일본 영수증 보관 규칙 완전 가이드 2026

면책 조항: 본 기사는 일반적인 정보 제공만을 목적으로 하며 세무 또는 법적 조언이 아닙니다. 귀하의 구체적인 상황에 대해서는 자격 있는 세무 전문가(세리시)와 상담하시기 바랍니다. 정보는 일본 국세청(NTA) 공식 자료를 기반으로 하며 2026년 2월 현재입니다.
공개: 본 기사는 프리랜서 및 개인사업자를 위한 영수증 및 지출 관리 서비스를 제공하는 Denpyo에서 발행합니다.

도입: 영수증 보관이 중요한 이유

「이미 이 영수증으로 세무신고를 했으니 버려도 되겠지?」

일본의 프리랜서나 개인사업자라면 이런 생각을 할 수 있습니다. 하지만 안타깝게도, 세무신고 후에도 영수증을 오랫동안 보관해야 합니다 — 청색신고는 7년, 백색신고는 5년이어야 합니다.

왜일까요? 간단합니다: 세무조사입니다. 일본 국세청(NTA)은 세무신고 후 몇 년 뒤에 조사를 실시할 수 있습니다. 「이 지출의 증거를 보여주세요」라고 요청받을 때 영수증을 제시해야 합니다. 영수증이 없으면 그 지출은 인정받지 못하며 추가 납세(추징과세)를 받을 수 있습니다.

본 가이드에서 배울 점:

청색신고는 7년, 백색신고는 5년을 보관해야 하는 이유

유효한 증거 문서의 종류(종이 영수증, 디지털 영수증, IC 카드 기록, 은행 명세서)

전자장부보존법(電子帳簿保存法)의 요구사항

영수증을 분실했을 때 대처 방법

디지털 영수증 보관의 모범 사례

영수증 관리에 관한 자주 묻는 질문

1. 영수증 보관 기간: 청색신고 vs 백색신고

1.1 기본 보관 규칙

신고 형식	보관 기간	분실 시 결과
청색신고(青色申告)	7년	공제 손실, 추가 납세 가능성
백색신고(白色申告)	5년	지출이 인정받지 못할 수 있음

1.2 청색신고: 7년 규칙

청색신고(青色申告)를 하는 경우 상세한 장부를 유지하고 영수증을 7년 보관해야 합니다. 여기에는 다음이 포함됩니다:

장부(帳簿類)

영수증 및 청구서(領收書・請求書)

지불 기록(支払記録)

왜 7년입니까? 이는 세무조사의 공소시효에 기초합니다:

기본 조사 기간 3년

잠재적 세무 사기에 대한 추가 4년

합계: 세무신고일부터 7년

출처: 국세청 청색신고 제도

1.3 백색신고: 5년 규칙

백색신고(白色申告)를 하는 경우 보관 기간은 더 짧은 5년입니다. 이는 간편한 세무신고의 표준 기록 보관 기간입니다.

중요 참고: 백색신고가 「간편」하더라도 여전히 완전한 기록을 유지해야 합니다. 유일한 차이점은 보관 기간이 더 짧다는 것입니다.

1.4 7년(또는 5년) 계산의 시작점

보관 기간은 세무신고 날짜부터 계산되며, 지출 날짜가 아닙니다.

예시:

2025년 3월 15일에 2024 회계연도 세무신고를 제출

해당 연도의 영수증은 2032년 3월 15일까지 보관해야 함(7년 후)

중요: 일부 영수증은 거래 유형에 따라 다른 보관 기간이 있을 수 있습니다(예: 직원 급여 기록은 3년만 보관).

2. 어떤 문서가 유효한 증거인가?

2.1 종이 영수증(紙の領収書)

종이 영수증은 가장 전통적이고 널리 인정되는 증거 형식입니다.

유효한 영수증에 포함되어야 할 것:

날짜 — 구매 날짜

금액 — 지불한 금액

상점 이름 — 영수증을 발행한 상점이나 사업장 이름

상품/서비스 설명 — 구매한 물건

보관 팁:

클립이나 스테이플러로 영수증을 함께 고정

「2026년 2월 - 사무 용품」이라고 표시된 봉투에 월별로 정리

안전하고 건조한 장소에 7년간 보관

습기와 햇빛 피하기(잉크가 바래짐)

팁: 잉크가 바래지면 즉시 스캔하여 PDF로 저장하세요.

2.2 디지털 영수증 및 이메일 발송 영수증(デジタル領収書)

온라인 쇼핑과 디지털 서비스는 디지털 영수증을 생성합니다. 이들은 점점 일반화되고 완전히 유효합니다.

유효한 디지털 영수증에 포함되어야 할 것:

날짜, 금액, 상점, 설명 포함

이메일 영수증에는 타임스탬프 포함(수신 시간 증명)

PDF 또는 스크린샷으로 제공

보관 방법:

이메일 영수증: 월별 및 유형별로 구성된 폴더 생성(「2026-02_Receipts」)

PDF 영수증: 다운로드하여 클라우드 스토리지에 날짜별로 구성된 폴더에 저장

스크린샷: 날짜/시간 정보를 포함하고 안전하게 보관

중요: 전자장부보존법(電子帳簿保存法)

2024년 1월부터 개정된 법률은 디지털 거래 데이터를 전자적으로 보관해야 합니다. 이는 다음을 의미합니다:

디지털 영수증은 디지털 형식으로 보관해야 함

디지털 영수증의 종이 인쇄본은 덜 이상적

보관 시스템은 검색 기능 포함(날짜, 금액, 공급자별)

데이터 조작으로부터 보호해야 함

출처: 국세청 전자장부보존법 개요

2.3 IC 카드 이용 기록(ICカード利用履歴)

Suica, Pasmo 등의 IC 카드 기록은 교통비 증명으로 사용될 수 있습니다.

IC 카드 기록이 유용할 때:

기차 및 버스 요금(旅費交通費)

출장 비용

출장 이동비(적절히 기록된 경우)

유효한 형식:

역 자동판매기에서 발급하는 「이용 기록」(利用履歴)

Suica/Pasmo 모바일 앱 거래 기록

IC 카드 조회 영수증

보관 방법:

날짜 메모와 함께 사진/스크린샷 촬영

역에서 발급받은 인쇄 영수증 보관

2.4 은행 명세서 및 거래 기록(銀行の取引履歴)

은행 송금으로 지불한 경우 은행 명세서가 유효한 증거가 됩니다.

유효한 문서:

은행 통장 기재

온라인 뱅킹 거래 기록

은행에서 발송하는 월간 명세서

은행 앱 스크린샷(날짜가 명확해야 함)

은행 기록이 유용할 때:

정기 공급자 지불

사무용품 구독

월간 서비스료(클라우드 호스팅, 소프트웨어 구독)

사업 대출 상환

신용카드 명세서도 유효합니다 — 신용카드로 지불한 경우 카드 명세서를 증거로 보관하세요. 이는 정기 구독에 특히 효과적입니다.

3. 영수증이 없으면 어떻게 하나?

3.1 영수증 없이 지출을 청구할 수 있나?

「영수증을 잃어버렸는데요. 그 지출을 청구할 수 있나요?」

간단한 답: 더 어렵지만, 특정 상황에서는 불가능하지 않습니다.

더 어려운 이유: 일본 국세청은 지출을 증명하기 위해 객관적인 증거를 요구하기 때문입니다. 영수증이 없으면 다른 강력한 대체 증거를 제공해야 합니다.

3.2 대체 가능한 문서

영수증이 없는 경우 다음 문서가 수용될 수 있습니다:

문서 유형	사용 가능한 경우	조건
은행 거래 기록	은행 송금 지불	금액, 날짜, 지불처 명시
신용카드 명세서	카드 결제	사용 날짜, 금액, 가맹점 이름 명시
IC 카드 기록	기차, 버스	역에서 발급한 이용 기록표
청구서	구독・정기 지불	업체에서 받은 청구서
주문 확인 이메일	온라인 구매	날짜, 금액, 내용 확인 가능
출금 전표	현금 지불	자신이 작성한 기록(신뢰성 낮음)

3.3 현금 지불 시 영수증이 없는 경우

가장 곤란한 상황은 현금으로 지불했는데 영수증도 없고 은행 기록도 없는 경우입니다.

대처 방법:

출금 전표 작성: 날짜, 금액, 지불처, 내용 기록. 다만 신뢰성이 낮아 세무조사에서 지적받기 쉬움

다른 기록으로 보충: 이메일, 채팅 기록(거래 내용 증명), 사진(구매한 상품의 사진), 지불처의 웹사이트 기록

나중에 영수증 취득: 지불 후 얼마 지나지 않았다면 상점에 연락하여 영수증 재발급받기 가능

세무조사 문제를 피하려면:

소액 지출에만 제한(일반적으로 5,000엔 이하)

여러 개의 보충 기록 준비

장부에 자세히 기록

3.4 하지 말아야 할 것

영수증이 없는 고액 지출을 청구하기 — 10만엔 이상의 지출은 반드시 증거 필요

영수증 변조하기 — 불법 행위. 추가 납세 + 연체세 + 가산세 부과

근거 없이 동일한 지출을 여러 번 청구하기 — 동일한 지출을 2번 청구하는 것은 탈세

4. 전자장부보존법: 2026년의 규칙

4.1 전자장부보존법이란?

2024년 1월 1일 시행된 개정으로 디지털 영수증 및 전자 거래 기록은 원칙적으로 전자적으로 보관되어야 합니다.

영향을 받는 전자 거래:

이메일 영수증

온라인 상점 구매 기록

신용카드 결제

구독 결제(예: Adobe Creative Cloud, Zoom)

송금 수수료 알림

영향을 받지 않는 것:

종이로 받은 영수증

종이로 받은 청구서

4.2 디지털 보관의 요구사항

디지털 영수증 보관은 다음 요구사항을 충족해야 합니다:

요구사항	상세
보관 기간	거래 날짜로부터 7년
검색 기능	날짜, 금액, 거래처로 검색 가능한 환경
진정성 확보	변조 방지(타임스탬프 등)
시각화	PDF 등으로 내용 확인 가능
보관 위치	클라우드 스토리지, 외장 HDD 등

4.3 실무적 디지털 보관 방법

방법 1: 이메일 폴더 정리

Gmail이나 Outlook에서 이메일 폴더를 「월별」로 정리.

월별로 이메일 구성

「2026-02_Invoices」같은 태그 포함

중요한 이메일을 매년 PDF로 내보내기

방법 2: 클라우드 스토리지(권장)

Google Drive, Dropbox, OneDrive 등에 스캔한 영수증 저장.

장점:

검색 기능이 풍부(날짜, 키워드 검색 가능)

변조 위험 낮음(버전 관리)

접근이 간편

용량이 큼

방법 3: 영수증 관리 앱（추천）

Denpyo와 같은 영수증 관리 앱을 사용하면 매일 30초의 습관으로 영수증 보관이 완료됩니다. 사진만 찍으면 AI가 자동 분류하며, 전자장부보존법 요건도 자동으로 충족됩니다.

장점:

회계 과목을 AI가 자동 분류

타임스탬프・검색 기능이 자동 대응

30초의 일상 습관으로 완결 — 조작이 간단

회계 소프트웨어(freee, Moneyforward 등)로 CSV 내보내기 가능

4.4 흔한 오해

오해 1: 「종이 영수증도 스캔하여 버려야 한다」

아닙니다. 종이로 받은 영수증은 종이 상태로 보관해도 괜찮습니다.

오해 2: 「모두 클라우드에 보관해야 불법이 아니다」

외장 HDD 등 로컬 보관이어도 요구사항을 충족하면 괜찮습니다.

오해 3: 「스마트폰으로 촬영한 영수증은 안 된다」

스마트폰으로 촬영한 영수증도 타임스탬프와 함께 보관하면 문제없습니다.

5. 영수증 관리의 모범 사례

5.1 종이 영수증의 관리 방법

일일 루틴:

당일에 스테이플러로 고정: 날짜순으로 정렬. 가계부나 회계 소프트웨어에 입력

월말에 봉투에 정리: 「2026년 2월 - 통신비」처럼 제목 작성. 지출 항목별로 분류하는 방법도 있음

연도별로 파일 박스에 보관: 「2025년도(2025/4-2026/3)」로 표시. 세무조사 가능성이 있는 7년간은 버리지 않음

스캔 보관도 활용:

잉크가 바랜 영수증은 스캔하여 PDF화

스마트폰 앱으로 사진 촬영 후 클라우드 보관

종이는 1년 보관, 사진은 7년 보관이라는 구분도 괜찮음

5.2 디지털 영수증의 관리 방법

이메일 영수증:

Gmail의 경우 라벨 기능으로 「Receipt-2026」처럼 태그 지정

별 기능으로 중요한 영수증 표시

정기적으로 PDF 다운로드하여 백업

온라인 스토어 영수증:

다운로드하여 날짜 폴더에 저장

파일 이름을 「2026-02-01_Amazon_1500yen」처럼 날짜와 내용 기록

클라우드 스토리지 활용:

Google Drive/
├── 2026년도 수지 관리
│   ├── 1월 - 영수증
│   ├── 2월 - 영수증
│   ├── 3월 - 영수증
│   └── ...
├── 청구서(수취)
├── 지불 알림
└── IC 카드 이용 기록

5.3 회계 소프트웨어와의 연동

현재 많은 프리랜서와 개인사업자들이 회계 소프트웨어를 사용하고 있습니다.

권장 흐름:

스마트폰으로 영수증 촬영

회계 소프트웨어(예: freee)에 사진 업로드

AI가 회계 과목 자동 분류

내용 확인 후 세무신고로 진행

이 흐름 방법이면 모든 전자 보관 요구사항(7년 보관, 검색 기능, 변조 방지)이 자동으로 충족됩니다.

6. 자주 묻는 질문(FAQ)

Q1: 세무신고 후 5년(청색신고는 7년) 경과하면 영수증을 버려도 되나?

A: 기본적으로는 그렇지만 주의가 필요합니다.

신고한 연도로부터 계산합니다. 예를 들어 2025년 3월 15일에 2024년도분을 신고한 경우 2032년 3월 15일까지 보관이 필요합니다.

법적 분쟁(예: 거래처와의 계약 문제)이 있는 경우 더 오래 보관하기를 권장합니다.

Q2: 디지털과 종이, 둘 다 보관해야 하나?

A: 아니요. 둘 중 하나만 괜찮습니다.

다만:

종이로 받은 것 → 종이로 보관

디지털로 받은 것 → 디지털로 보관

이 방식이 효율적입니다.

다만 예외로 「종이로 받은 것을 스캔하여 디지털화한 경우」는 스캔 후 종이를 버려도 괜찮습니다.

Q3: 영수증이 영어나 중국어인 경우?

A: 문제없습니다. 외국어 상태로 보관 가능합니다.

다만 세무조사에서 내용을 설명할 수 있는 준비가 필요합니다.

Q4: 출장 시 모든 영수증이 필요한가?

A: 기본적으로는 그렇지만 일부 예외가 있습니다.

필수: 식사비, 숙박료, 교통비 영수증

불필요: 일당(출장 수당)은 영수증 불필요. 대신 출장 일기를 기록

Q5: 중요한 영수증을 잃어버린 것을 방금 발견했습니다. 지금 대처할 수 있나?

A: 아직 늦지 않았지만 빨리 행동해야 합니다.

영수증 재발급 신청: 지불 후 3개월 이내면 상점에 연락하여 재발급받을 수 있을 수도 있음

대체 문서 수집: 은행 명세서, 신용카드 기록, 이메일 등

세무 전문가 상담: 금액이 크면 전문가의 조언이 중요

Q6: 디지털 영수증의 스크린샷은 유효한가?

A: 유효하지만 타임스탬프가 중요합니다.

스크린샷 + 촬영 날짜시간 메모

또는 스크린샷에 타임스탬프 앱으로 날짜/시간 부여

날짜와 시간을 포함한 스크린샷.

7. 세무청에서 「영수증을 보여주세요」라고 하면

7.1 세무조사의 확률은?

프리랜서나 개인사업자의 경우 약 1～3%가 세무조사 대상이 됩니다.

다만 다음의 경우 확률이 높아집니다:

수입액이 크다(1,000만엔 이상)

지출 비율이 비정상적으로 높다(90% 이상)

영수증 기재 내용이 부자연스럽다(개인 지출 혼입)

과거의 신고 수정이 많다

7.2 영수증이 없는 경우의 대처

세무조사관은:

「이 지출의 영수증이 있나요?」라고 묻습니다

영수증이 없으면 그 지출은 「지출이 아니다」라고 판정

이 경우:

다른 증명 문서(은행 명세서 등) 제시

지출의 합리성 설명

일부 지출이 삭감될 가능성

최악의 시나리오를 피하려면:

평소에 영수증을 소중히 하기

분실하면 되도록 빨리 세무 전문가에게 상담

세무신고 전에 정리 완료하기

8. 2026년 이후의 변경 사항・주의 사항

8.1 전자장부보존법의 지속 운영

2024년 1월 시행된 개정은 2026년도 계속 운영 중입니다.

중요한 변경: 「일정한 요구사항 완화」

정부는 납세자의 부담을 고려하여 다음을 검토 중:

타임스탬프 요구사항의 부분 완화

기계적 읽기 요구사항의 단순화

8.2 인보이스 제도의 영향

2023년 10월 도입된 「적격 인보이스등 보관 방식(인보이스 제도)」으로 보관해야 할 문서의 내용이 일부 변경되었습니다.

보관이 필수가 된 것:

거래처의 등록 번호(세무서 등록 번호)

세율 기재(8% 또는 10%)

적격 인보이스의 구분

요약

영수증 보관은 프리랜서 및 개인사업자에게 세무신고만큼 중요합니다.

기억해야 할 핵심 사항:

보관 기간의 원칙: 청색신고: 7년, 백색신고: 5년

유효한 문서는 여러 종류: 종이 영수증, 디지털 영수증, 은행 명세서, IC 카드 이용 기록

디지털 보관을 권장: 2024년 1월부터 전자 거래는 디지털 보관 의무. 클라우드 스토리지, 회계 소프트웨어 활용이 편함

영수증이 없는 경우의 대처 방법: 대체 문서로 보충 가능. 빠르게 대처하는 것이 중요

세무조사에 대비: 올바르게 정리된 영수증이 있으면 조사도 두렵지 않음. 정리하는 습관이 절세로도 이어짐

2026년 세무신고 기한: 3월 16일(월)

기한 전에 영수증 정리를 완료하세요!