Công cụ tạo hóa đơn miễn phí cho Nhật Bản

Theo chế độ hóa đơn (インボイス制度) bắt đầu từ tháng 10 năm 2023, khách hàng chỉ được khấu trừ thuế tiêu dùng đã trả cho bạn nếu lưu giữ hóa đơn đủ điều kiện do bạn phát hành. Khoản 1 Điều 57-4 Luật Thuế Tiêu dùng quy định hóa đơn phải ghi:

1. 1Tên hoặc tên doanh nghiệp của bạn, và số đăng ký (登録番号)
2. 2Ngày bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ
3. 3Nội dung hàng hóa, dịch vụ, có đánh dấu mặt hàng chịu thuế suất giảm
4. 4Tổng tiền theo từng thuế suất (trước thuế hoặc gồm thuế) và thuế suất áp dụng
5. 5Tiền thuế tiêu dùng theo từng thuế suất
6. 6Tên hoặc tên doanh nghiệp của khách hàng

Chỉ doanh nghiệp đã đăng ký (適格請求書発行事業者) mới được phát hành hóa đơn đủ điều kiện. Nếu chưa đăng ký, bạn vẫn có thể gửi hóa đơn, chỉ cần không ghi số đăng ký.

Cộng các mặt hàng theo từng thuế suất (10% tiêu chuẩn, 8% giảm) rồi tính thuế đúng một lần cho mỗi thuế suất. Không được làm tròn từng dòng rồi cộng lại. Phần lẻ dưới 1 yên có thể làm tròn xuống, làm tròn lên hoặc làm tròn đến yên gần nhất; Denpyo mặc định làm tròn xuống trừ khi bạn đổi.

Khi doanh nghiệp trả cho cá nhân một số khoản thù lao như viết bài, thiết kế, minh họa, giảng dạy hoặc dịch vụ chuyên môn, họ khấu trừ thuế thu nhập từ khoản thù lao và nộp cho cơ quan thuế. Hãy ghi khoản khấu trừ trên hóa đơn để hai bên thống nhất số tiền thực trả.

Nếu thuế tiêu dùng được ghi riêng trên hóa đơn, có thể tính khấu trừ trên thù lao trước thuế, đây cũng là mặc định của Denpyo. Không phải khách hàng nào cũng có nghĩa vụ khấu trừ (ví dụ cá nhân không trả lương), nên bạn tự chọn bật hay tắt.

Số đăng ký gồm chữ T và 13 chữ số. Công ty dùng mã số pháp nhân; người kinh doanh cá thể được NTA cấp một số riêng. Denpyo kiểm tra định dạng khi bạn nhập, cùng chữ số kiểm tra của mã số pháp nhân, nhưng không tra cứu số đó trong cơ sở dữ liệu đăng ký của NTA. Để xác nhận số đã được đăng ký, hãy tra cứu trên trang công bố của NTA.

Trừ khi có thỏa thuận khác, chi phí thanh toán do bên trả tiền chịu (Bộ luật Dân sự Nhật Bản, Điều 485), nên phí chuyển khoản thường do khách hàng chịu. Hãy ghi rõ trên hóa đơn, ví dụ 「振込手数料は貴社にてご負担ください」, để tránh bị chuyển thiếu. Nếu khách vẫn trừ phí, bạn có thể hạch toán phần chênh lệch là chiết khấu bán hàng; dưới 10.000 ¥ thì không cần phát hành hóa đơn hoàn trả (返還インボイス).

Biên lai giấy (領収書) cho khoản tiền bán hàng từ 50.000 ¥ trở lên phải dán tem thuế, mức thấp nhất 200 ¥. Nếu thuế tiêu dùng được ghi riêng, số tiền trước thuế được dùng để xác định. Biên lai gửi dưới dạng PDF qua email hoặc liên kết không phải chứng từ giấy nên không cần tem. Hóa đơn, báo giá và phiếu giao hàng cũng không cần, trừ khi có ghi là đã nhận tiền.

Bốn loại chứng từ đi theo một công việc từ đầu đến cuối, mỗi loại có một vai trò riêng:

Báo giá (見積書)

Gửi trước khi bắt đầu: giá, phạm vi và điều kiện bạn đề xuất, thường kèm thời hạn hiệu lực. Báo giá không yêu cầu thanh toán.

Phiếu giao hàng (納品書)

Đi kèm hàng hóa hoặc sản phẩm hoàn thành, ghi lại những gì đã giao và giao khi nào. Nếu có đủ sáu mục bắt buộc, phiếu này cũng có thể dùng làm hóa đơn đủ điều kiện.

Hóa đơn (請求書)

Yêu cầu thanh toán: số tiền phải trả, hạn thanh toán và cách thanh toán. Ở Nhật, gộp công việc của cả tháng vào một hóa đơn là việc phổ biến.

Biên lai (領収書)

Xác nhận bạn đã nhận tiền. Khi chuyển khoản ngân hàng, chứng từ chuyển khoản thường đủ làm bằng chứng, nhưng hãy phát hành nếu khách yêu cầu; nếu là bản giấy, hãy xem quy định về tem thuế ở trên.