Điểm quan trọng: Bắt buộc vs Tùy chọn
Luật Lưu trữ Hồ sơ Điện tử có cả phần "bắt buộc" và "tùy chọn". Hai phần này thường bị nhầm lẫn, vì vậy việc hiểu sự khác biệt là rất quan trọng.
Bắt buộc vs Tùy chọn
Bắt buộc (Tháng 1/2024+)
Lưu trữ Dữ liệu Giao dịch Điện tử
- Invoices/receipts received by email
- E-commerce order confirmations/receipts
- Cloud service statements
Những thứ này phải được lưu trữ ở định dạng điện tử
Tùy chọn (Lựa chọn của bạn)
Lưu trữ Biên lai Giấy bằng Máy quét
- Paper receipts from stores
- Invoices received by mail
- Handwritten receipts
Có thể số hóa nếu đáp ứng yêu cầu (hoặc giữ giấy)
Yêu cầu Lưu trữ bằng Máy quét
Để quét biên lai giấy để lưu trữ số và vứt bỏ bản gốc, các yêu cầu sau phải được đáp ứng:
1. Timestamp Attachment
A timestamp must be attached within approximately 7 business days of scanning. Alternatively, use a system that tracks modification/deletion history.
2. Resolution & Color Requirements
Resolution of 200dpi or higher, saved in color (RGB 256+ gradation each). Most smartphone cameras meet these requirements.
3. Size Information Preservation
For A4 or smaller documents, size information storage may not be required. For smartphone photos, the image should be viewable at original size or larger.
4. Search Functionality
Must be searchable by date, amount, and vendor. Range searches and combined conditions are also required.
5. Modification/Deletion History
When data is modified or deleted, the fact and content must be verifiable. Alternatively, use a system that prevents modifications/deletions.
Cảnh báo: Chỉ Chụp ảnh bằng Điện thoại Có thể Không Đủ
Chỉ đơn giản chụp ảnh bằng điện thoại thông minh không đáp ứng các yêu cầu trên (đặc biệt là dấu thời gian và tìm kiếm). Bạn cần sử dụng hệ thống hoặc ứng dụng tuân thủ Luật Lưu trữ Hồ sơ Điện tử.
Lưu trữ Dữ liệu Giao dịch Điện tử (Bắt buộc)
Kể từ tháng 1 năm 2024, dữ liệu nhận được qua giao dịch điện tử phải được lưu trữ điện tử. Không còn được phép in và lưu trữ bản giấy.
Ví dụ về Giao dịch Điện tử
- PDF invoices/receipts sent by email
- Order confirmations from Amazon, Rakuten, etc.
- Credit card online statements
- SaaS service statements (Slack, Notion, etc.)
- EDI system transaction data
Yêu cầu Lưu trữ
Lưu trữ dữ liệu giao dịch điện tử yêu cầu "tính xác thực" và "khả năng hiển thị". Như một cách tiếp cận đơn giản, đáp ứng một trong những điều sau là đủ:
Phương pháp Tuân thủ (Chọn Một)
- Receive data with timestamp already attached
- Attach timestamp promptly after receipt
- Use a system that prevents or logs modifications/deletions
- Establish and follow procedures for fraud prevention
Denpyo Giúp Như Thế Nào
Denpyo tuân thủ các yêu cầu của Luật Lưu trữ Hồ sơ Điện tử, cho phép bạn lưu trữ biên lai một cách tuân thủ chỉ bằng cách chụp ảnh.
Đính kèm Dấu thời gian
Tự động đính kèm dấu thời gian khi chụp
Chức năng Tìm kiếm
Có thể tìm kiếm theo ngày, số tiền và nhà cung cấp
Ngăn chặn Giả mạo
Tự động ghi lại tất cả sửa đổi và xóa
Lưu trữ 7 Năm
Lưu trữ đám mây an toàn dài hạn
