Ponto-Chave: Obrigatório vs Opcional
A Lei de Manutenção de Registros Eletrônicos tem partes "obrigatórias" e "opcionais". Estas são frequentemente confundidas, então entender a diferença é importante.
Obrigatório vs Opcional
Obrigatório (Jan 2024+)
Armazenamento de Dados de Transações Eletrônicas
- Faturas/recibos recebidos por e-mail
- Confirmações de pedidos/recibos de e-commerce
- Extratos de serviços em nuvem
Estes devem ser armazenados em formato eletrônico
Opcional (Sua Escolha)
Armazenamento por Scanner de Recibos em Papel
- Recibos em papel de lojas
- Faturas recebidas pelo correio
- Recibos escritos à mão
Pode ser digitalizado se os requisitos forem atendidos (ou manter papel)
Requisitos de Armazenamento por Scanner
Para digitalizar recibos em papel para armazenamento digital e descartar os originais, os seguintes requisitos devem ser atendidos:
1. Anexação de Timestamp
Um timestamp deve ser anexado dentro de aproximadamente 7 dias úteis após a digitalização. Alternativamente, use um sistema que rastreia histórico de modificação/exclusão.
2. Requisitos de Resolução e Cor
Resolução de 200dpi ou superior, salvo em cores (RGB 256+ gradações cada). A maioria das câmeras de smartphone atende a esses requisitos.
3. Preservação de Informações de Tamanho
Para documentos A4 ou menores, o armazenamento de informações de tamanho pode não ser necessário. Para fotos de smartphone, a imagem deve ser visualizável no tamanho original ou maior.
4. Funcionalidade de Pesquisa
Deve ser pesquisável por data, valor e fornecedor. Pesquisas por intervalo e condições combinadas também são necessárias.
5. Histórico de Modificação/Exclusão
Quando dados são modificados ou excluídos, o fato e o conteúdo devem ser verificáveis. Alternativamente, use um sistema que previne modificações/exclusões.
Aviso: Apenas Fotos de Smartphone Podem Não Ser Suficientes
Simplesmente tirar fotos com seu smartphone não atende aos requisitos acima (especialmente timestamps e pesquisa). Você precisa usar um sistema ou aplicativo que esteja em conformidade com a Lei de Manutenção de Registros Eletrônicos.
Armazenamento de Dados de Transações Eletrônicas (Obrigatório)
Desde janeiro de 2024, dados recebidos via transações eletrônicas devem ser armazenados eletronicamente. Imprimir e armazenar cópias em papel não é mais permitido.
Exemplos de Transações Eletrônicas
- Faturas/recibos em PDF enviados por e-mail
- Confirmações de pedidos da Amazon, Mercado Livre, etc.
- Extratos online de cartão de crédito
- Extratos de serviços SaaS (Slack, Notion, etc.)
- Dados de transação de sistema EDI
Requisitos de Armazenamento
O armazenamento de dados de transações eletrônicas requer "autenticidade" e "visibilidade". Como abordagem simplificada, atender a um dos seguintes é suficiente:
Métodos de Conformidade (Escolha Um)
- Receber dados com timestamp já anexado
- Anexar timestamp prontamente após recebimento
- Usar um sistema que previne ou registra modificações/exclusões
- Estabelecer e seguir procedimentos para prevenção de fraude
Como o Denpyo Ajuda
O Denpyo está em conformidade com os requisitos da Lei de Manutenção de Registros Eletrônicos, permitindo que você armazene recibos de forma compatível apenas tirando fotos.
Anexação de Timestamp
Anexa automaticamente timestamp quando capturado
Funcionalidade de Pesquisa
Pesquisável por data, valor e fornecedor
Prevenção de Adulteração
Registra automaticamente todas as modificações e exclusões
Armazenamento de 7 Anos
Armazenamento seguro em nuvem a longo prazo
