Ponto-Chave: Obrigatório vs Opcional
A Lei de Manutenção de Registros Eletrônicos tem partes "obrigatórias" e "opcionais". Estas são frequentemente confundidas, então entender a diferença é importante.
Obrigatório vs Opcional
Obrigatório (Jan 2024+)
Armazenamento de Dados de Transações Eletrônicas
- Invoices/receipts received by email
- E-commerce order confirmations/receipts
- Cloud service statements
Estes devem ser armazenados em formato eletrônico
Opcional (Sua Escolha)
Armazenamento por Scanner de Recibos em Papel
- Paper receipts from stores
- Invoices received by mail
- Handwritten receipts
Pode ser digitalizado se os requisitos forem atendidos (ou manter papel)
Requisitos de Armazenamento por Scanner
Para digitalizar recibos em papel para armazenamento digital e descartar os originais, os seguintes requisitos devem ser atendidos:
1. Timestamp Attachment
A timestamp must be attached within approximately 7 business days of scanning. Alternatively, use a system that tracks modification/deletion history.
2. Resolution & Color Requirements
Resolution of 200dpi or higher, saved in color (RGB 256+ gradation each). Most smartphone cameras meet these requirements.
3. Size Information Preservation
For A4 or smaller documents, size information storage may not be required. For smartphone photos, the image should be viewable at original size or larger.
4. Search Functionality
Must be searchable by date, amount, and vendor. Range searches and combined conditions are also required.
5. Modification/Deletion History
When data is modified or deleted, the fact and content must be verifiable. Alternatively, use a system that prevents modifications/deletions.
Aviso: Apenas Fotos de Smartphone Podem Não Ser Suficientes
Simplesmente tirar fotos com seu smartphone não atende aos requisitos acima (especialmente timestamps e pesquisa). Você precisa usar um sistema ou aplicativo que esteja em conformidade com a Lei de Manutenção de Registros Eletrônicos.
Armazenamento de Dados de Transações Eletrônicas (Obrigatório)
Desde janeiro de 2024, dados recebidos via transações eletrônicas devem ser armazenados eletronicamente. Imprimir e armazenar cópias em papel não é mais permitido.
Exemplos de Transações Eletrônicas
- PDF invoices/receipts sent by email
- Order confirmations from Amazon, Rakuten, etc.
- Credit card online statements
- SaaS service statements (Slack, Notion, etc.)
- EDI system transaction data
Requisitos de Armazenamento
O armazenamento de dados de transações eletrônicas requer "autenticidade" e "visibilidade". Como abordagem simplificada, atender a um dos seguintes é suficiente:
Métodos de Conformidade (Escolha Um)
- Receive data with timestamp already attached
- Attach timestamp promptly after receipt
- Use a system that prevents or logs modifications/deletions
- Establish and follow procedures for fraud prevention
Como o Denpyo Ajuda
O Denpyo está em conformidade com os requisitos da Lei de Manutenção de Registros Eletrônicos, permitindo que você armazene recibos de forma compatível apenas tirando fotos.
Anexação de Timestamp
Anexa automaticamente timestamp quando capturado
Funcionalidade de Pesquisa
Pesquisável por data, valor e fornecedor
Prevenção de Adulteração
Registra automaticamente todas as modificações e exclusões
Armazenamento de 7 Anos
Armazenamento seguro em nuvem a longo prazo
