Điểm Chính
Đối với freelancer và cá nhân kinh doanh, hóa đơn phải được lưu giữ 7 năm (Khai báo Xanh) hoặc 5 năm (Khai báo Trắng). Khi không chắc chắn, lưu giữ 7 năm là an toàn nhất.
Thời gian Lưu trữ theo Loại Khai báo
| Loại Khai báo | Thời gian Lưu trữ | Căn cứ Pháp lý |
|---|---|---|
| Khai báo Xanh | 7 Năm | Hướng dẫn Lưu giữ Hồ sơ NTA |
| Khai báo Trắng | 5 Năm | Hướng dẫn Lưu giữ Hồ sơ NTA |
Trên đây là thời gian lưu trữ cơ bản. Đối với người khai báo Xanh có thu nhập từ 2 năm trước là ¥3 triệu hoặc ít hơn, một số tài liệu có thể lưu giữ 5 năm. Tuy nhiên, lưu giữ tất cả tài liệu 7 năm là cách tiếp cận an toàn nhất bất kể loại khai báo.
Các Loại Tài liệu Cần Lưu giữ
| Loại Tài liệu | Ví dụ | Xanh | Trắng |
|---|---|---|---|
| Sổ sách | Sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi phí, sổ phải thu, sổ phải trả | 7n | 7n |
| Báo cáo Tài chính | Báo cáo lãi lỗ, bảng cân đối kế toán, danh sách hàng tồn kho | 7n | 7n |
| Hồ sơ Tiền mặt & Ngân hàng | Hóa đơn, sổ tiết kiệm, cuống séc, giấy vay | 7n* | 5n |
| Tài liệu Khác | Hóa đơn bán hàng, báo giá, hợp đồng, phiếu giao hàng | 5n | 5n |
* 5 năm nếu thu nhập từ 2 năm trước là ¥3T hoặc ít hơn
Tại sao Phải Giữ Hóa đơn?
1. Chuẩn bị cho Kiểm tra Thuế
Cơ quan thuế có thể kiểm tra các khai báo trước đây. Hóa đơn cần thiết để chứng minh tính hợp pháp của chi phí. Không có tài liệu trong thời gian lưu giữ, chi phí có thể bị từ chối.
2. Yêu cầu Khai báo Xanh
Để nhận khấu trừ đặc biệt (lên đến ¥650.000) với Khai báo Xanh, việc ghi sổ và lưu giữ tài liệu đúng cách là bắt buộc. Không tuân thủ có thể dẫn đến mất phê duyệt Khai báo Xanh.
3. Xác minh Chi phí
Đối với các chi phí bạn khai báo, bạn cần tài liệu chứng minh "khi nào", "ở đâu", "cái gì" và "bao nhiêu" đã chi. Hóa đơn là bằng chứng cơ bản nhất chứa thông tin này.
Về Lưu trữ Số
Theo Luật Lưu giữ Hồ sơ Điện tử sửa đổi, hóa đơn giấy có thể được quét và lưu trữ số nếu đáp ứng một số yêu cầu. Tuy nhiên, đây là tùy chọn, không bắt buộc.
Yêu cầu Lưu trữ Số (Tổng quan)
- Đính kèm dấu thời gian
- Biện pháp chống giả mạo
- Chức năng tìm kiếm (ngày, số tiền, nhà cung cấp)
Để biết chi tiết, xem "Hướng dẫn Số hóa" của chúng tôi.
Cảnh báo: Hủy bỏ Sớm
Hủy hóa đơn trước khi kết thúc thời gian lưu giữ có thể dẫn đến chi phí bị từ chối trong kiểm tra. Đối với người khai báo Xanh, lưu giữ hồ sơ không đầy đủ thậm chí có thể dẫn đến mất phê duyệt Khai báo Xanh.
Thực hành Tốt nhất về Lưu trữ Hóa đơn
- Khi không chắc chắn, giữ 7 năm
Loại khai báo có thể thay đổi, vì vậy giữ tất cả tài liệu 7 năm là cách tiếp cận an toàn nhất.
- Tổ chức theo năm tài chính
Tổ chức theo năm thuế giúp dễ tìm tài liệu khi cần.
- Tạo bản sao số
Hóa đơn giấy phai màu theo thời gian, vì vậy chụp ảnh làm bản sao lưu được khuyến nghị.
- Ghi nhãn ngày hủy
Nhãn như "Giữ đến 2032" làm rõ khi nào có thể hủy tài liệu.
