O que é a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos?
A Lei de Preservação de Livros Eletrônicos estabelece regras para armazenar livros contábeis e documentos eletronicamente. A partir de janeiro de 2024, dados de transações eletrônicas (faturas e recibos recebidos por e-mail ou web) devem ser armazenados eletronicamente.
Três Categorias de Armazenamento Eletrônico
Dados de Transações Eletrônicas
(Obrigatório)Faturas e recibos recebidos por e-mail ou web
Exemplos: Recibos de sites de e-commerce, Faturas PDF anexadas a e-mails, Extratos de serviços em nuvem
Armazenamento eletrônico obrigatório a partir de janeiro de 2024. Armazenamento em papel não permitido.
Documentos Digitalizados
Documentos em papel digitalizados ou fotografados para armazenamento
Exemplos: Recibos em papel, Faturas em papel, Contratos em papel
Opcional. Não necessário se mantiver os originais em papel.
Livros Eletrônicos
Diários e razões criados em software contábil
Exemplos: Diário, Razão geral, Registros de vendas/compras
Opcional. Benefícios fiscais disponíveis se atender aos requisitos de "livro eletrônico excelente".
Requisitos de Armazenamento Eletrônico
Requisitos de Carimbo de Tempo(Importante)
Dados eletrônicos devem receber carimbo de tempo em aproximadamente 2 meses + 7 dias úteis da transação. Alternativamente, use um sistema que mantenha histórico de edições/exclusões.
Garantia de Autenticidade(Importante)
Medidas anti-adulteração necessárias: carimbos de tempo, sistema com histórico de edição/exclusão, ou sistema que previna modificações.
Funcionalidade de Busca
Deve ser pesquisável por data, valor e parceiro comercial. Pequenas empresas podem estar isentas de alguns requisitos.
Legibilidade
Dados devem poder ser exibidos na tela ou impressos prontamente a qualquer momento.
Passos para Conformidade
Identificar Documentos Alvo
Verifique se você recebe dados eletrônicos por e-mail ou web. Estes requerem armazenamento eletrônico.
Escolher um Sistema de Armazenamento
Selecione serviços em nuvem ou software que estejam em conformidade com a lei. Denpyo está em conformidade.
Estabelecer Regras Operacionais
Defina regras para quando, quem e como os dados eletrônicos serão armazenados.
Implementar Armazenamento
Salve dados eletrônicos no sistema prontamente após o recebimento. Observe os requisitos de carimbo de tempo.
Denpyo está em Conformidade com a Lei
- Funcionalidade de carimbo de tempo incluída
- Registro de histórico de edição/exclusão
- Pesquisável por data, valor e parceiro
- Armazenamento seguro em nuvem
Medidas de Alívio para Pequenas Empresas
Pequenas empresas com receita inferior a 10 milhões de ienes estão isentas dos requisitos de funcionalidade de busca. No entanto, os dados eletrônicos ainda devem ser organizados por data e parceiro comercial. Os requisitos de carimbo de tempo também podem ser dispensados se os dados puderem ser apresentados mediante solicitação do fisco.
