Ambilan Penting
Untuk pekerja bebas dan pemilik tunggal, resit mesti disimpan selama 7 tahun (Pulangan Biru) atau 5 tahun (Pulangan Putih). Apabila ragu, simpan rekod selama 7 tahun untuk keselamatan.
Tempoh Penyimpanan mengikut Jenis Pemfailan
| Jenis Pemfailan | Tempoh Penyimpanan | Asas Undang-undang |
|---|---|---|
| Pulangan Biru | 7 Tahun | Panduan Penyimpanan Rekod NTA |
| Pulangan Putih | 5 Tahun | Panduan Penyimpanan Rekod NTA |
Di atas adalah tempoh penyimpanan asas. Bagi pemfail Pulangan Biru yang pendapatan dari dua tahun sebelumnya adalah ¥3 juta atau kurang, beberapa dokumen boleh disimpan selama 5 tahun. Namun, menyimpan semua dokumen selama 7 tahun adalah pendekatan paling selamat tanpa mengira jenis pemfailan.
Jenis Dokumen untuk Disimpan
| Jenis Dokumen | Contoh | Biru | Putih |
|---|---|---|---|
| Ledger | Jurnal, ledger am, buku perbelanjaan, akaun boleh terima, akaun perlu bayar | 7t | 7t |
| Penyata Kewangan | Penyata L&R, lembaran imbangan, senarai inventori | 7t | 7t |
| Rekod Tunai & Bank | Resit, buku bank, stub cek, dokumen pinjaman | 7t* | 5t |
| Dokumen Lain | Invois, sebutan harga, kontrak, slip penghantaran | 5t | 5t |
* 5 tahun jika pendapatan dari 2 tahun sebelumnya adalah ¥3 juta atau kurang
Mengapa Simpan Resit?
1. Persediaan untuk Audit Cukai
Pihak berkuasa cukai mungkin mengaudit pemfailan lampau. Resit diperlukan untuk membuktikan kesahihan perbelanjaan. Tanpa dokumen dalam tempoh retensi, perbelanjaan mungkin tidak dibenarkan.
2. Keperluan Pulangan Biru
Untuk menerima potongan khas (sehingga ¥650,000) dengan Pulangan Biru, simpan kira-kira yang betul dan retensi dokumen adalah wajib. Kegagalan mematuhi mungkin mengakibatkan kehilangan kelulusan Pulangan Biru.
3. Pengesahan Perbelanjaan
Untuk perbelanjaan yang anda tuntut, anda memerlukan dokumen yang membuktikan "bila," "di mana," "apa," dan "berapa" yang dibelanjakan. Resit ialah bukti paling asas yang mengandungi maklumat ini.
Tentang Penyimpanan Digital
Di bawah Undang-undang Penyimpanan Rekod Elektronik yang disemak, resit kertas boleh diimbas dan disimpan secara digital jika keperluan tertentu dipenuhi. Namun, ini pilihan, bukan kewajipan.
Keperluan Penyimpanan Digital (Gambaran Keseluruhan)
- Timestamp attachment
- Tamper prevention measures
- Search functionality (date, amount, vendor)
Untuk butiran, lihat "Panduan Pendigitalan".
Amaran: Pelupusan Pramatang
Melupuskan resit sebelum tempoh penyimpanan tamat boleh menyebabkan perbelanjaan ditolak semasa audit. Bagi pemfail Pulangan Biru, penyimpanan rekod yang tidak mencukupi malah boleh menyebabkan kehilangan kelulusan Pulangan Biru.
Amalan Terbaik Penyimpanan Resit
- When in doubt, keep for 7 years
Filing types may change, so keeping all documents for 7 years is the safest approach.
- Organize by fiscal year
Organizing by tax year makes it easy to find documents when needed.
- Create digital backups
Paper receipts fade over time, so taking photos as backup is recommended.
- Label with disposal dates
Labels like "Keep until 2032" make it clear when documents can be disposed of.
