領収書がない経費はどうする？出金伝票の書き方と電子帳簿保存法対応【2026年版】

免責事項：本記事は2026年6月時点の情報をもとにした一般的な解説であり、税務アドバイスではありません。個別の取り扱いは、所轄の税務署または国税庁（nta.go.jp）、税理士にご確認ください。

「電車賃の領収書なんて出ないし……」「取引先の急なお通夜で香典を包んだけど、当然レシートはない」「ランチを割り勘したから、自分の分の領収書がもらえなかった」——フリーランスや個人事業主なら、誰でも一度は経験する場面です。結論からいうと、領収書がない支出でも、事業に関連していて、きちんと記録を残してあれば経費に計上できます。大切なのは「領収書という紙」ではなく、「その支出が確かにあった」と説明できることです。

この記事では、領収書がもらえない・なくしてしまった経費をどう処理すればよいか、その主役となる出金伝票の書き方、そして2026年時点の電子帳簿保存法への対応までを、具体例を交えて解説します。

そもそも、領収書は「経費の絶対条件」ではない

多くの方が誤解していますが、税法上、経費を認めてもらうために領収書が必ず必要というわけではありません。求められているのは、その支出が事業に関連していることと、金額・日付・相手先・内容を帳簿に記録していることです。領収書やレシートは、その記録を裏づける「証拠（証憑）」の代表例にすぎません。

したがって、領収書がもらえない支出でも、代わりとなる証拠を残し、帳簿にきちんとつければ問題なく経費にできます。逆に、領収書があっても帳簿づけをしていなければ意味がありません。

領収書がもらえない・残らない代表的なケース

• 公共交通機関の運賃：電車・バスの切符やICカードのタッチでは領収書が出ないのが普通です。

• 慶弔費：取引先の冠婚葬祭で渡す香典・ご祝儀。性質上、領収書は受け取りません。

• 割り勘の飲食代：会議や打ち合わせの食事を割り勘にすると、自分の負担分の領収書が出ません。

• 自動販売機・コインパーキング・コインロッカー：レシートが出ないものが多くあります。

• 個人間取引・フリマアプリでの仕入れ：相手が個人だと領収書を発行してもらえないことがあります。

• 領収書をなくした・もらい忘れた：そもそも証憑を失ってしまったケース。

主役は「出金伝票」

こうした場面で活躍するのが出金伝票です。出金伝票とは、現金で支払った事実を自分で記録するための社内用の伝票で、文房具店や100円ショップ、会計ソフトで簡単に用意できます。領収書の代わりとして使えますが、あくまで自己申告の記録なので、事実に基づいて正確に書くことが大前提です。

出金伝票に書く5項目

1. 日付：支払った年月日。

1. 支払先：誰に・どこに支払ったか（例：JR東日本、〇〇株式会社、△△家ご葬儀）。

1. 勘定科目：旅費交通費、接待交際費、消耗品費など、内容に合った科目。

1. 金額：実際に支払った金額。

1. 摘要（内容）：何のための支出か。「〇〇駅→△△駅 打ち合わせ往復」「取引先□□様 ご尊父ご葬儀 香典」のように具体的に。

記入例： 日付 2026/6/24／支払先 JR東日本／科目 旅費交通費／金額 680円／摘要「新宿→品川 A社打ち合わせ往復」

出金伝票を「強く」する補強証拠

出金伝票は便利ですが、これ一枚だけを大量に使うと、税務調査で「本当に支払ったのか」を疑われやすくなります。可能な限り、次のような裏づけ資料をセットで残しましょう。

• 公共交通費：交通系ICカードの利用履歴、乗換案内アプリの検索結果のスクリーンショット、出張旅費精算書。

• 慶弔費：会葬礼状、招待状、案内状。誰の・いつの式典かが分かるもの。

• 割り勘：店のレシート（合計額）に「4人で割り勘、自己負担〇円」とメモ、または幹事への送金記録。

• 共通：クレジットカードの利用明細、預金通帳の出金記録、相手とのメールやチャットの履歴。

これらが揃っていれば、出金伝票の信頼性は大きく高まります。

領収書をなくしたときの対処

領収書を紛失した場合は、まず発行元に再発行を依頼するのが基本です。難しい場合は、クレジットカード明細や通帳の記録、注文確認メールなどで支払いの事実を証明し、出金伝票で補います。なお、5万円以上の場合に貼る印紙の関係などもあるため、高額な取引ほど証憑の確保を優先してください。

2026年の電子帳簿保存法への対応

2024年1月から、電子取引のデータは電子のまま保存することが義務化されています。これは個人事業主・フリーランスも対象です。具体的には次のような点に注意します。

• メールやWebで受け取った領収書・請求書（PDF等）は、紙に印刷して保存するだけでは不十分で、電子データのまま保存する必要があります。

• 紙の領収書は、これまでどおり紙保存でもよいほか、要件を満たせばスマホやスキャナで読み取ったスキャナ保存も認められます。

• 保存には真実性の確保（タイムスタンプ、または訂正・削除の履歴が残るシステムの利用など）と、検索性の確保（「日付・金額・取引先」で検索できる状態）が求められます。

自分で作成した出金伝票も、紙ならスキャナ保存、デジタルで作ったならデータのまま保存するのが整理のうえでも安全です。詳しい要件は国税庁 電子帳簿等保存制度特設サイトで確認できます。

デンピョウで「証拠集め」と「節税」を同時に

領収書、クレジットカード明細、そして出金伝票——種類の違う紙やデータをバラバラに管理するのは大変です。デンピョウなら、レシートや請求書、カード明細、振替伝票・出金伝票をスマホで撮影するだけで、AIが日付・金額・支払先・勘定科目・消費税区分を自動で読み取り、電子帳簿保存法の検索要件（日付・金額・取引先）に沿った形でまとめて保存できます。撮影と同時に節税効果（概算）も表示されるので、「この経費でいくら税金が減るか」を見ながら入力を続けられます。まずは経費チェックツールでその支出が経費になるか確認し、節税効果シミュレーターでどれだけ節税できるか試してみてください。

まとめ

領収書がない支出でも、事業に関連していて、出金伝票と補強証拠で記録を残せば、堂々と経費にできます。ポイントは、出金伝票に「日付・支払先・科目・金額・摘要」を正確に書き、可能な限りIC履歴・会葬礼状・カード明細などの裏づけを添えること。そして2026年は、電子で受け取った証憑は電子のまま、検索できる形で保存することが必須です。日々の支出をこまめに記録する習慣こそが、いざというときに自分を守り、いちばんの節税につながります。