중요 포인트: 의무와 선택의 차이
전자장부보존법에는 「의무」 부분과 「선택」 부분이 있습니다. 혼동하기 쉬우니 먼저 이 차이를 이해합시다.
의무와 선택 구분
의무 (2024년 1월~)
전자거래 데이터 전자보존
- 이메일로 받은 청구서·영수증
- EC 사이트 주문 확인·영수증
- 클라우드 서비스 이용 명세
이것들은 전자 데이터 그대로 보존이 필수입니다
선택 (선택 가능)
종이 영수증 스캐너 보존
- 매장에서 받은 종이 영수증
- 우편으로 받은 청구서
- 수기 영수증
요건을 충족하면 전자화 가능 (종이 그대로 보관도 가능)
스캐너 보존 요건
종이 영수증을 스캔하여 전자 보존하고 원본을 폐기하려면 다음 요건을 충족해야 합니다:
1. 타임스탬프 부여
스캔 후 약 7영업일 이내에 타임스탬프를 부여해야 합니다. 또는 데이터 수정·삭제 이력을 확인할 수 있는 시스템을 사용하는 방법도 있습니다.
2. 해상도·색조 확보
해상도 200dpi 이상, 컬러 이미지(RGB 각 256단계 이상)로 저장. 일반적인 스마트폰 카메라라면 이 요건을 충족합니다.
3. 크기 정보 보존
A4 이하 크기의 문서는 크기 정보 저장이 필요하지 않을 수 있습니다. 스마트폰 촬영의 경우 원본과 같거나 더 큰 크기로 확인할 수 있으면 됩니다.
4. 검색 기능 확보
날짜, 금액, 거래처로 검색할 수 있어야 합니다. 범위 지정 검색이나 복합 조건 검색도 필요합니다.
5. 수정·삭제 이력
데이터를 수정·삭제한 경우 그 사실과 내용을 확인할 수 있어야 합니다. 또는 수정·삭제가 불가능한 시스템을 사용하는 방법도 있습니다.
주의: 스마트폰 촬영만으로는 불충분
단순히 스마트폰으로 사진을 찍는 것만으로는 위의 요건(특히 타임스탬프·검색 기능)을 충족할 수 없습니다. 전자장부보존법에 대응하는 시스템이나 앱 사용이 필요합니다.
전자거래 데이터 보존 (의무)
2024년 1월부터 전자거래로 받은 데이터는 전자 그대로 보존하는 것이 의무화되었습니다. 종이로 인쇄해서 보존하는 것이 더 이상 인정되지 않습니다.
해당되는 전자거래 예시
- 이메일로 받은 PDF 청구서·영수증
- Amazon이나 쿠팡 등 EC 사이트의 주문 확인 화면
- 신용카드 웹 명세
- SaaS 서비스 이용 명세 (Slack, Notion 등)
- EDI 시스템 거래 데이터
보존 요건
전자거래 데이터 보존에도 「진실성 확보」와 「가시성 확보」가 요구됩니다. 간편한 방법으로 다음 중 하나를 충족하면 대응할 수 있습니다.
대응 방법 (택일)
- 타임스탬프가 부여된 데이터를 수령
- 수령 후 신속하게 타임스탬프 부여
- 수정·삭제가 불가능하거나 이력이 남는 시스템 사용
- 부정 방지에 관한 사무처리 규정을 정하여 운용
Denpyo로 대응
Denpyo는 전자장부보존법 요건에 대응하여 스마트폰으로 촬영하는 것만으로 법령에 준거한 형태로 보존할 수 있습니다.
타임스탬프 부여
촬영 시 자동으로 타임스탬프 부여
검색 기능
날짜·금액·거래처로 검색 가능
위조 방지
삭제·수정 이력 자동 기록
7년간 보존
클라우드에서 안전하게 장기 보존
