O que é a Lei de Preservação de Livros Eletrônicos?
A Lei de Preservação de Livros Eletrônicos estabelece regras para armazenar livros contábeis e documentos eletronicamente. A partir de janeiro de 2024, dados de transações eletrônicas (faturas e recibos recebidos por e-mail ou web) devem ser armazenados eletronicamente.
Três Categorias de Armazenamento Eletrônico
Electronic Transaction Data
(Obrigatório)Invoices and receipts received via email or web
Exemplos: Receipts from e-commerce sites, PDF invoices attached to emails, Cloud service statements
Electronic storage mandatory from January 2024. Paper storage not allowed.
Scanned Documents
Paper documents scanned or photographed for storage
Exemplos: Paper receipts, Paper invoices, Paper contracts
Optional. Not required if keeping paper originals.
Electronic Books
Journals and ledgers created in accounting software
Exemplos: Journal, General ledger, Sales/purchase records
Optional. Tax benefits available if meeting "excellent electronic book" requirements.
Requisitos de Armazenamento Eletrônico
Timestamp Requirements(Importante)
Electronic data must be timestamped within approximately 2 months + 7 business days of the transaction. Alternatively, use a system that retains edit/deletion history.
Ensuring Authenticity(Importante)
Anti-tampering measures required: timestamps, system with edit/delete history, or system preventing modifications.
Search Functionality
Must be searchable by date, amount, and trading partner. Small businesses may be exempt from some requirements.
Readability
Data must be displayable on screen or printable promptly at any time.
Passos para Conformidade
Identify Target Documents
Check if you receive any electronic data via email or web. These require electronic storage.
Choose a Storage System
Select cloud services or software that comply with the law. Denpyo is compliant.
Establish Operational Rules
Define rules for when, who, and how electronic data will be stored.
Implement Storage
Save electronic data to the system promptly upon receipt. Mind timestamp requirements.
Denpyo está em Conformidade com a Lei
- Timestamp functionality included
- Edit/deletion history recording
- Searchable by date, amount, and partner
- Secure cloud storage
Medidas de Alívio para Pequenas Empresas
Pequenas empresas com receita inferior a 10 milhões de ienes estão isentas dos requisitos de funcionalidade de busca. No entanto, os dados eletrônicos ainda devem ser organizados por data e parceiro comercial. Os requisitos de carimbo de tempo também podem ser dispensados se os dados puderem ser apresentados mediante solicitação do fisco.
