什麼是電子帳簿保存法？
電子帳簿保存法是規定以電子資料保存帳簿和文件時的規則的法律。根據2024年1月的修訂，電子交易資料（透過郵件或網路收到的發票、收據等）必須以電子形式保存。
電子保存的3種類別
電子交易資料
(義務)透過郵件·網路收到的發票·收據等
範例: 亞馬遜等電商網站收據, 郵件附件PDF發票, 雲端服務使用明細
2024年1月起電子保存義務化。不可紙本保存。
掃描保存
將紙本收到的文件掃描/拍照保存
範例: 紙本收據, 紙本發票, 紙本合約
可選。保存紙本原件時不需要。
電子帳簿
會計軟體建立的日記帳·總帳等
範例: 日記帳, 總帳, 銷售帳·採購帳
可選。滿足優良電子帳簿要求可獲得稅務優惠。
電子保存要求
時間戳要求(重要)
電子資料須在交易日起最長約2個月+7個工作日內加蓋時間戳。或使用保留修改刪除記錄的系統。
確保真實性(重要)
防篡改措施：需要時間戳、保留修改·刪除記錄的系統、或無法修改·刪除的系統之一。
確保檢索功能
需要能夠按交易日期、交易金額、交易方3項進行檢索。但小規模企業可能豁免。
確保可讀性
需要隨時能夠快速在螢幕或紙面上輸出的環境。
合規步驟
1
確認目標文件
確認是否有透過郵件或網路收到的電子資料。這些必須電子保存。
2
選擇保存系統
選擇符合電子帳簿保存法的雲端服務或軟體。Denpyo已合規。
3
制定運營規則
事先確定何時、由誰、如何保存電子資料的規則。
4
實施保存
收到電子資料後及時保存到系統。注意時間戳要求。
小規模企業寬限措施
銷售額1000萬日圓以下的小規模企業可免除檢索功能確保要求。但仍需按日期·交易方整理保存電子資料。如能應稅務署要求提交資料，時間戳要求也可免除。
