ポイント
フリーランス・個人事業主の場合、領収書は青色申告なら7年、白色申告なら5年の保存が必要です。迷ったら7年保存しておけば安心です。
申告種類別の保存期間
| 申告種類 | 保存期間 | 根拠 |
|---|---|---|
| 青色申告 | 7年 | 国税庁帳簿保存ガイド |
| 白色申告 | 5年 | 国税庁帳簿保存ガイド |
上記は基本的な保存期間です。青色申告で前々年の所得が300万円以下の場合、一部書類は5年保存でよい場合もあります。ただし、申告種類に関わらず7年保存が最も安全です。
保存すべき書類の種類
| 書類の種類 | 具体例 | 青色 | 白色 |
|---|---|---|---|
| 帳簿類 | 仕訳帳、総勘定元帳、経費帳、売掛帳、買掛帳 | 7年 | 7年 |
| 決算書類 | 損益計算書、貸借対照表、棚卸表 | 7年 | 7年 |
| 現金・預金関係 | 領収書、通帳、小切手控、借用証 | 7年* | 5年 |
| その他の書類 | 請求書、見積書、契約書、納品書 | 5年 | 5年 |
※前々年の所得が300万円以下の場合は5年
領収書を保存する理由
1. 税務調査への備え
税務署が過去の申告を調査することがあります。経費の正当性を証明するために領収書が必要です。保存期間内の書類がないと、経費として認められない場合があります。
2. 青色申告の要件
青色申告で特別控除（最大65万円）を受けるには、適切な帳簿付けと書類保存が必須です。不備があると青色申告の承認が取り消される可能性があります。
3. 経費の証明
計上した経費について、「いつ」「どこで」「何を」「いくらで」支払ったかを証明する書類が必要です。領収書はこれらの情報を含む最も基本的な証拠です。
電子保存について
改正電子帳簿保存法により、一定の要件を満たせば紙の領収書をスキャンして電子保存することが可能です。ただし、これは任意であり義務ではありません。
注意：保存期間前の廃棄
保存期間が終わる前に領収書を廃棄すると、税務調査時に経費として認められない場合があります。青色申告者の場合、帳簿書類の保存不備により青色申告の承認が取り消される可能性もあります。
領収書保存のベストプラクティス
- 迷ったら7年保存
申告種類が変わる可能性もあるため、すべての書類を7年保存するのが最も安全です。
- 年度別に整理
確定申告の年度ごとに整理しておくと、必要なときに見つけやすくなります。
- デジタルバックアップを作成
紙の領収書は経年劣化で文字が消えることがあるため、写真を撮ってバックアップしておくと安心です。
- 廃棄可能日を明記
「2032年まで保存」などのラベルを貼っておくと、いつ廃棄できるかが明確になります。
