Hướng dẫn Lưu trữ Hồ sơ 5 Năm tại SG 2026

Tuyên bố miễn trừ: Bài viết này chỉ mang tính chất thông tin chung và không cấu thành tư vấn thuế hoặc pháp lý. Vui lòng tham khảo Cơ quan Doanh thu Nội địa Singapore (IRAS) tại iras.gov.sg hoặc tham vấn chuyên gia thuế có chuyên môn về tình huống cụ thể của bạn.

Mỗi cá nhân tự kinh doanh, chủ sở hữu duy nhất, công ty hợp danh, và công ty tại Singapore đều bắt buộc phải lưu giữ hồ sơ kế toán thích hợp và tài liệu kinh doanh trong ít nhất 5 năm. Quy tắc này được nêu trong mục 67 của Đạo luật Thuế Thu nhập và mục 46 của Đạo luật GST. Áp dụng dù bạn kiếm được S$2.000 mỗi tháng từ công việc thiết kế tự do hay S$2 triệu mỗi năm từ một doanh nghiệp tư vấn Pte Ltd.

5 năm nghe có vẻ ngắn hơn quy tắc 7 năm của Hồng Kông, nhưng Singapore bù lại bằng các kỳ vọng nghiêm ngặt hơn xung quanh định dạng: IRAS xuất bản hướng dẫn chi tiết về hồ sơ 'thích hợp' trông như thế nào, lưu trữ hồ sơ 'đơn giản hóa' bao gồm những gì, và các hệ thống điện tử (bao gồm biên lai đã chụp ảnh) phải được thiết lập như thế nào.

Hướng dẫn 2026 này giải thích chính xác những gì cần lưu giữ, khi đồng hồ 5 năm bắt đầu, IRAS chấp nhận gì ở dạng kỹ thuật số, và làm thế nào để xây dựng một quy trình làm việc không sụp đổ trong một cuộc kiểm toán bàn giấy hoặc đánh giá Người Tự Kinh doanh (SEP) ngẫu nhiên.

Cơ sở Pháp lý cho Việc Lưu trữ Hồ sơ 5 Năm

Hai đạo luật thúc đẩy yêu cầu này. Mục 67 của Đạo luật Thuế Thu nhập yêu cầu mọi người nộp thuế kinh doanh phải lưu giữ hồ sơ đầy đủ để có thể xác định dễ dàng thu nhập và các khoản khấu trừ được phép. Mục 46 của Đạo luật GST áp dụng nguyên tắc tương tự cho các doanh nghiệp đăng ký GST. IRAS đã hợp nhất các kỳ vọng của mình thành hai Hướng dẫn e-Tax:

Cả hai đều rõ ràng rằng đồng hồ 5 năm bắt đầu từ cuối Năm Đánh giá (YA) liên quan, không phải từ ngày giao dịch. Vì vậy biên lai cho bữa trưa với khách hàng tháng 3 năm 2026 nằm trong YA 2027 và phải được lưu giữ ít nhất đến ngày 31 tháng 12 năm 2032. Sự khác biệt tinh tế này so với Hồng Kông quan trọng khi bạn thiết lập quy tắc lưu giữ trong hệ thống kế toán của mình.

Các công ty Big Four như PwC Singapore và KPMG Singapore xuất bản các danh sách kiểm tra lưu giữ hồ sơ hàng năm phản ánh hướng dẫn của IRAS — tài liệu tham khảo chéo hữu ích khi bạn thiết lập kiểm soát nội bộ.

'Hồ sơ Thích hợp' Thực sự Nghĩa là Gì

IRAS phân biệt giữa lưu giữ hồ sơ đầy đủ (cần thiết cho hầu hết doanh nghiệp) và lưu giữ hồ sơ đơn giản hóa (có sẵn cho một số chủ sở hữu duy nhất nhỏ đáp ứng các tiêu chí nghiêm ngặt). Mặc định cho hầu hết các freelancer và doanh nghiệp vừa và nhỏ là lưu giữ hồ sơ đầy đủ.

Hồ sơ Thu nhập

Hóa đơn thuế đã phát hành (kèm số đăng ký GST nếu bạn đã đăng ký GST)
Biên lai và giấy báo có
Sao kê ngân hàng cho thấy tiền gửi của khách hàng
Hồ sơ thu nhập từ nền tảng (Stripe, PayPal, Wise, Upwork, Fiverr)
Mục đăng ký bán hàng tiền mặt
Chuyển đổi ngoại tệ và tỷ giá được IRAS chấp nhận sử dụng (bạn có thể sử dụng tỷ giá nhà cung cấp, tỷ giá ngân hàng, hoặc tỷ giá trung bình một cách nhất quán)

Hồ sơ Chi phí

Hóa đơn thuế và biên lai chi tiết từ nhà cung cấp
Hợp đồng thuê và biên lai cho thuê
Hóa đơn tiện ích (kèm bảng tính phân bổ văn phòng tại nhà)
Sao kê EZ-Link / SimplyGo, biên lai taxi, biên lai gọi xe (Grab, Gojek)
Hóa đơn phần mềm và đăng ký (hầu hết đến dưới dạng PDF)
Mua thiết bị với tính toán trợ cấp vốn
Hóa đơn nhà thầu phụ, kèm NRIC hoặc UEN của họ

Hồ sơ Kế toán

Sổ cái chung hoặc tệp phần mềm kế toán (Xero, QuickBooks, Zoho Books, Wave)
Sao kê đối chiếu ngân hàng
Hồ sơ kiểm kê hàng tồn kho nếu bạn bán hàng vật lý
Sổ đăng ký tài sản cố định với lịch khấu hao/trợ cấp vốn
Tài liệu công việc đằng sau tính toán thuế của bạn, bao gồm bất kỳ khoản cộng lại nào

Quan trọng: Phiếu thẻ tín dụng một mình không phải là hồ sơ đầy đủ. IRAS mong đợi một hóa đơn thuế chi tiết hoặc biên lai cho thấy tên nhà cung cấp, ngày, và mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua.

Kỹ thuật số vs Giấy: IRAS Chấp nhận Chính thức Gì

Singapore là một trong những khu vực thuế thân thiện với kỹ thuật số nhất ở Châu Á. IRAS chấp nhận rõ ràng các hồ sơ điện tử — bao gồm các bản sao đã chụp ảnh của các tài liệu giấy gốc — miễn là hệ thống đáp ứng một bộ điều kiện rõ ràng.

Điều kiện của IRAS cho Lưu trữ Hồ sơ Điện tử

IRAS mong đợi các hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử thỏa mãn tất cả các điều sau:

Kiểm soát nội bộ đối với đầu vào, xử lý, và đầu ra dữ liệu để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác
Dấu vết kiểm toán hiển thị ai đã tạo, sửa đổi, hoặc xóa từng hồ sơ và khi nào
Khả năng đọc: hồ sơ có thể được tái tạo ở dạng rõ ràng, có thể đọc được
Truy xuất: bất kỳ hồ sơ cụ thể nào có thể được sản xuất trong thời gian hợp lý khi được yêu cầu
Sao lưu được giữ an toàn và được kiểm tra khả năng phục hồi
Hình ảnh tài liệu nguồn (khi được sử dụng thay cho bản gốc) phải là bản sao chép thực sự và đầy đủ, bao gồm cả hai mặt của bất kỳ tài liệu nào có nội dung trên cả hai mặt

Nếu hệ thống của bạn đáp ứng các điều kiện này, bạn có thể hủy các tài liệu giấy gốc sau khi chụp ảnh — IRAS không yêu cầu bạn giữ cả hai. Đây là một lợi thế lớn so với các khu vực mà bản gốc giấy vẫn là bắt buộc.

Tại sao Biên lai Nhiệt là Vấn đề

Các trung tâm hawker, kopitiam, và nhiều nhà bán lẻ của Singapore vẫn phát hành biên lai in nhiệt. Giấy nhiệt phai — thường trong vòng 6 đến 18 tháng — và một biên lai bị phai không còn là hồ sơ 'có thể đọc được' theo tiêu chí của IRAS. Cách khắc phục đơn giản: chụp ảnh hoặc quét biên lai nhiệt cùng ngày chúng được phát hành, và xử lý hình ảnh như hồ sơ thực sự.

Một Quy trình Làm việc 5 Năm Thực sự Trụ vững

Hầu hết các freelancer Singapore mà chúng tôi nói chuyện hoặc thiết kế quá mức việc lưu giữ hồ sơ (một tệp Excel năm tab mà không ai cập nhật) hoặc thiết kế dưới mức (một chiếc điện thoại đầy ảnh biên lai và hộp thư đến đầy email Stripe). Đây là một quy trình bốn bước có thể mở rộng từ nghề tay trái đến Pte Ltd.

Bước 1: Chụp tại Điểm Giao dịch

Chụp ảnh biên lai giấy ngay khi bạn nhận chúng. Chuyển tiếp các hóa đơn PDF vào một hộp thư đến kế toán duy nhất. Mục tiêu là không có giấy lỏng lẻo và không có email không phân loại vào cuối mỗi tuần. Các công cụ như Denpyo có thể tự động trích xuất tên nhà cung cấp, ngày, tổng cộng, số tiền GST và một danh mục được đề xuất từ ảnh biên lai, vì vậy bạn không phải nhập lại bất cứ điều gì sau này.

Bước 2: Ghi lại Mục đích Kinh doanh, Không Chỉ Số tiền

IRAS cho phép khấu trừ các chi phí phát sinh 'hoàn toàn và độc quyền' trong việc tạo ra thu nhập. Số tiền chỉ là một nửa câu chuyện — lý do là điều làm cho khấu trừ có thể bảo vệ. 'S$76 bữa tối — đánh giá chiến lược Q2 với khách hàng X' mạnh hơn nhiều so với 'S$76 bữa tối'.

Bước 3: Đối chiếu với Nguồn cấp Ngân hàng của Bạn Hàng tháng

Khớp mỗi dòng trên sao kê ngân hàng kinh doanh của bạn và sao kê thẻ tín dụng với một hóa đơn hoặc biên lai tương ứng ít nhất một lần một tháng. Nguyên nhân duy nhất lớn nhất của các hồ sơ yếu khi kiểm toán là việc tạo lô vào cuối năm — đến tháng 1, freelancer đã quên một nửa các giao dịch tháng 11 là vì gì.

Bước 4: Sao lưu vào Hai Vị trí Độc lập

Giữ hồ sơ của bạn trong nền tảng kế toán cộng với một vị trí thứ hai — một ổ đĩa ngoài, một thư mục Google Drive, hoặc một dịch vụ sao lưu doanh nghiệp. Một cửa sổ giữ lại 5 năm quá dài để đặt cược vào một thiết bị duy nhất. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ xuất một ZIP được mã hóa mỗi quý vào OneDrive hoặc Backblaze.

Ví dụ Thực tế

Ví dụ 1: Biên lai Bữa trưa Hawker

Mei Ling, một nhà thiết kế UX freelancer, có một bữa trưa làm việc S$32 với một khách hàng tiềm năng tại Lau Pa Sat vào tháng 3 năm 2026. Hawker in một biên lai nhiệt sẽ phai trong vòng một năm. Cô chụp ảnh vào cùng buổi chiều và thêm tên khách hàng và mục đích cuộc họp vào mục Denpyo. Đến năm 2031, bản gốc không thể đọc được, nhưng hình ảnh đã chụp, dữ liệu nhà cung cấp, và dấu thời gian EXIF vẫn là một hồ sơ hoàn toàn thích hợp theo tiêu chí của IRAS.

Ví dụ 2: Thanh toán Stripe Đa Tiền tệ

Arjun điều hành một Pte Ltd bán mẫu cho khách hàng quốc tế qua Stripe. Mỗi khoản thanh toán hàng tháng kết hợp doanh số USD, EUR, và SGD. Anh ta giữ báo cáo thanh toán Stripe (chi tiết từng khoản phí và giá trị tương đương SGD khi thanh toán), tiền gửi ngân hàng phù hợp, và tỷ giá hối đoái được sử dụng — ba tài liệu cùng nhau cho phép bất kỳ kiểm toán viên nào tái tạo thuế đầu ra GST của anh ta trong vài phút.

Ví dụ 3: Trộn Cá nhân và Kinh doanh trên Một Thẻ Cá nhân

Hafiz, một nhiếp ảnh gia đám cưới chủ sở hữu duy nhất, thỉnh thoảng trả tiền cho thiết bị máy ảnh trên thẻ tín dụng cá nhân của mình. Để giữ hồ sơ sạch sẽ, anh ta tô sáng dòng kinh doanh trên mỗi sao kê hàng tháng, đính kèm hóa đơn thuế tương ứng từ nhà cung cấp, và ghi sổ hoàn trả từ tài khoản ngân hàng kinh doanh của mình. Dấu vết kiểm toán không bị gián đoạn ngay cả khi giao dịch mua ban đầu đã ra khỏi thẻ cá nhân.

Cách Denpyo Giúp Freelancer Singapore Sẵn sàng cho IRAS

Phần khó của việc lưu trữ hồ sơ 5 năm không phải là lưu trữ — Google Drive có thể chứa biên lai cả đời chỉ với vài đô la mỗi tháng — mà là thu thập và cấu trúc. Một thư mục có 4.000 tệp PNG không được phân loại không dễ kiểm toán hơn một hộp giày chứa giấy. Denpyo được xây dựng cho lớp thu thập và cấu trúc. Bạn chụp ảnh bất kỳ biên lai, hóa đơn, hoặc phiếu chuyển tiền nào (振替伝票 cho người dùng nói tiếng Nhật của chúng tôi tại SG), và AI trích xuất nhà cung cấp, ngày, tổng cộng, thành phần GST, và danh mục được đề xuất. Nhiều danh mục như du lịch, giải trí khách hàng, đăng ký phần mềm, và đồ dùng văn phòng được nhận ra ngay từ đầu, và bạn có thể thêm các danh mục tùy chỉnh phản ánh biểu đồ tài khoản trong Xero hoặc QuickBooks.

Đối với người dùng tại Singapore cụ thể, Denpyo giúp với ba điểm đau tuân thủ: giữ cho biên lai nhiệt phai có thể đọc được trong toàn bộ cửa sổ 5 năm (bức ảnh, không phải giấy, là cái bạn giữ), tách số tiền bao gồm GST và không bao gồm GST để yêu cầu thuế đầu vào của bạn có thể bảo vệ, và xuất một bộ hồ sơ sạch sẽ, có ngày tháng cho kế toán viên hoặc cho cuộc kiểm toán IRAS. Để xem các khoản khấu trừ đã thu thập của bạn trị giá bao nhiêu về mặt thuế, hãy chạy chúng qua Công cụ Ước tính Tiết kiệm Thuế Denpyo, hoặc kiểm tra xem một biên lai cụ thể có khả năng được khấu trừ hay không với Trình kiểm tra Khả năng Khấu trừ Chi phí.

Những Sai lầm Lưu trữ Hồ sơ Phổ biến mà IRAS Thấy

Vứt biên lai sau khi nộp Mẫu B/B1 hoặc Mẫu C-S. Đồng hồ 5 năm chạy từ cuối YA, không phải từ ngày nộp hồ sơ. Giữ các hồ sơ.
Chỉ dựa vào sao kê ngân hàng. Một dòng ngân hàng là một dấu vết thanh toán, không phải bằng chứng về những gì đã được mua.
Không có chú thích mục đích kinh doanh. Một bữa tối S$200 không có tài liệu dễ dàng hơn nhiều cho IRAS từ chối so với một cuộc họp khách hàng được dán nhãn.
Trộn chi tiêu cá nhân và kinh doanh trên cùng một tài khoản, không có nhật ký hoàn trả. Đây là lý do hàng đầu cho các đánh giá bổ sung tại đánh giá SEP.
Chỉ lưu trữ trên một thiết bị duy nhất. Một chiếc laptop bị đánh cắp không nên xóa một năm hồ sơ.
Đối với các doanh nghiệp đăng ký GST: chỉ giữ các báo cáo tóm tắt mà không có hóa đơn thuế cơ bản. Yêu cầu thuế đầu vào thất bại mà không có hóa đơn chính nó.

Hình phạt cho Hồ sơ Không Đầy đủ

Không lưu giữ hồ sơ thích hợp là một tội theo mục 94 của Đạo luật Thuế Thu nhập. Hình phạt có thể bao gồm phạt tiền lên đến S$1.000 mỗi tội và, trong các trường hợp nghiêm trọng, đánh giá thuế bổ sung dựa trên phán đoán tốt nhất của IRAS về thu nhập của bạn (hiếm khi là một con số tâng bốc). Đối với các doanh nghiệp đăng ký GST, mục 46 của Đạo luật GST thêm một chế độ hình phạt song song, bao gồm khả năng từ chối các yêu cầu thuế đầu vào thiếu hóa đơn hỗ trợ.

Chi phí lớn hơn hiếm khi là khoản phạt. Đó là thời gian và phí kế toán viên tiêu tốn để tái tạo các giao dịch bốn năm tuổi, các khoản khấu trừ bị từ chối trở thành vĩnh viễn vì biên lai hỗ trợ đã bị vứt đi, và lịch trình kiểm toán kéo dài khóa nhiều tháng chú ý.

Điểm Chính

IRAS yêu cầu 5 năm hồ sơ kinh doanh, đo từ cuối Năm Đánh giá
Đạo luật Thuế Thu nhập và Đạo luật GST đều ủng hộ yêu cầu; cả hai đều áp dụng cho hầu hết các freelancer và doanh nghiệp vừa và nhỏ
Hồ sơ điện tử — bao gồm các bản sao đã chụp ảnh của biên lai giấy — được chấp nhận, miễn là các điều kiện của IRAS về kiểm soát, dấu vết kiểm toán, khả năng đọc và khả năng truy xuất được đáp ứng
Bạn có thể hủy bản gốc giấy sau khi chụp ảnh, nếu hệ thống của bạn đáp ứng các điều kiện
Biên lai nhiệt phai — thu thập chúng vào ngày, xử lý hình ảnh như hồ sơ thực sự
Đối chiếu ngân hàng hàng tháng là thói quen có đòn bẩy cao nhất để sống sót qua một cuộc kiểm toán IRAS

Lưu trữ Hồ sơ 5 Năm tại Singapore: Kỹ thuật số vs Giấy — IRAS Chấp nhận Gì (2026)Lưu trữ Hồ sơ 5 Năm tại Singapore: Kỹ thuật số ...

Lưu trữ Hồ sơ 5 Năm tại Singapore: Kỹ thuật số vs Giấy — IRAS Chấp nhận Gì (2026)