電子帳簿保存法とは？
帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。2024年1月から、電子取引データ（メールやWebで受け取った請求書・領収書）の電子保存が義務化されました。
電子保存の3つの区分
電子取引データ
(義務)メールやWebで受け取った請求書・領収書
例: ECサイトの購入履歴, メール添付のPDF請求書, クラウドサービスの利用明細
2024年1月から電子保存が義務。紙での保存は不可。
スキャナ保存
紙の書類をスキャンまたは撮影して保存
例: 紙のレシート, 紙の請求書, 紙の契約書
任意。紙の原本を保存していれば不要。
電子帳簿等保存
会計ソフトで作成した帳簿・決算書
例: 仕訳帳, 総勘定元帳, 売上・仕入帳
任意。「優良な電子帳簿」の要件を満たすと税務上の優遇あり。
電子保存の要件
タイムスタンプ要件(重要)
電子データには、取引から概ね2ヶ月＋7営業日以内にタイムスタンプを付与するか、訂正・削除履歴が残るシステムを使用する必要があります。
真実性の確保(重要)
改ざん防止措置として、タイムスタンプ、訂正削除履歴が残るシステム、または訂正削除ができないシステムのいずれかが必要。
検索機能
取引年月日、取引金額、取引先で検索できることが必要。売上高1,000万円以下の小規模事業者は検索要件が緩和。
見読性の確保
データをいつでも画面表示または紙出力できる状態で保存すること。
対応の手順
対象書類を把握する
メールやWebで受け取った書類はないか確認。これらは電子保存が必要です。
保存システムを選ぶ
電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスやソフトを選択。Denpyoは対応済み。
運用ルールを決める
いつ、誰が、どのように電子データを保存するか、社内ルールを策定。
保存を開始する
電子データは受け取ったら速やかにシステムに保存。タイムスタンプの要件に注意。
小規模事業者への緩和措置
売上高1,000万円以下の事業者は、検索機能の要件が緩和されます。ただし、電子データを取引日・取引先ごとに整理して保存する必要はあります。税務調査時にデータの提出を求められた場合に対応できればOKというケースもあります。
