領収書の整理は面倒に感じるかもしれませんが、効率的な方法を知っておけば確定申告時期に大幅な時間短縮ができます。このガイドでは、フリーランス・個人事業主に最適な領収書整理方法を紹介します。
主な整理方法
勘定科目別
旅費交通費、消耗品費、通信費など、勘定科目別に整理する方法。確定申告時の集計が楽になります。
旅費交通費消耗品費通信費
日付順
月別や案件期間ごとに時系列で整理する方法。経緯の追跡がしやすくなります。
1月2月3月
案件別
クライアントや案件ごとに整理する方法。案件ごとの収支管理がしやすくなります。
クライアントAクライアントB社内
ハイブリッド方式（推奨）
月別→科目別の2段階整理。確定申告にも日常管理にも対応できます。
★ほとんどのフリーランスにおすすめ
おすすめの整理方法
フリーランスの方には「月別→科目別」のハイブリッド方式がおすすめです。具体的な手順は以下の通りです：
ステップ1：月別フォルダを作成
物理フォルダでもデジタルフォルダでも、各年度12ヶ月分のフォルダを作成します。例：「2025-01」「2025-02」...
ステップ2：科目別に仕分け
各月フォルダの中でさらに勘定科目別に仕分けします。よく使う科目のラベルを事前に用意しておくと便利です。
| 勘定科目 | 主な経費 |
|---|---|
| 旅費交通費 | 電車、タクシー、飛行機、宿泊 |
| 消耗品費 | 文房具、10万円未満の備品 |
| 通信費 | 携帯電話、インターネット、郵便 |
| 会議費 | 打ち合わせ時の飲食（1人5,000円程度） |
| 接待交際費 | 取引先との食事、贈答品 |
ステップ3：定期的に整理
週1回または月1回、溜まった領収書を整理する時間を設けましょう。後回しにすると確定申告時期に大変です。
整理のコツ
- もらったらすぐスマホで撮影→紙は一時保管ボックスへ
- 感熱紙のレシートは早めにコピーまたはスキャン（時間が経つと消える）
- 用途をメモしておく（後から思い出せるように）
紙管理 vs デジタル管理
| 紙管理 | デジタル管理 | |
|---|---|---|
| メリット | 特別な道具不要、調査時に見せやすい | 検索が簡単、場所を取らない、バックアップ可能 |
| デメリット | 保管場所が必要、紛失・劣化のリスク | 法令要件を満たす必要あり（紙を廃棄する場合） |
| 向いている人 | 領収書が少ない人、ITが苦手な人 | 領収書が多い人、複数拠点で仕事する人 |
理想的なのは「デジタルバックアップ＋紙原本保管」のハイブリッド方式です。日常はデジタル管理、バックアップとして紙原本も保管しておけば、どんな状況にも対応できます。
