전자장부보존법이란?
전자장부보존법은 장부와 서류를 전자 데이터로 보관할 때의 규칙을 정한 법률입니다. 2024년 1월 개정으로 전자 거래 데이터(이메일이나 웹으로 받은 청구서, 영수증 등)는 전자 보관이 의무화되었습니다.
전자 보관의 3가지 구분
전자 거래 데이터
(의무)이메일·웹으로 받은 청구서·영수증 등
예시: 아마존 등 EC사이트 영수증, 이메일 첨부 PDF 청구서, 클라우드 서비스 이용 명세
2024년 1월부터 전자 보관 의무화. 종이 보관 불가.
스캔 보관
종이로 받은 서류를 스캔/촬영하여 보관
예시: 종이 영수증, 종이 청구서, 종이 계약서
선택 사항. 종이 원본을 보관하는 경우 불필요.
전자 장부
회계 소프트웨어로 작성한 분개장·총계정원장 등
예시: 분개장, 총계정원장, 매출장·매입장
선택 사항. 우량 전자 장부 요건 충족 시 세무상 혜택 있음.
전자 보관 요건
타임스탬프 요건(중요)
전자 데이터에는 거래일로부터 최장 약 2개월+7영업일 이내에 타임스탬프를 부여해야 합니다. 또는 수정·삭제 이력이 남는 시스템을 이용합니다.
진실성 확보(중요)
위변조 방지 조치로 타임스탬프 부여, 수정·삭제 이력이 남는 시스템, 수정·삭제가 불가능한 시스템 중 하나가 필요합니다.
검색 기능 확보
거래 연월일, 거래 금액, 거래처의 3가지 항목으로 검색할 수 있어야 합니다. 다만 소규모 사업자는 면제될 수 있습니다.
가독성 확보
언제든지 화면이나 서면으로 신속하게 출력할 수 있는 환경이 필요합니다.
대응 절차
대상 서류 확인
이메일이나 웹으로 받는 전자 데이터가 있는지 확인합니다. 이들은 전자 보관이 필수입니다.
보관 시스템 선택
전자장부보존법에 대응하는 클라우드 서비스나 소프트웨어를 선택합니다. Denpyo는 대응 완료입니다.
운영 규칙 수립
언제, 누가, 어떻게 전자 데이터를 보관할지 규칙을 정해 둡니다.
보관 실행
전자 데이터를 받으면 신속하게 시스템에 보관. 타임스탬프 요건에 주의.
소규모 사업자 유예 조치
매출 1,000만 엔 이하의 소규모 사업자는 검색 기능 확보가 면제됩니다. 다만 전자 데이터를 날짜·거래처별로 정리하여 보관해야 합니다. 타임스탬프 요건도 세무서의 요청에 따라 데이터를 제출할 수 있으면 면제됩니다.
