Perkara Utama: Wajib vs Pilihan
Undang-undang Penyimpanan Rekod Elektronik mempunyai bahagian "wajib" dan "pilihan". Kedua-duanya sering dikelirukan, jadi memahami perbezaannya adalah penting.
Wajib vs Pilihan
Wajib (Jan 2024+)
Penyimpanan Data Transaksi Elektronik
- Invoices/receipts received by email
- E-commerce order confirmations/receipts
- Cloud service statements
Ini mesti disimpan dalam format elektronik
Pilihan (Terpulang kepada Anda)
Penyimpanan Imbasan Resit Kertas
- Paper receipts from stores
- Invoices received by mail
- Handwritten receipts
Boleh didigitalkan jika keperluan dipenuhi (atau simpan kertas)
Keperluan Penyimpanan Imbasan
Untuk mengimbas resit kertas bagi penyimpanan digital dan melupuskan salinan asal, keperluan berikut mesti dipenuhi:
1. Timestamp Attachment
A timestamp must be attached within approximately 7 business days of scanning. Alternatively, use a system that tracks modification/deletion history.
2. Resolution & Color Requirements
Resolution of 200dpi or higher, saved in color (RGB 256+ gradation each). Most smartphone cameras meet these requirements.
3. Size Information Preservation
For A4 or smaller documents, size information storage may not be required. For smartphone photos, the image should be viewable at original size or larger.
4. Search Functionality
Must be searchable by date, amount, and vendor. Range searches and combined conditions are also required.
5. Modification/Deletion History
When data is modified or deleted, the fact and content must be verifiable. Alternatively, use a system that prevents modifications/deletions.
Amaran: Foto Telefon Pintar Sahaja Mungkin Tidak Mencukupi
Sekadar mengambil foto dengan telefon pintar anda tidak memenuhi keperluan di atas (terutamanya cap masa dan carian). Anda perlu menggunakan sistem atau aplikasi yang mematuhi Undang-undang Penyimpanan Rekod Elektronik.
Penyimpanan Data Transaksi Elektronik (Wajib)
Sejak Januari 2024, data yang diterima melalui transaksi elektronik mesti disimpan secara elektronik. Mencetak dan menyimpan salinan kertas tidak lagi dibenarkan.
Contoh Transaksi Elektronik
- PDF invoices/receipts sent by email
- Order confirmations from Amazon, Rakuten, etc.
- Credit card online statements
- SaaS service statements (Slack, Notion, etc.)
- EDI system transaction data
Keperluan Penyimpanan
Penyimpanan data transaksi elektronik memerlukan "keaslian" dan "kebolehlihatan." Sebagai pendekatan ringkas, memenuhi salah satu daripada yang berikut sudah memadai:
Kaedah Pematuhan (Pilih Satu)
- Receive data with timestamp already attached
- Attach timestamp promptly after receipt
- Use a system that prevents or logs modifications/deletions
- Establish and follow procedures for fraud prevention
Cara Denpyo Membantu
Denpyo mematuhi keperluan Undang-undang Penyimpanan Rekod Elektronik, membolehkan anda menyimpan resit dengan cara yang patuh hanya dengan mengambil foto.
Lampiran Cap Masa
Melampirkan cap masa secara automatik semasa ditangkap
Fungsi Carian
Boleh dicari mengikut tarikh, amaun dan vendor
Pencegahan Gangguan
Merekodkan semua pengubahsuaian dan pemadaman secara automatik
Penyimpanan 7 Tahun
Penyimpanan awan jangka panjang yang selamat
