Luật Bảo quản Sổ sách Điện tử là gì?
Luật Bảo quản Sổ sách Điện tử quy định các quy tắc lưu trữ sổ sách kế toán và tài liệu điện tử. Từ tháng 1 năm 2024, dữ liệu giao dịch điện tử (hóa đơn và biên lai nhận qua email hoặc web) phải được lưu trữ điện tử.
Ba loại lưu trữ điện tử
Electronic Transaction Data
(Bắt buộc)Invoices and receipts received via email or web
Ví dụ: Receipts from e-commerce sites, PDF invoices attached to emails, Cloud service statements
Electronic storage mandatory from January 2024. Paper storage not allowed.
Scanned Documents
Paper documents scanned or photographed for storage
Ví dụ: Paper receipts, Paper invoices, Paper contracts
Optional. Not required if keeping paper originals.
Electronic Books
Journals and ledgers created in accounting software
Ví dụ: Journal, General ledger, Sales/purchase records
Optional. Tax benefits available if meeting "excellent electronic book" requirements.
Yêu cầu lưu trữ điện tử
Timestamp Requirements(Quan trọng)
Electronic data must be timestamped within approximately 2 months + 7 business days of the transaction. Alternatively, use a system that retains edit/deletion history.
Ensuring Authenticity(Quan trọng)
Anti-tampering measures required: timestamps, system with edit/delete history, or system preventing modifications.
Search Functionality
Must be searchable by date, amount, and trading partner. Small businesses may be exempt from some requirements.
Readability
Data must be displayable on screen or printable promptly at any time.
Các bước tuân thủ
Identify Target Documents
Check if you receive any electronic data via email or web. These require electronic storage.
Choose a Storage System
Select cloud services or software that comply with the law. Denpyo is compliant.
Establish Operational Rules
Define rules for when, who, and how electronic data will be stored.
Implement Storage
Save electronic data to the system promptly upon receipt. Mind timestamp requirements.
Denpyo tuân thủ Luật
- Timestamp functionality included
- Edit/deletion history recording
- Searchable by date, amount, and partner
- Secure cloud storage
Biện pháp hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ
Doanh nghiệp nhỏ có doanh thu dưới 10 triệu yên được miễn yêu cầu chức năng tìm kiếm. Tuy nhiên, dữ liệu điện tử vẫn phải được sắp xếp theo ngày và đối tác giao dịch. Yêu cầu dấu thời gian cũng có thể được miễn nếu có thể cung cấp dữ liệu theo yêu cầu của cơ quan thuế.
