Ambilan Penting
Untuk pekerja bebas dan pemilik tunggal, resit mesti disimpan selama 7 tahun (Pulangan Biru) atau 5 tahun (Pulangan Putih). Apabila ragu, simpan rekod selama 7 tahun untuk keselamatan.
Tempoh Penyimpanan mengikut Jenis Pemfailan
| Jenis Pemfailan | Tempoh Penyimpanan | Asas Undang-undang |
|---|---|---|
| Pulangan Biru | 7 Tahun | Panduan Penyimpanan Rekod NTA |
| Pulangan Putih | 5 Tahun | Panduan Penyimpanan Rekod NTA |
Di atas adalah tempoh penyimpanan asas. Bagi pemfail Pulangan Biru yang pendapatan dari dua tahun sebelumnya adalah ¥3 juta atau kurang, beberapa dokumen boleh disimpan selama 5 tahun. Namun, menyimpan semua dokumen selama 7 tahun adalah pendekatan paling selamat tanpa mengira jenis pemfailan.
Jenis Dokumen untuk Disimpan
| Jenis Dokumen | Contoh | Blue | White |
|---|---|---|---|
| Ledger | Jurnal, ledger am, buku perbelanjaan, akaun boleh terima, akaun perlu bayar | 7t | 7t |
| Penyata Kewangan | Penyata L&R, lembaran imbangan, senarai inventori | 7t | 7t |
| Rekod Tunai & Bank | Resit, buku bank, stub cek, dokumen pinjaman | 7t* | 5t |
| Dokumen Lain | Invois, sebutan harga, kontrak, slip penghantaran | 5t | 5t |
* 5 tahun jika pendapatan dari 2 tahun sebelumnya adalah ¥3 juta atau kurang
Mengapa Simpan Resit?
1. Persediaan untuk Audit Cukai
Pihak berkuasa cukai mungkin mengaudit pemfailan lampau. Resit diperlukan untuk membuktikan kesahihan perbelanjaan. Tanpa dokumen dalam tempoh retensi, perbelanjaan mungkin tidak dibenarkan.
2. Keperluan Pulangan Biru
Untuk menerima potongan khas (sehingga ¥650,000) dengan Pulangan Biru, simpan kira-kira yang betul dan retensi dokumen adalah wajib. Kegagalan mematuhi mungkin mengakibatkan kehilangan kelulusan Pulangan Biru.
3. Pengesahan Perbelanjaan
For expenses you claim, you need documents proving "when," "where," "what," and "how much" was spent. Receipts are the most fundamental evidence containing this information.
About Digital Storage
Under the revised Electronic Record Keeping Law, paper receipts can be scanned and stored digitally if certain requirements are met. However, this is optional, not mandatory.
Digital Storage Requirements (Overview)
- Timestamp attachment
- Tamper prevention measures
- Search functionality (date, amount, vendor)
For details, see our "Digitization Guide".
Warning: Premature Disposal
Disposing of receipts before the retention period ends may result in expense disallowance during audits. For Blue Return filers, inadequate record keeping may even lead to loss of Blue Return approval.
Receipt Storage Best Practices
- When in doubt, keep for 7 years
Filing types may change, so keeping all documents for 7 years is the safest approach.
- Organize by fiscal year
Organizing by tax year makes it easy to find documents when needed.
- Create digital backups
Paper receipts fade over time, so taking photos as backup is recommended.
- Label with disposal dates
Labels like "Keep until 2032" make it clear when documents can be disposed of.
