日本收據保存規則完全指南｜保存多久？保存什麼？【2026版】

免責聲明: 本文僅提供一般資訊，不構成稅務或法律建議。請諮詢合格的稅務專業人士（稅理士）了解您的具體情況。資訊基於日本國稅廳（NTA）官方來源，截至2026年2月。

揭露: 本文由Denpyo發布，Denpyo是為自由職業者和個人經營者提供收據和支出管理服務的平台。

引言：為什麼收據保存很重要？

「我已經用這張收據完成了報稅，現在可以丟掉了吧？」

如果您是日本的自由職業者或個人經營者，您可能會這樣想。但遺憾的是，即使報稅完成，您仍需長期保存收據 — 藍色申報需要保存7年，白色申報需要5年。

為什麼？簡單來說：稅務審查。日本國稅廳（NTA）可能在您報稅多年後進行審查。當他們要求「出示這筆支出的證據」時，您需要提供收據。沒有收據，該支出就不會被認可，您可能需要補稅（追徵課稅）。

本指南將介紹：

• 為什麼藍色申報需要保存7年，白色申報5年

• 哪些文件算是有效證明（紙質收據、電子發票、IC卡記錄、銀行對帳單）

• 電子帳簿保存法（電子帳簿保存法）的要求

• 遺失收據時如何處理

• 數位收據保存的最佳實踐

• 關於收據管理的常見問題

1. 收據保存期限：藍色申報 vs 白色申報

1.1 基本保存規則

1.2 藍色申報：7年規則

如果您選擇藍色申報（青色申告），必須保持詳細的帳簿記錄，並保存收據7年。這包括：

• 帳簿（帳簿類）

• 收據和發票（領收書・請求書）

• 支付記錄（支付記錄）

為什麼是7年？ 這基於稅務審查的訴訟時效：

• 基本審查期為3年

• 加上4年的潛在稅收欺詐期限

• 合計：自報稅之日起7年

來源: 國稅廳藍色申報系統

1.3 白色申報：5年規則

白色申報（白色申告）的保存期限較短，為5年。這是簡化報稅方式的標準記錄保存期限。

重要提示：即使白色申報「簡化」，您仍需保持完整的記錄。唯一的區別是保存期限較短。

1.4 7年（或5年）的計算起點

保存期限從報稅日期開始計算，而非支出日期。

範例：

• 您在2025年3月15日報稅2024年度稅務申報

• 對於該年度的收據，您必須保存至2032年3月15日（7年後）

重要提示：某些收據可能根據交易類型有不同的保存期限（例如：員工薪資記錄只需保存3年）。

2. 哪些文件算是有效證明？

2.1 紙質收據（紙の領収書）

紙質收據是最傳統和廣泛接受的證明形式。

有效收據應包含什麼？

• 日期 — 您購買的時間

• 金額 — 您支付的金額

• 商家名稱 — 發行收據的商店或企業

• 商品/服務描述 — 您購買的東西

保存提示：

• 使用迴紋針或釘書機將收據固定在一起

• 按月份整理在標有「2026年2月 - 辦公用品」的信封中

• 保存在安全、乾燥的地方，保存7年

• 避免受潮和日曬（墨水褪色）

提示：如果墨水褪色，應立即掃描並保存為PDF。

2.2 電子收據和電子郵件發票（デジタル領収書）

線上購物和數位服務生成電子收據。這些越來越普遍，完全有效。

有效的電子收據應包含什麼？

• 包含日期、金額、商家和描述

• 電子郵件收據有時間戳（證明您接收的時間）

• 可以作為PDF或截圖

保存方法：

• 電子郵件收據：建立按月份和類型組織的文件夾（「2026-02_Receipts」）

• PDF收據：下載並儲存在雲端儲存空間，按日期組織文件夾

• 截圖：包含日期/時間資訊並安全儲存

關鍵：電子帳簿保存法（電子帳簿保存法）

從2024年1月起，修訂法要求數位交易資料必須以電子方式儲存。這意味著：

• 電子收據應以數位格式保存

• 電子收據的紙本列印效果不太理想

• 您的儲存系統必須包含可搜尋性（按日期、金額、廠商）

• 您必須防止資料篡改

來源: 國稅廳電子帳簿保存法概述

2.3 IC卡使用記錄（ICカード利用履歴）

Suica、Pasmo等IC卡記錄可作為交通費用證明。

何時使用IC卡記錄：

• 火車和公車車費（旅費交通費）

• 商務旅行費用

• 出差移動費用（如適當記錄為商務旅行）

有效格式：

• 車站售票機列印的「使用記錄」（利用履歴）

• Suica/Pasmo手機應用交易記錄

• IC卡查詢車站領取的收據

保存方法：

• 拍照/截圖並附上日期說明

• 如果您從車站獲得列印收據，請保存

2.4 銀行帳單和交易記錄（銀行の取引履歴）

當您透過銀行轉帳付款時，您的銀行帳單將成為有效證明。

有效文件：

• 銀行存摺條目

• 線上銀行交易記錄（網路銀行）

• 銀行寄送的月度帳單

• 銀行應用程式截圖（日期清晰可見）

銀行記錄何時有用：

• 定期供應商付款

• 辦公用品訂閱

• 月度服務費（雲端託管、軟體訂閱）

• 商業貸款付款

信用卡帳單也有效 — 當您透過信用卡付款時，保存卡帳單作為證明。這對定期訂閱特別有效。

3. 沒有收據怎麼辦？

3.1 沒有收據能否申請支出？

「我遺失了收據。我還能申請這筆支出嗎？」

簡短答案：在某些情況下是可能的，但難度更大。

為什麼更難？ 因為日本國稅廳要求客觀證據來證明支出。沒有收據，您需要提供其他有力的替代證據。

3.2 可以替代的文件

如果您沒有收據，以下文件可能會被接受：

3.3 現金付款且沒有收據

最困難的情況是用現金付款且沒有收據，也沒有銀行記錄。

應對方法：

1. 建立出金單據 — 記下日期、金額、支付方和內容。但因信度較低，稅務審查時容易被指出。

1. 用其他記錄補充 — 電子郵件、聊天記錄（證明交易內容）、照片（購買商品的照片）、支付方的網站記錄。

1. 稍後獲得收據 — 如果付款不久，可以聯繫商店要求補開收據。

避免稅務審查問題：

• 僅限於小額支出（通常5,000日元以下）

• 準備多份補充記錄

• 在帳簿中詳細記錄

3.4 不該做的事

申請沒有收據的大額支出 — 10萬日元以上的支出必須有證據

改遺收據 — 違法行為。將面臨補稅 + 滯納稅 + 加算稅

無根據地多次申請同一支出 — 重複申請同一支出是逃稅行為

4. 電子帳簿保存法：2026年的規則

4.1 什麼是電子帳簿保存法？

從2024年1月1日施行的修訂法，數位收據和電子交易記錄原則上必須以電子方式保存。

受影響的電子交易：

• 電子郵件收據

• 線上商店購買記錄

• 信用卡付款

• 訂閱付款（例如：Adobe Creative Cloud、Zoom）

• 轉帳手續費通知

不受影響：

• 紙質收取的收據

• 紙質收取的發票

4.2 數位保存的要求

數位收據保存必須滿足以下要求：

4.3 實務數位保存方法

方法 1: 電子郵件文件夾整理

在Gmail或Outlook中將電子郵件文件夾按「月份」整理。

• 按月份組織電子郵件

• 包含「2026-02_Invoices」等標籤

• 每年定期將重要電子郵件匯出為PDF

方法 2: 雲端儲存空間（推薦）

將收據掃描檔案儲存在Google Drive、Dropbox、OneDrive等雲端空間。

優點：

• 搜尋功能完善（可按日期、關鍵詞搜尋）

• 篡改風險低（版本管理）

• 訪問方便

• 容量大

方法 3: 收據管理應用程式（推薦）

使用Denpyo等專用收據管理應用程式，每天只需30秒即可完成收據保存。拍張照片，AI自動處理分類、時間戳和有組織的儲存，滿足所有法律要求。

優點：

• AI自動分類會計科目

• 時間戳・搜尋功能自動對應

• 每天30秒的習慣即可完成——操作簡單

• 可匯出CSV到會計軟體（freee、Moneyforward等）

4.4 常見誤解

誤解 1：「紙質收據也必須掃描後丟棄」

不對。紙質收取的收據可以保留紙質形式。

誤解 2：「所有都必須保存在雲端，否則違法」

外接硬碟等本地保存，只要滿足要求就沒問題。

誤解 3：「用手機拍攝的收據不行」

用手機拍攝的收據，只要有時間戳保存就沒問題。

5. 收據管理的最佳實踐

5.1 紙質收據的管理方法

每日例行作業：

1. 當天用釘書機固定 — 按日期順序排列，輸入到家庭帳簿或會計軟體。

1. 月終整理進信封 — 寫上「2026年2月 - 通信費」等標題，按支出項目分類。

1. 按年度保存在文件盒 — 標記「2025年度（2025/4-2026/3）」，稅務審查可能的7年間不要丟棄。

掃描保存也很有用：

• 墨水褪色的收據應掃描為PDF

• 用手機應用程式拍照並儲存到雲端

• 也可以紙質保存1年，照片保存7年

5.2 數位收據的管理方法

電子郵件收據：

• Gmail的情況，使用標籤功能添加「Receipt-2026」等標籤

• 用星號功能標記重要收據

• 定期下載PDF作為備份

線上商店收據：

• 下載後保存到日期文件夾

• 檔案名稱記為「2026-02-01_Amazon_1500yen」這樣含有日期和內容

雲端儲存空間的使用：

Google Drive/
├── 2026年度收支管理
│   ├── 1月 - 收據
│   ├── 2月 - 收據
│   ├── 3月 - 收據
│   └── ...
├── 發票（收取）
├── 支付通知
└── IC卡使用記錄

5.3 與會計軟體的整合

目前許多自由職業者和個人經營者都使用會計軟體。

推薦流程：

1. 用手機拍攝收據

1. 上傳照片到會計軟體（例如：freee）

1. AI自動分類會計科目

1. 確認內容後進行報稅

這個流程自動滿足所有電子保存要求（7年保存、搜尋功能、防篡改）。

6. 常見問題（FAQ）

Q1: 從報稅後5年（藍色申報7年）後，收據可以丟棄嗎？

A: 基本上可以，但需要注意。

• 從申報年度開始計算。例如，在2025年3月15日申報2024年度，需要保存至2032年3月15日。

• 如果存在法律糾紛（例如：與交易方的合約糾紛），建議長期保存

Q2: 數位和紙質，都要保存嗎？

A: 不，保存其中一種就可以。

• 紙質收取 → 以紙質保存

• 數位收取 → 以數位保存

• 例外情況是「紙質收取後掃描為數位」時，掃描後可以丟棄紙質。

Q3: 收據是英文或中文的情況？

A: 沒有問題。可以保留外文形式。

但稅務審查時需要準備好說明內容。

Q4: 出差時，是否需要所有收據？

A: 基本上是，但有一些例外。

• 必須：餐費、住宿費、交通費收據

• 不需要：日當（出差津貼）不需要收據。相反需要記日記

Q5: 發現遺失了重要收據。現在可以補救嗎？

A: 還不晚，但要快速行動。選項包括：

1. 申請收據補開 — 付款後3個月內，可聯繫商店申請補開

1. 收集替代文件 — 銀行帳單、信用卡記錄、電子郵件等

1. 諮詢稅務專業人士 — 金額較大時，專業人士的建議很重要

Q6: 數位收據的截圖有效嗎？

A: 有效，但時間戳很重要。

截圖需記下拍攝日時，或用時間戳應用程式為截圖添加日期和時間。

7. 如果稅務部門要求查看收據

7.1 稅務審查的可能性

自由職業者或個人經營者面臨大約1～3%的稅務審查可能性。

但在以下情況下可能性會增加：

• 收入金額很大（1,000萬日元以上）

• 支出比例異常高（90%以上）

• 收據記載內容不自然（個人支出混入）

• 過去修正申報多

7.2 沒有收據時的應對

稅務審查官會：

• 「這筆支出有收據嗎？」

• 沒有收據就判定為「不是支出」

此時：

1. 提示其他證明文件（銀行帳單等）

1. 說明支出的合理性

1. 部分支出可能被削減

避免最壞情況：

• 日常重視收據保存

• 遺失時儘早諮詢稅務專業人士

• 確定報稅前完成整理

8. 2026年及以後的變更和注意事項

8.1 電子帳簿保存法的持續運用

2024年1月施行的修訂法在2026年也繼續施行。

重要變更：「一定的要求緩和」

政府考慮到納稅人的負擔，正在考慮以下事項：

• 時間戳要求的部分緩和

• 機械讀取要求的簡化

8.2 發票制度的影響

2023年10月推行的「適格發票等保存方式（發票制度）」改變了部分需要保存的文件內容。

成為保存必須項：

• 交易方的登記號碼（稅務署登記號碼）

• 稅率記載（8%還是10%）

• 適格發票的區分

總結

收據保存對於自由職業者和個人經營者來說，與報稅同樣重要。

應記住的重點：

1. 保存期限原則 — 藍色申報：7年，白色申報：5年

1. 有效的文件種類多 — 紙質收據、電子收據、銀行帳單、IC卡使用記錄

1. 建議數位保存 — 2024年1月起電子交易必須數位保存，雲端儲存空間、會計軟體的使用方便

1. 沒有收據時有應對方法 — 可用替代文件補充，及時處理很重要

1. 為稅務審查做好準備 — 有妥善整理的收據，審查也不必害怕，整理的習慣也有助於節稅

2026年報稅期限: 3月16日（一）

在期限前完成收據整理吧！