【Phiên bản 2026】Mẫu Xanh vs Mẫu Trắng tại Nhật Bản｜Hướng dẫn toàn diện cho Freelancer năm đầu tiên

Lưu ý quan trọng: Bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo và không phải là tư vấn thuế chuyên nghiệp. Luật thuế thay đổi hàng năm và hoàn cảnh cá nhân khác nhau. Vui lòng tham khảo ý kiến của chuyên gia thuế có chứng chỉ hoặc cơ quan thuế địa phương để được tư vấn cụ thể cho trường hợp của bạn.

Tiết lộ: Bài viết này được đăng trên blog Denpyo. Denpyo cung cấp dịch vụ quản lý hóa đơn và chi phí. Các công cụ và dịch vụ được giới thiệu trong bài viết có thể bao gồm sản phẩm của Denpyo.

Lời mở đầu: Kết luận là "Nếu phân vân, hãy chọn Mẫu Xanh"

Bạn là freelancer năm đầu tiên tại Nhật Bản và đang phân vân về cách khai thuế?

「Mẫu Xanh và Mẫu Trắng, cái nào tốt hơn?」
「Sổ sách kế toán có vẻ khó...」
「Thực ra khác nhau như thế nào?」

Kết luận ngay từ đầu: Nếu bạn đang phân vân, hãy chọn Mẫu Xanh (青色申告).

Lý do là nếu tận dụng khoản giảm trừ đặc biệt 650.000 yên của Mẫu Xanh, bạn có thể tiết kiệm hơn 100.000 yên thuế mỗi năm. Hơn nữa, từ năm 2026, khoản giảm trừ cơ bản được mở rộng lên tối đa 950.000 yên, khiến lợi ích của Mẫu Xanh càng lớn hơn.

「Nhưng kế toán kép có vẻ khó...」— Bạn không cần lo lắng. Hiện nay, với phần mềm kế toán (freee, Money Forward, Yayoi...), bạn có thể tạo sổ kế toán kép mà không cần kiến thức chuyên môn.

Trong bài viết này bạn sẽ học được:

• Sự khác biệt cơ bản giữa Mẫu Xanh và Mẫu Trắng
• Điều kiện để nhận được khoản giảm trừ 650.000 yên
• Mô phỏng tiết kiệm thuế theo mức thu nhập
• Cách viết và nộp đơn xin phê duyệt Mẫu Xanh
• Mối quan hệ với cải cách thuế 2026

1. Kiến thức cơ bản về Mẫu Xanh và Mẫu Trắng

1.1 Mẫu Xanh và Mẫu Trắng là gì?

Tại Nhật Bản, khi cá nhân kinh doanh hoặc freelancer khai thuế, có hai phương pháp: 「Mẫu Xanh (青色申告)」và「Mẫu Trắng (白色申告)」.

Tên gọi này xuất phát từ việc trước đây tờ khai thuế có màu xanh và trắng. Hiện nay màu giấy đã giống nhau nhưng tên gọi vẫn được giữ lại.

Nguồn: Cục Thuế Quốc gia Tax Answer No.2070 Chế độ Mẫu Xanh

1.2 Đối tượng có thể sử dụng Mẫu Xanh

Những người có thể khai Mẫu Xanh là những người có các loại thu nhập sau:

• Thu nhập kinh doanh: Thu nhập từ hoạt động kinh doanh của freelancer, cá nhân kinh doanh
• Thu nhập bất động sản: Thu nhập từ cho thuê căn hộ, bãi đỗ xe...
• Thu nhập lâm nghiệp: Thu nhập từ khai thác và chuyển nhượng rừng

Lưu ý: Nếu thu nhập từ công việc phụ được phân loại là「thu nhập khác (雑所得)」thì không thể sử dụng Mẫu Xanh. Để được công nhận là thu nhập kinh doanh, cần đáp ứng các yêu cầu về tính liên tục, tính lợi nhuận...

2. 5 Lợi ích của Mẫu Xanh

Lợi ích 1: Giảm trừ đặc biệt tối đa 650.000 yên

Lợi ích lớn nhất của Mẫu Xanh là khoản giảm trừ đặc biệt Mẫu Xanh.

5 điều kiện để nhận giảm trừ 650.000 yên:

• ✅ Có thu nhập kinh doanh hoặc thu nhập bất động sản
• ✅ Ghi sổ theo phương pháp kế toán kép (phức thức)
• ✅ Đính kèm bảng cân đối kế toán và báo cáo lãi lỗ trong tờ khai thuế
• ✅ Nộp điện tử qua e-Tax hoặc tuân thủ Luật Bảo quản sổ sách điện tử
• ✅ Nộp trong thời hạn (năm 2026 là ngày 16 tháng 3)

Nguồn: Cục Thuế Quốc gia Tax Answer No.2072 Giảm trừ đặc biệt Mẫu Xanh

Lợi ích 2: Chuyển lỗ trong 3 năm

Với Mẫu Xanh, nếu kinh doanh bị lỗ, bạn có thể chuyển khoản lỗ đó sang 3 năm tiếp theo.

Ví dụ cụ thể:

• Năm 2025: Lỗ 1.000.000 yên
• Năm 2026: Lãi 800.000 yên → Bù trừ, thu nhập chịu thuế = 0 yên
• Năm 2027: Lãi 500.000 yên → Bù trừ phần còn lại 200.000 yên, thu nhập chịu thuế = 300.000 yên

Với Mẫu Trắng thì không thể chuyển lỗ. Đối với freelancer mới bắt đầu, thường có chi phí đầu tư thiết bị ban đầu dẫn đến lỗ, chế độ này rất quan trọng.

Lợi ích 3: Lương gia đình được tính toàn bộ vào chi phí

Với「Lương nhân viên chuyên trách kinh doanh Mẫu Xanh」, lương trả cho người thân có thể được tính toàn bộ vào chi phí.

Điều kiện:

• Vợ/chồng hoặc người thân từ 15 tuổi trở lên sống chung
• Làm việc toàn thời gian cho doanh nghiệp ít nhất 6 tháng/năm
• Nộp trước「Đơn khai báo lương nhân viên chuyên trách Mẫu Xanh」
• Mức lương phù hợp với công việc

Với Mẫu Trắng, có chế độ「Giảm trừ nhân viên chuyên trách kinh doanh」nhưng bị giới hạn (vợ/chồng 860.000 yên, người khác 500.000 yên).

Lợi ích 4: Khấu hao một lần tài sản dưới 300.000 yên

Thông thường, tài sản từ 100.000 yên trở lên cần khấu hao theo thời gian, nhưng với Mẫu Xanh, tài sản dưới 300.000 yên có thể được tính vào chi phí ngay trong năm mua (Chế độ tài sản khấu hao nhỏ).

Ví dụ: Mua máy tính 250.000 yên

• Mẫu Trắng: Khấu hao trong 4 năm
• Mẫu Xanh: Tính toàn bộ 250.000 yên vào chi phí ngay năm mua

※Tổng cộng tối đa 3.000.000 yên/năm

Nguồn: Luật Biện pháp Thuế Đặc biệt Điều 28-2

Lợi ích 5: Ghi nhận dự phòng nợ khó đòi

Bạn có thể ghi nhận 5,5% các khoản phải thu và tiền chưa thanh toán vào「Dự phòng nợ khó đòi」như chi phí. Đây là chế độ đề phòng rủi ro không thu hồi được tiền, và có thể ghi nhận như chi phí ngay cả khi chưa xảy ra nợ xấu thực sự.

3. Lợi ích của Mẫu Trắng

Mẫu Trắng cũng có những lợi ích sau:

Lợi ích 1: Không cần đăng ký trước

Mẫu Trắng chỉ cần nộp đơn khai báo mở doanh nghiệp là OK. Không cần nộp đơn xin phê duyệt như Mẫu Xanh. Nếu bạn muốn「từ năm nay dùng Mẫu Xanh」nhưng đã lỡ hạn đăng ký, năm đó chỉ có thể dùng Mẫu Trắng.

Lợi ích 2: Sổ sách đơn giản

Chỉ cần sổ đơn giản (ghi chép thu nhập và chi phí) nên ít tốn công sức.

Lợi ích 3: Phù hợp cho người làm thêm với thu nhập nhỏ

Nếu bạn là nhân viên công ty có công việc chính và thu nhập phụ nhỏ (khoảng vài trăm nghìn yên/năm), Mẫu Trắng có thể đủ. Tuy nhiên, nếu quy mô đủ để dùng Mẫu Xanh, cần cân nhắc hiệu quả tiết kiệm thuế.

4. Mô phỏng theo thu nhập【Tính toán lãi lỗ】

Hãy mô phỏng xem thực tế chênh lệch bao nhiêu.

4.1 Điều kiện giả định

• Cá nhân kinh doanh (chỉ có thu nhập kinh doanh)
• Chi phí = 30% doanh thu
• Giảm trừ bảo hiểm xã hội 400.000 yên
• Áp dụng giảm trừ cơ bản năm 2026

4.2 Trường hợp thu nhập 3.000.000 yên/năm

※Nếu tính cả thuế cư dân thì tiết kiệm khoảng 60.000 yên/năm

4.3 Trường hợp thu nhập 5.000.000 yên/năm

※Nếu tính cả thuế cư dân thì tiết kiệm khoảng 120.000 yên/năm

4.4 Trường hợp thu nhập 8.000.000 yên/năm

5. Cách nộp đơn xin phê duyệt Mẫu Xanh

5.1 Thời hạn nộp

Ví dụ: Muốn dùng Mẫu Xanh từ năm 2027
→ Nộp đơn trước ngày 17 tháng 3 năm 2027 (Thứ Hai)
※Năm 2027, ngày 15/3 rơi vào Thứ Bảy nên hạn chót là ngày làm việc tiếp theo

5.2 Giấy tờ cần thiết

• Đơn xin phê duyệt khai thuế thu nhập theo Mẫu Xanh - Tải từ Cục Thuế Quốc gia
• Đơn khai báo mở doanh nghiệp (nộp cùng nếu chưa nộp)

5.3 Cách điền đơn

5.4 Cách nộp

• e-Tax: Nộp online (cần thẻ My Number)
• Gửi bưu điện: Gửi đến cơ quan thuế quản lý
• Nộp trực tiếp: Mang đến quầy cơ quan thuế

6. Điểm quan trọng để chắc chắn nhận được giảm trừ 650.000 yên

Điểm 1: Nộp điện tử qua e-Tax

Từ năm 2020, để nhận giảm trừ 650.000 yên, việc nộp điện tử qua e-Tax là bắt buộc. Nếu nộp giấy, mức giảm trừ sẽ giảm xuống còn 550.000 yên.

Những thứ cần cho e-Tax:

• Thẻ My Number
• Đầu đọc thẻ IC hoặc Smartphone

Điểm 2: Ghi sổ theo phương pháp kế toán kép

Sử dụng phần mềm kế toán thì sổ kế toán kép sẽ được tạo tự động.

Phần mềm kế toán phổ biến:

• freee Accounting
• Money Forward Cloud Kakutei Shinkoku
• Yayoi Accounting Online

Điểm 3: Nộp trong thời hạn

Nếu nộp sau thời hạn, mức giảm trừ 650.000 yên sẽ bị giảm xuống còn 100.000 yên.

Thời hạn khai thuế năm 2026 là ngày 16 tháng 3 (Thứ Hai). Hãy chắc chắn nộp trong thời hạn.

7. Trường hợp nào nên dùng Mẫu Trắng?

Mặc dù Mẫu Xanh có nhiều lợi ích, nhưng cũng có trường hợp Mẫu Trắng là đủ:

Trường hợp 1: Công việc phụ với thu nhập khoảng 200.000 yên/năm

Nếu thu nhập từ công việc phụ nhỏ, hiệu quả tiết kiệm thuế cũng hạn chế. Xét đến công sức làm sổ sách, dùng Mẫu Trắng cũng không vấn đề.

Trường hợp 2: Dự định ngừng kinh doanh trong năm nay

Nếu ngừng kinh doanh trước khi được hưởng lợi ích từ Mẫu Xanh, hãy xử lý đơn giản bằng Mẫu Trắng.

Trường hợp 3: Thực sự thấy việc làm sổ sách quá khó

Nếu dùng phần mềm kế toán mà vẫn thấy khó, không cần gắng gượng, có thể bắt đầu từ Mẫu Trắng. Tuy nhiên, hãy nhận thức rằng bạn đang bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm thuế.

8. Mối quan hệ với cải cách thuế 2026

Từ kỳ khai thuế năm 2026, giảm trừ cơ bản được mở rộng lên tối đa 950.000 yên. Điều này làm cho hiệu quả kết hợp với giảm trừ đặc biệt Mẫu Xanh càng lớn hơn.

Tức là: Với Mẫu Xanh + mở rộng giảm trừ cơ bản, freelancer thu nhập thấp đến trung bình sẽ có lợi hơn.

→ Đọc chi tiết về cải cách thuế 2026

9. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Q1: Có thể chuyển từ Mẫu Xanh sang Mẫu Trắng giữa chừng không?

A: Có, có thể. Để ngừng Mẫu Xanh, hãy nộp「Đơn xin hủy Mẫu Xanh」. Tuy nhiên, nếu sau đó muốn dùng lại Mẫu Xanh, cần đăng ký phê duyệt mới.

Q2: Chưa nộp đơn khai báo mở doanh nghiệp, có thể dùng Mẫu Xanh không?

A: Không thể. Mẫu Xanh chỉ dành cho người đã nộp đơn khai báo mở doanh nghiệp. Hãy nộp cùng với đơn xin phê duyệt Mẫu Xanh.

Q3: Công việc phụ có thể dùng Mẫu Xanh không?

A: Có thể nếu được công nhận là thu nhập kinh doanh. Tuy nhiên, việc công việc phụ có được coi là「kinh doanh」hay không tùy thuộc vào phán đoán của cơ quan thuế. Nếu bị coi là thu nhập khác (雑所得), không thể dùng Mẫu Xanh.

Q4: Có nhất thiết phải dùng phần mềm kế toán không?

A: Không bắt buộc, nhưng làm kế toán kép thủ công rất khó. Với chi phí phần mềm khoảng 10.000~20.000 yên/năm, có thể tiết kiệm được hàng chục nghìn đến hàng trăm nghìn yên thuế, rất đáng đầu tư.

Q5: Quên đăng ký thì có thể dùng Mẫu Xanh từ năm sau không?

A: Có. Khai năm 2026 bằng Mẫu Trắng, sau đó đăng ký trước ngày 15/3/2027, bạn có thể dùng Mẫu Xanh từ năm 2027.

Tổng kết

Hãy ôn lại cách chọn giữa Mẫu Xanh và Mẫu Trắng.

Nên chọn Mẫu Xanh nếu:

• ✅ Hoạt động chính thức với tư cách freelancer・cá nhân kinh doanh
• ✅ Dự kiến thu nhập trên 1.000.000 yên/năm
• ✅ Có khả năng bị lỗ (tận dụng chuyển lỗ)
• ✅ Có người thân làm việc trong doanh nghiệp
• ✅ Có nhiều đầu tư thiết bị dưới 300.000 yên

Mẫu Trắng cũng OK nếu:

• ✅ Công việc phụ với thu nhập nhỏ khoảng 200.000 yên/năm
• ✅ Dự định ngừng kinh doanh trong năm nay
• ✅ Muốn xử lý đơn giản nhất có thể

5 điểm cần nhớ:

• 💰 Giảm trừ 650.000 yên có thể tiết kiệm trên 100.000 yên thuế/năm
• 📅 Thời hạn đăng ký là ngày 15 tháng 3 (mở mới trong 2 tháng)
• 💻 Không nộp qua e-Tax sẽ bị giảm xuống 550.000 yên
• 📱 Dùng phần mềm kế toán thì kế toán kép cũng đơn giản
• 📈 Mở rộng giảm trừ cơ bản 2026 làm lợi ích càng lớn

Liên kết hữu ích

Tài liệu tham khảo・Nguồn

• Cục Thuế Quốc gia Tax Answer No.2070 Chế độ Mẫu Xanh
• Cục Thuế Quốc gia Tax Answer No.2072 Giảm trừ đặc biệt Mẫu Xanh
• Cục Thuế Quốc gia「Đơn xin phê duyệt Mẫu Xanh」
• Luật Biện pháp Thuế Đặc biệt Điều 28-2
• Bộ Tài chính「Đề cương cải cách thuế năm Reiwa 7」