Điểm quan trọng: Bắt buộc vs Tùy chọn
Luật Lưu trữ Hồ sơ Điện tử có cả phần "bắt buộc" và "tùy chọn". Hai phần này thường bị nhầm lẫn, vì vậy việc hiểu sự khác biệt là rất quan trọng.
Bắt buộc vs Tùy chọn
Bắt buộc (Tháng 1/2024+)
Lưu trữ Dữ liệu Giao dịch Điện tử
- Hóa đơn/biên lai nhận qua email
- Xác nhận đơn hàng/biên lai từ thương mại điện tử
- Sao kê dịch vụ đám mây
Những thứ này phải được lưu trữ ở định dạng điện tử
Tùy chọn (Lựa chọn của bạn)
Lưu trữ Biên lai Giấy bằng Máy quét
- Biên lai giấy từ cửa hàng
- Hóa đơn nhận qua đường bưu điện
- Biên lai viết tay
Có thể số hóa nếu đáp ứng yêu cầu (hoặc giữ giấy)
Yêu cầu Lưu trữ bằng Máy quét
Để quét biên lai giấy để lưu trữ số và vứt bỏ bản gốc, các yêu cầu sau phải được đáp ứng:
1. Đính kèm Dấu thời gian
Dấu thời gian phải được đính kèm trong khoảng 7 ngày làm việc sau khi quét. Ngoài ra, sử dụng hệ thống theo dõi lịch sử sửa đổi/xóa.
2. Yêu cầu Độ phân giải & Màu sắc
Độ phân giải 200dpi trở lên, lưu màu (RGB mỗi kênh 256+ cấp độ). Hầu hết camera điện thoại thông minh đáp ứng các yêu cầu này.
3. Bảo quản Thông tin Kích thước
Đối với tài liệu A4 hoặc nhỏ hơn, có thể không cần lưu trữ thông tin kích thước. Đối với ảnh chụp bằng điện thoại, hình ảnh có thể xem được ở kích thước gốc hoặc lớn hơn.
4. Chức năng Tìm kiếm
Phải có thể tìm kiếm theo ngày, số tiền và nhà cung cấp. Tìm kiếm theo phạm vi và điều kiện kết hợp cũng được yêu cầu.
5. Lịch sử Sửa đổi/Xóa
Khi dữ liệu được sửa đổi hoặc xóa, sự kiện và nội dung phải có thể xác minh. Ngoài ra, sử dụng hệ thống ngăn chặn sửa đổi/xóa.
Cảnh báo: Chỉ Chụp ảnh bằng Điện thoại Có thể Không Đủ
Chỉ đơn giản chụp ảnh bằng điện thoại thông minh không đáp ứng các yêu cầu trên (đặc biệt là dấu thời gian và tìm kiếm). Bạn cần sử dụng hệ thống hoặc ứng dụng tuân thủ Luật Lưu trữ Hồ sơ Điện tử.
Lưu trữ Dữ liệu Giao dịch Điện tử (Bắt buộc)
Kể từ tháng 1 năm 2024, dữ liệu nhận được qua giao dịch điện tử phải được lưu trữ điện tử. Không còn được phép in và lưu trữ bản giấy.
Ví dụ về Giao dịch Điện tử
- Hóa đơn/biên lai PDF gửi qua email
- Xác nhận đơn hàng từ Amazon, Shopee, v.v.
- Sao kê thẻ tín dụng trực tuyến
- Sao kê dịch vụ SaaS (Slack, Notion, v.v.)
- Dữ liệu giao dịch hệ thống EDI
Yêu cầu Lưu trữ
Lưu trữ dữ liệu giao dịch điện tử yêu cầu "tính xác thực" và "khả năng hiển thị". Như một cách tiếp cận đơn giản, đáp ứng một trong những điều sau là đủ:
Phương pháp Tuân thủ (Chọn Một)
- Nhận dữ liệu đã có dấu thời gian đính kèm
- Đính kèm dấu thời gian ngay sau khi nhận
- Sử dụng hệ thống ngăn chặn hoặc ghi lại sửa đổi/xóa
- Thiết lập và tuân thủ quy trình phòng chống gian lận
Denpyo Giúp Như Thế Nào
Denpyo tuân thủ các yêu cầu của Luật Lưu trữ Hồ sơ Điện tử, cho phép bạn lưu trữ biên lai một cách tuân thủ chỉ bằng cách chụp ảnh.
Đính kèm Dấu thời gian
Tự động đính kèm dấu thời gian khi chụp
Chức năng Tìm kiếm
Có thể tìm kiếm theo ngày, số tiền và nhà cung cấp
Ngăn chặn Giả mạo
Tự động ghi lại tất cả sửa đổi và xóa
Lưu trữ 7 Năm
Lưu trữ đám mây an toàn dài hạn
