用明細
これらは電子データのまま保存が必要
任意（選択可）
紙領収書のスキャナ保存
- 店舗で受け取った紙の領収書
- 郵送で届いた請求書
- 手書きの領収書
要件を満たせば電子化可能（または紙のまま保存）
スキャナ保存の要件
紙の領収書をスキャンしてデジタル保存し、原本を廃棄するためには、以下の要件を満たす必要があります：
1. タイムスタンプの付与
スキャン後、概ね7営業日以内にタイムスタンプを付与する必要があります。または、修正・削除履歴が残るシステムを使用します。
2. 解像度・カラー要件
200dpi以上の解像度、カラー保存（RGBそれぞれ256階調以上）が必要です。一般的なスマートフォンのカメラは要件を満たします。
3. 大きさ情報の保存
A4以下の書類は大きさ情報の保存が不要な場合があります。スマートフォン撮影の場合は、原寸大以上で表示できれば問題ありません。
4. 検索機能
日付、金額、取引先で検索できる必要があります。範囲検索や複合条件検索も必要です。
5. 修正・削除履歴の保持
データを修正・削除した場合、その事実と内容が確認できる必要があります。または、修正・削除ができないシステムを使用します。
注意：スマホで撮影しただけでは不十分
単にスマートフォンで写真を撮っただけでは上記要件（特にタイムスタンプと検索機能）を満たしません。電子帳簿保存法に対応したシステムやアプリを使用する必要があります。
電子取引データの保存（義務）
2024年1月以降、電子取引で受け取ったデータは電子データのまま保存する必要があります。印刷して紙で保存することは認められなくなりました。
電子取引の例
- メールで送られてきたPDF請求書・領収書
- Amazon、楽天などの注文確認書
- クレジットカードのオンライン明細
- SaaSサービスの利用明細（Slack、Notionなど）
- EDIシステムでの取引データ
保存要件
電子取引データの保存には「真実性」と「可視性」の確保が必要です。簡易的な方法として、以下のいずれかを満たせばOKです：
対応方法（いずれか）
- タイムスタンプが付されたデータを受け取る
- 速やかにタイムスタンプを付与する
- 修正・削除を防止または記録するシステムを使用する
- 不正防止のための事務処理規程を整備・運用する
Denpyoでの対応
Denpyoは電子帳簿保存法の要件に対応しており、写真を撮るだけで法令準拠の保存が可能です。
タイムスタンプ付与
撮影時に自動でタイムスタンプを付与
検索機能
日付、金額、取引先で検索可能
改ざん防止
修正・削除履歴を自動記録
7年保存
クラウドで安全に長期保存
