日本收据保存规则完全指南｜保存多久？保存什么？【2026版】

免责声明: 本文仅提供一般信息，不构成税务或法律建议。请咨询合格的税务专业人士（税理士）了解您的具体情况。信息基于日本国税厅（NTA）官方来源，截至2026年2月。

披露: 本文由Denpyo发布，Denpyo是为自由职业者和个人经营者提供收据和支出管理服务的平台。

引言：为什么收据保存很重要？

"我已经用这张收据完成了报税，现在可以扔掉了吧？"

如果您是日本的自由职业者或个人经营者，您可能会这样想。但遗憾的是，即使报税完成，您仍需长期保存收据 — 蓝色申报需要保存7年，白色申报需要5年。

为什么？简单来说：税务审查。日本国税厅（NTA）可能在您报税多年后进行审查。当他们要求"出示这笔支出的证据"时，您需要提供收据。没有收据，该支出就不会被认可，您可能需要补税（追征课税）。

本指南将介绍：

• 为什么蓝色申报需要保存7年，白色申报5年

• 哪些文件算是有效证明（纸质收据、电子发票、IC卡记录、银行对账单）

• 电子账簿保存法（電子帳簿保存法）的要求

• 丢失收据时如何处理

• 数字收据保存的最佳实践

• 关于收据管理的常见问题

1. 收据保存期限：蓝色申报 vs 白色申报

1.1 基本保存规则

1.2 蓝色申报：7年规则

如果您选择蓝色申报（青色申告），必须保持详细的账簿记录，并保存收据7年。这包括：

• 账簿（帳簿類）

• 收据和发票（領収書・請求書）

• 支付记录（支払記録）

为什么是7年？ 这基于税务审查的诉讼时效：

• 基本审查期为3年

• 加上4年的潜在税收欺诈期限

• 合计：自报税之日起7年

来源: 国税厅蓝色申报系统

1.3 白色申报：5年规则

白色申报（白色申告）的保存期限较短，为5年。这是简化报税方式的标准记录保存期限。

重要提示：即使白色申报"简化"，您仍需保持完整的记录。唯一的区别是保存期限较短。

1.4 7年（或5年）的计算起点

保存期限从报税日期开始计算，而非支出日期。

示例：

• 您在2025年3月15日报税2024财年

• 该财年的收据必须保存到2032年3月15日（7年后）

重要提示：某些特定类型的交易可能有不同的保存期限（例如员工工资记录仅需保存3年）。

2. 哪些文件算是有效证明？

2.1 纸质收据

纸质收据是最传统、最广泛认可的证明形式。

什么样的收据才有效？

• 日期 — 购买的时间

• 金额 — 支付多少

• 商家名称 — 发出收据的商店或企业

• 商品/服务说明 — 您购买了什么

保存建议：

• 用回形针或订书机整理收据

• 按月份在信封上标注"2026年2月-办公用品"

• 存放在安全、干燥的地方，保存7年

• 避免潮湿和阳光（墨水褪色）

提示：如果墨水褪色，立即扫描保存为PDF。

2.2 电子收据和邮件发票

网上购物和数字服务会生成电子收据，这些完全有效。

什么样的电子收据才有效？

• 包含日期、金额、商家、说明

• 邮件收据带有时间戳（证明接收时间）

• 可作为PDF或截图提供

保存方法：

• 邮件收据：创建按月份整理的文件夹（"2026年2月_收据"）

• PDF收据：下载并存储在云存储中，按日期组织文件夹

• 截图：包含日期/时间信息，安全存储

关键：电子账簿保存法（電子帳簿保存法）

从2024年1月开始，修订后的法律要求所有数字交易数据必须以电子方式存储。这意味着：

• 电子收据应保存为数字格式

• 电子收据的纸质打印副本不太理想

• 您的存储系统必须可搜索（按日期、金额、商家）

• 您必须防止数据篡改

来源: 国税厅电子账簿保存法概述

2.3 IC卡使用记录

Suica、Pasmo等IC卡记录可用作交通支出的证明。

何时使用IC卡记录：

• 火车和公交车费用（旅費交通費）

• 出差交通成本

• 商务旅行费用

有效形式：

• 火车站自动售票机打印的"使用记录"（利用履歴）

• Suica/Pasmo应用交易记录

• 车站的IC卡查询收据

保存方法：

• 拍照/截图并标注日期

• 保存从车站获得的打印收据

2.4 银行账户和交易记录

通过银行转账支付时，银行对账单成为有效证明。

有效文件：

• 银行账簿条目

• 网上银行交易记录

• 银行定期邮寄的对账单

• 银行应用截图（显示日期）

何时使用银行记录：

• 支付给定期供应商

• 办公用品订阅

• 月度服务费（云托管、软件订阅）

• 商务贷款支付

信用卡对账单也有效 — 刷卡支付时，保留卡对账单作为证明。这对定期订阅特别有用。

3. 丢失收据怎么办？

3.1 没有收据能申报支出吗？

"我丢失了收据，还能申报这笔支出吗？"

简短回答：更困难，但在某些情况下仍有可能。

为什么收据很重要：国税厅的基本原则是所有支出必须有客观证据（收据或等同文件）支持。没有证明，税务部门无理由接受该扣除。

3.2 可能替代的文件

如果您没有原始收据，这些替代品可能被接受：

重要：替代文件结合多份证据效果最好。

3.3 棘手情况：现金支付无收据

最麻烦的情况：现金支付，没有收据，也没有银行记录。

您的选择：

1. 向商家申请补发收据 — 购买后3个月内，某些商家可能补发。致电商店说明；他们可能从系统生成收据。

1. 收集辅助证明 — 确认购买的邮件往来、所购商品的照片、任何电子交易记录。

1. 创建支付备忘录 — 记下：日期、金额、收款人、目的。可信度低于实际收据，但结合其他证据可能被接受。

1. 咨询税务专业人士 — 大额支出建议寻求专家指导。

税务审查现实：审查员会严格审查没有收据的高价值支出。对于金额在5,000日元以下且有合理解释的支出，通过概率更大。

3.4 禁止做的事

从不为大额支出申报缺乏文件 — 超过10万日元无证明 = 审查员的红旗

从不修改或伪造收据 — 这是欺诈。处罚包括追税 + 延迟费 + 欺诈罚款

从不两次申报同一支出 — 在两个类别中记录一笔支出 = 税收欺诈

4. 电子账簿保存法：2026年要求

4.1 什么是电子账簿保存法？

2024年1月，日本政府修订了电子账簿保存法（電子帳簿保存法），要求所有数字交易记录必须以电子方式存储。

这影响：

• 网上购物的邮件收据

• 电商网站的PDF发票

• 数字订阅确认

• 信用卡交易通知

• 银行转账通知

不受影响：

• 实际收到的纸质收据

• 面对面交易的纸质发票

4.2 数字保存要求

以电子方式存储收据时，您的系统必须满足这些条件：

4.3 实际数字存储方法

方法1：邮件整理（邮件文件夹系统）

使用Gmail或Outlook的文件夹/标签功能按月整理收据。

优点：

• 内置搜索

• 免费

• 易于按日期查找

缺点：

• 邮箱账户可能被破坏

• 存储空间限制

• 比专用系统组织性差

方法2：云存储（推荐）

Google Drive、Dropbox、Microsoft OneDrive等服务

文件夹结构：

收据管理 (2026)
├── 1月2026
│   ├── 交通和旅行费
│   ├── 办公用品
│   └── 餐饮和娱乐
├── 2月2026
│   └── ...
└── ...

优点：

• 内置版本历史（防止篡改）

• 优秀的搜索功能

• 从任何地方可访问

• 定期备份

• 协作功能

缺点：

• 大容量需订阅

方法3：收据管理应用（推荐）

使用Denpyo等专用收据管理应用，每天只需30秒即可完成收据保存。拍张照片，AI自动处理分类、时间戳和有组织的存储，满足所有法律要求。

工作方式：

1. 用手机拍摄收据照片

1. AI自动分类支出

1. 时间戳和可搜索存储自动完成

1. 需要时可导出CSV到会计软件

优点：

• 自动满足所有电子存储要求

• AI自动分类节省时间

• 每天30秒的习惯——无需学习

• 可导出CSV到会计软件（freee、Moneyforward等）

4.4 常见误解

误解1："我必须将所有纸质收据数字化并扔掉原件"

事实：您实际收到的纸质收据可以保存为纸质。您不需要数字化。

误解2："我必须使用云存储；本地存储是非法的"

事实：如果外置驱动器和本地服务器满足安全性和可搜索性要求，它们是可以接受的。

误解3："手机拍摄的收据照片不算"

事实：只要包含日期/时间信息，照片是可接受的。

5. 收据管理最佳实践

5.1 纸质收据整理系统

日常流程：

1. 立即归档收据 — 用订书机或回形针整理，按时间顺序排列，同日输入会计软件。

1. 月度整理 — 信封标注"2026年2月-办公用品"，如需要可按支出类别分开，存放在易取用地方。

1. 年度存档 — 文件盒标注"2025财年（2025年4月-2026年3月）"，存放在阴凉干燥处，最少保存7年。

专业提示：立即扫描褪色的收据为PDF，防止信息丢失。

5.2 电子收据整理系统

邮件收据：

• 按月创建标签/文件夹（"收据_2026-02"）

• 用Gmail星标功能标记重要发票

• 定期导出为PDF并备份

• 不要仅依赖邮件（账户可能被删除）

PDF和下载收据：

• 立即下载

• 用日期和说明重命名：2026-02-15_AWS服务_105.pdf"

• 存储在有组织的文件夹结构中

云存储结构示例：

Denpyo收据管理
├── 2026 (年份)
│   ├── 01-1月
│   │   ├── 办公用品
│   │   ├── 交通和旅行
│   │   ├── 水电费
│   │   └── 其他
│   ├── 02-2月
│   │   └── ...
│   └── ...
├── 2025 (存档)
│   └── ...
└── 重要 (需长期保存的发票)

5.3 与会计软件的集成

推荐工作流：

1. 拍摄收据照片 — 使用手机相机或扫描仪

1. 上传到会计软件 — freee、Moneyforward等

1. 验证自动分类 — AI建议类别；您确认

1. 软件自动时间戳 — 自动符合电子法规

1. 导出用于报税 — 直接到税务表单

此方法自动满足所有电子存储要求。

6. 常见问题

Q1: 5年（或蓝色申报的7年）后，我可以扔掉收据吗？

A: 保存期限到期后，通常可以。但要注意：

• 从报税日期开始计算，而非支出日期

• 示例：如果您在2025年3月15日报税2024财年，保存到2032年3月15日（7年后）

• 如果出现法律纠纷（例如客户付款纠纷），建议保存更长时间

Q2: 我需要保存数字副本和纸质副本吗？

A: 不需要。保留其中一种，不是两种。

• 收到纸质收据 → 保存为纸质

• 收到电子收据 → 保存为数字格式

• 例外：如果您扫描了纸质收据，可以丢弃原件

Q3: 如果收据是外语（英文、中文等）怎么办？

A: 没问题。外语收据是可以接受的。

但要准备好在审查时解释内容。

Q4: 出差时，我需要所有东西的收据吗？

A: 大多数是的，但有例外：

• 必需：所有餐饮、酒店和交通收据

• 不需要：日当/出差津贴（出張手当）— 改为保持旅行日记

Q5: 我刚发现丢失了一张重要收据。我该怎么办？

A: 迅速采取行动。选择：

1. 向商家申请补发 — 在购买后3个月内致电；许多会补发

1. 收集替代证明 — 银行对账单、信用卡对账单、确认邮件

1. 咨询税务专业人士 — 对于重大金额，专业指导很重要

Q6: 电子收据的截图可以接受吗？

A: 可以，如果包含时间戳。

包含日期和时间。更好的是使用自动添加时间戳的应用。

7. 面临税务审查时

7.1 自由职业者的审查概率

自由职业者和个人经营者年度审查概率约为1-3%。

概率增加如果：

• 年收入超过1000万日元

• 支出率异常高（超过90%）

• 收据与报告收入不一致

• 过去有多次修正申报

7.2 审查期间：展示收据

当税务审查员审查您的记录时，他们将：

1. 要求查看特定支出的收据

1. 检查一致性（日期、金额、商家）

1. 确认支出与业务相关

1. 与您的税务申报交叉验证

如果您无法出示收据：

• 该支出将被不认可（不扣除）

• 您的应税收入增加

• 您需补税加利息

为审查做准备：

• 按类别和日期整理收据

• 保持清晰的笔记说明每笔支出

• 准备解释任何大额或异常支出

• 考虑与税务专业人士合作

8. 2026年更新和持续变化

8.1 电子账簿保存法：持续演进

电子账簿保存法在2026年继续执行。政府正在考虑：

• 适度放松时间戳要求

• 简化扫描标准

• 继续关注数据完整性

8.2 发票系统（国内）的影响

2023年10月推出的"合格发票系统"（インボイス制度）影响您必须记录的文件：

• 供应商的税务注册号

• 税率（8%或10%）

• 合格与非合格发票的区分

总结

收据保存对于日本的自由职业者和个人经营者来说与报税同样重要。

关键要点：

1. 保存期限清晰 — 蓝色申报：7年，白色申报：5年

1. 多种文件类型有效 — 纸质收据、电子收据、银行对账单、IC卡记录、信用卡对账单

1. 推荐数字存储并越来越必需 — 电子账簿保存法适用于数字交易，云存储 + 会计软件 = 最简单的合规，可搜索性和时间戳至关重要

1. 没有收据？选择有限 — 收集替代文件，向商家申请补发，快速行动以最小化损害，对于大额金额咨询专业人士

1. 随时准备审查 — 组织有序的收据意味着放心审查，现代存储系统提供自动合规，税务专业人士可帮助处理复杂情况

2026年报税期限：2026年3月16日

立即开始组织您的收据！