Luật Bảo quản Sổ sách Điện tử là gì?
Luật Bảo quản Sổ sách Điện tử quy định các quy tắc lưu trữ sổ sách kế toán và tài liệu điện tử. Từ tháng 1 năm 2024, dữ liệu giao dịch điện tử (hóa đơn và biên lai nhận qua email hoặc web) phải được lưu trữ điện tử.
Ba loại lưu trữ điện tử
Dữ liệu giao dịch điện tử
(Bắt buộc)Hóa đơn và biên lai nhận qua email hoặc web
Ví dụ: Biên lai từ các trang thương mại điện tử, Hóa đơn PDF đính kèm email, Bảng kê dịch vụ đám mây
Lưu trữ điện tử bắt buộc từ tháng 1/2024. Không được lưu bản giấy.
Tài liệu quét
Tài liệu giấy được quét hoặc chụp ảnh để lưu trữ
Ví dụ: Biên lai giấy, Hóa đơn giấy, Hợp đồng giấy
Tùy chọn. Không cần thiết nếu giữ bản gốc giấy.
Sổ sách điện tử
Sổ nhật ký và sổ cái tạo bằng phần mềm kế toán
Ví dụ: Sổ nhật ký, Sổ cái tổng hợp, Sổ bán hàng/mua hàng
Tùy chọn. Có lợi ích thuế nếu đáp ứng yêu cầu "sổ sách điện tử xuất sắc".
Yêu cầu lưu trữ điện tử
Yêu cầu dấu thời gian(Quan trọng)
Dữ liệu điện tử phải được đánh dấu thời gian trong khoảng 2 tháng + 7 ngày làm việc kể từ giao dịch. Hoặc sử dụng hệ thống lưu lịch sử chỉnh sửa/xóa.
Đảm bảo tính xác thực(Quan trọng)
Cần biện pháp chống giả mạo: dấu thời gian, hệ thống lưu lịch sử chỉnh sửa/xóa, hoặc hệ thống ngăn chặn sửa đổi.
Chức năng tìm kiếm
Phải có thể tìm kiếm theo ngày, số tiền và đối tác giao dịch. Doanh nghiệp nhỏ có thể được miễn một số yêu cầu.
Khả năng đọc
Dữ liệu phải có thể hiển thị trên màn hình hoặc in ngay lập tức bất cứ lúc nào.
Các bước tuân thủ
Xác định tài liệu mục tiêu
Kiểm tra xem bạn có nhận dữ liệu điện tử qua email hoặc web không. Những dữ liệu này cần lưu trữ điện tử.
Chọn hệ thống lưu trữ
Chọn dịch vụ đám mây hoặc phần mềm tuân thủ luật. Denpyo đã tuân thủ.
Thiết lập quy tắc vận hành
Xác định quy tắc về thời điểm, ai và cách lưu trữ dữ liệu điện tử.
Thực hiện lưu trữ
Lưu dữ liệu điện tử vào hệ thống ngay khi nhận. Chú ý yêu cầu dấu thời gian.
Denpyo tuân thủ Luật
- Tích hợp chức năng dấu thời gian
- Ghi lịch sử chỉnh sửa/xóa
- Tìm kiếm theo ngày, số tiền và đối tác
- Lưu trữ đám mây an toàn
Biện pháp hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ
Doanh nghiệp nhỏ có doanh thu dưới 10 triệu yên được miễn yêu cầu chức năng tìm kiếm. Tuy nhiên, dữ liệu điện tử vẫn phải được sắp xếp theo ngày và đối tác giao dịch. Yêu cầu dấu thời gian cũng có thể được miễn nếu có thể cung cấp dữ liệu theo yêu cầu của cơ quan thuế.
