馬來西亞7年記錄保管：文件和數位存儲要求

免責聲明：本文僅供信息參考，不構成稅務建議。有關馬來西亞記錄保管要求的官方指導，請諮詢馬來西亞國家稅務局（LHDN）或合格的稅務專業人士。法規可能會更改；請始終與LHDN核實當前要求。

介紹

馬來西亞國家稅務局（LHDN）要求企業和自由工作者保留最少7年的記錄。該要求適用於所有納稅人，並根據《1967年所得稅法》第82和82A條執行。

法律依據

《1967年所得稅法》第82條規定，納稅人必須從記錄創建或收到之日起保持最少7年。這個時間框架與馬來西亞的稅務評估時效制度一致。

LHDN要求的記錄

LHDN期望提供全面的審計證跡。具體要求的文件取決於您的業務類型，但基本核心包括：

• 銷售文件：發票、交貨單、銷售訂單、貸項通知單
• 費用文件：收據、供應商發票、小額現金記錄、費用報告
• 財務記錄：銀行對帳單、支票簿、付款憑證
• 合同和協議：服務合同、購買協議、貸款文件
• 工資單：工資單、考勤記錄
• 稅務記錄：已申報的稅務申報表、與LHDN的通信

數位存儲vs紙質存儲

LHDN接受數位副本，但必須滿足嚴格的清晰度和可訪問性標準。

數位記錄的要求：

• 清晰可讀：無模糊文字、缺失部分或損壞文件
• 可檢索：具有清晰命名約定的組織結構，長期存儲
• 真實性：未修改原件；任何編輯必須清楚記錄
• 完整性：多頁文檔的所有頁面都已保存
• 可訪問性：以LHDN可合理打開的格式存儲（PDF、JPEG等）

Denpyo等工具可以立即數位化紙質收據，建立滿足LHDN 7年保留要求的可搜尋記錄。

MyInvois的影響

MyInvois是馬來西亞的電子發票系統，正在改變記錄的保管方式。如果您通過MyInvois發出電子發票，電子版本就成為該交易的主要記錄——您不需要單獨的紙質副本。

按類別組織記錄

一個組織良好的記錄系統是關鍵。建議的結構：

• 年/月資料夾：例如，2026/01-January
• 子類別：銷售、費用、工資單、合同、稅務申報表
• 一致的命名：例如，INV-20260416-ClientName.pdf
• 主索引：可選電子表格連結文件ID到存儲路徑

不合規的罰款

LHDN對記錄保管非常認真。違反第112條的罰款包括：

• 罰款RM200至RM20,000（或罰款和監禁）
• 嚴重違反時監禁最多1年
• 在審計期間，如果記錄不完整，LHDN可能會根據假設估算收入

最佳實踐

• 使用會計軟體：基於雲的工具自動保存帶時間戳的記錄
• 立即數位化收據：不要等到年底；每月批量掃描
• 實施歸檔系統：一致性比完美性更重要
• 定期備份：使用雲或外部驅動器防止數據丟失
• 每月核對銀行對帳單：及早發現矛盾
• 保留費用日誌：簡單的電子表格，記錄現金費用
• 保存電子郵件通信：將重要的客戶和供應商通信保存為PDF

使用Denpyo簡化記錄管理

對於每月處理數十張收據的馬來西亞自由工作者，Denpyo簡化了數位化流程。上傳收據照片，Denpyo的AI會立即提取供應商、日期、金額和類別——建立滿足LHDN標準的可搜尋數位記錄。

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總結

馬來西亞的7年記錄保管要求是強制性的。通過了解LHDN的期望、系統地組織文件和利用數位工具，您可以保持合規性而不影響生產力。無論您保留紙質原件還是純數位副本，一致性和清晰度都是關鍵。