Hướng dẫn Tuân thủ Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử

Miễn trừ trách nhiệm: Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không cấu thành tư vấn thuế hoặc pháp lý. Vui lòng tham khảo với chuyên gia thuế hoặc kế toán có tinh thần pháp lý cho tình huống cụ thể của bạn.
Công bố thông tin: Đây là bài đăng chính thức trên blog Denpyo. Trong khi chúng tôi mô tả các tính năng sản phẩm, tất cả các yêu cầu pháp lý đều dựa trên hướng dẫn chính thức của NTA.

Giới thiệu: "Tôi thực sự phải làm gì?"

"Tôi đã nghe nói về Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử, nhưng nó có áp dụng cho tôi không?" "Có những hình phạt nặng không?"

Kể từ tháng 1 năm 2024, lưu trữ kỹ thuật số của dữ liệu giao dịch điện tử đã trở thành bắt buộc hoàn toàn tại Nhật Bản. Điều này áp dụng cho mọi người từ những người làm freelance độc lập đến những doanh nghiệp nhỏ — nếu bạn nộp tờ khai thuế, bạn sẽ bị ảnh hưởng.

"Nhưng tôi thực sự phải làm gì?" là câu hỏi phổ biến nhất chúng tôi nhận được. Tin tốt là khi bạn hiểu các yêu cầu, việc tuân thủ không phức tạp lắm. Bài viết này phân tích những điều cơ bản của Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử (電子帳簿保存法) dựa trên hướng dẫn chính thức của NTA, và cho thấy cách Denpyo tự động hóa công việc nặng.

Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử là gì?

Bối cảnh và mục đích của pháp luật

Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử (電帳法) quy định cách lưu trữ kỹ thuật số hồ sơ kinh doanh và tài liệu hỗ trợ. Được ban hành lần đầu vào năm 1998, các sửa đổi năm 2022 và 2024 đã mở rộng đáng kể phạm vi áp dụng. Cổng thông tin chuyên dụng của NTA có những lời giải thích chi tiết, nhưng bản chất rất đơn giản: đưa luật pháp vào kỷ nguyên kỹ thuật số để các doanh nghiệp có thể chuyển từ hộp đựng giấy phía sau đến quản lý hồ sơ dựa trên đám mây hiệu quả.

Những thay đổi trong năm 2024

Từ tháng 1 năm 2024, những điều sau đây trở thành bắt buộc (NTA: Giao dịch điện tử):

Loại dữ liệu	Yêu cầu	Ví dụ
Dữ liệu giao dịch điện tử	Phải lưu trữ kỹ thuật số (in ra giấy là KHÔNG được phép)	Hóa đơn PDF nhận qua email
Hóa đơn/biên lai qua email	Yêu cầu lưu trữ kỹ thuật số	Bảng kê phí dịch vụ đám mây
Biên lai thương mại điện tử	Yêu cầu lưu trữ kỹ thuật số	Lịch sử mua hàng Amazon hoặc Rakuten

Lưu ý rằng quét các biên lai giấy để lưu trữ kỹ thuật số (Lưu trữ quét) vẫn tùy chọn — nhưng nếu bạn mệt mỏi với những tập hợp biên lai giấy, nó thực sự đáng để áp dụng.

Ai bị ảnh hưởng? — Có, cả bạn

Luật này áp dụng cho những chủ sở hữu doanh nghiệp tự do (bao gồm cả những người làm freelance), công ty (doanh nghiệp nhỏ và khởi nghiệp), và những người salaried workers nộp tờ khai thuế cho thu nhập phụ. Nói ngắn gọn: nếu bạn nộp tờ khai thuế, bạn sẽ tuân theo luật này.

Như hướng dẫn tuân thủ của PwC Japan lưu ý, không có ngoại lệ dựa trên kích thước — "chúng tôi quá nhỏ để lo lắng" không áp dụng.

3 Yêu cầu để Lưu trữ Kỹ thuật số

Để lưu trữ biên lai và hóa đơn kỹ thuật số theo Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử, bạn phải đáp ứng ba yêu cầu do NTA đặt ra. Chúng nghe có vẻ kỹ thuật, nhưng hãy xem qua từng cái.

Yêu cầu 1: Tính xác thực — Chứng minh dữ liệu không bị giả mạo

Bạn cần chứng minh rằng dữ liệu lưu trữ không bị thay đổi. Điều này có nghĩa là dấu thời gian trên các bản ghi, duy trì lịch sử chỉnh sửa/xóa, và các biện pháp ngăn chặn giả mạo. Ví dụ, nếu bạn quét một hóa đơn nhận được vào ngày 15 tháng 3 và dấu thời gian được áp dụng cùng ngày hôm đó, nó chứng minh rằng "tài liệu này tồn tại vào ngày này."

Yêu cầu 2: Tính hiển thị — Dữ liệu phải có thể xem bất cứ lúc nào

Dữ liệu lưu trữ phải có thể truy cập để xem và xuất ra bất cứ khi nào cần. Bạn cần có khả năng hiển thị các bản ghi trên màn hình hoặc in chúng, và cần có tài liệu hệ thống sẵn sàng. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, có khả năng hiển thị các bản ghi trên màn hình trong một cuộc kiểm tra thuế là đủ.

Yêu cầu 3: Tính tìm kiếm — Tìm những gì bạn cần

Bạn phải có thể tìm kiếm theo ba tiêu chí: ngày tháng, số tiền và đối tác kinh doanh. Khi một nhà kiểm tra thuế yêu cầu "hãy cho tôi xem tất cả các biên lai cửa hàng tiện lợi từ tháng 1 năm 2026," bạn cần phải kéo chúng ra ngay lập tức.

Theo tài liệu Q&A của NTA, những doanh nghiệp nhỏ có doanh thu hàng năm dưới ¥10 triệu nhận được yêu cầu tìm kiếm được nới lỏng nếu họ có thể cung cấp tải xuống dữ liệu cho những nhà kiểm tra.

Cách Denpyo tự động đáp ứng tất cả 3 yêu cầu

"OK, tôi hiểu các yêu cầu, nhưng xử lý tất cả điều này bởi chính tôi nghe có vẻ như rất nhiều công việc..." Bạn đúng — đó là lý do tại sao Denpyo xử lý tất cả tự động.

Tính xác thực ✅

Dấu thời gian: Được áp dụng tự động khi bạn quét một biên lai. Không cần hành động thủ công. Lịch sử chỉnh sửa: Mọi thay đổi — điều chỉnh số tiền, cập nhật danh mục — được tự động ghi lại với những người thay đổi gì và khi nào. Ngăn chặn giả mạo: Sau khi lưu, dữ liệu được bảo vệ trong đám mây chống lại sửa đổi trái phép.

Tính hiển thị ✅

Luôn có thể truy cập: Xem hình ảnh biên lai đã lưu và ghi lại từ bảng điều khiển bất cứ lúc nào, từ điện thoại hoặc máy tính của bạn. Tùy chọn xuất: CSV cho phần mềm kế toán và chia sẻ kế toán thuế, PDF để in và lưu trữ, và các tệp hình ảnh để xem bản gốc biên lai. Chia sẻ với kế toán viên của bạn là liền mạch.

Tính tìm kiếm ✅

Cả 3 tiêu chí được bao gồm: Tìm kiếm theo phạm vi ngày, số tiền (bao gồm phạm vi như ¥5,000–¥10,000) và tên nhà cung cấp — tất cả từ bảng điều khiển. AI tự động trích xuất tên cửa hàng, do đó không cần nhập dữ liệu thủ công.

Quy trình công việc thực tế của bạn: Chỉ cần làm 2 điều

Với Denpyo, tuân thủ Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử là gần như tự động. Bạn chỉ cần làm hai điều.

Bước 1: Quét biên lai của bạn

Chỉ cần quét biên lai và hóa đơn với Denpyo khi bạn nhận được chúng. Ba lời khuyên: quét càng sớm càng tốt (cùng ngày là lý tưởng), chụp rõ ràng với toàn bộ tài liệu hiển thị, và nhập tài liệu điện tử (email PDF, biên lai thương mại điện tử) qua ảnh chụp màn hình.

Ví dụ, sau một bữa ăn kinh doanh, chỉ cần chụp biên lai với Denpyo ngay tại quầy. AI trích xuất số tiền, ngày, tên cửa hàng và danh mục tự động — xong trong 30 giây.

Bước 2: Giữ dữ liệu của bạn trong 7 năm

Luật Nhật Bản yêu cầu lưu giữ hồ sơ trong 7 năm (NTA: Thời gian giữ hồ sơ). Dữ liệu lưu trữ trong đám mây của Denpyo được bảo tồn miễn là bạn duy trì tài khoản của mình. Dữ liệu dùng thử miễn phí được chuyển tiếp khi bạn nâng cấp lên gói trả phí.

Cho doanh nghiệp nhỏ: Lời khuyên quy trình làm việc theo nhóm

Những doanh nghiệp nhỏ có nhân viên cũng có thể hưởng lợi từ Denpyo. Mỗi thành viên nhóm quét các biên lai của riêng họ, sau đó dữ liệu được xuất dưới dạng CSV cho kế toán viên hoặc cố vấn thuế của bạn. Không cần thu thập biên lai giấy trong các phong bì vào cuối tháng.

Phân tích của KPMG Japan xác nhận rằng các doanh nghiệp nhỏ nhận được lợi ích hiệu suất lớn nhất từ quá trình số hóa sớm.

Câu hỏi thường gặp

Q1. Tôi có thể vứt bỏ biên lai giấy sau khi quét không?

Nếu đáp ứng các yêu cầu lưu trữ quét (tính xác thực, hiển thị, tìm kiếm), bạn có thể hợp pháp vứt bỏ bản gốc. Những biên lai được quét bằng Denpyo đáp ứng các yêu cầu này. Tuy nhiên, nếu bạn thận trọng, hãy giữ bản gốc cho đến sau khi nộp tờ khai thuế.

Q2. Những gì về biên lai và hóa đơn kỹ thuật số?

Hóa đơn email và biên lai thương mại điện tử phải được lưu trữ kỹ thuật số — in chúng ra giấy là KHÔNG được phép. Với Denpyo, bạn có thể nhập ảnh chụp màn hình và hình ảnh để quản lý tất cả các bản ghi ở một nơi.

Q3. Nếu nhà kiểm tra thuế yêu cầu xem hồ sơ của tôi?

Tìm kiếm và hiển thị bất kỳ bản ghi nào ngay lập tức từ bảng điều khiển Denpyo. Bạn cũng có thể xuất sang CSV hoặc PDF cho nhà kiểm tra. Vì tất cả các yêu cầu tìm kiếm đều được đáp ứng, những yêu cầu như "cho tôi xem tất cả các giao dịch với nhà cung cấp này trong khoảng thời gian này" có thể được xử lý ngay lập tức.

Q4. Điều gì xảy ra nếu tôi không tuân thủ?

Những rủi ro không tuân thủ bao gồm từ chối các khoản khấu trừ thuế đầu vào và hủy bỏ phê duyệt tờ khai xanh — đặc biệt liên quan đến Hệ thống hóa đơn. Kiểm tra Q&A giao dịch điện tử của NTA để biết chi tiết.

Q5. Những chủ sở hữu doanh nghiệp tự do có thực sự tuân theo luật này không?

Có — tất cả những chủ sở hữu doanh nghiệp tự do đều bị Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử bao phủ. Nếu bạn nộp tờ khai thuế, bạn sẽ tuân theo luật này. Những người làm freelance, những người làm việc kinh doanh phụ, những chủ sở hữu doanh nghiệp tự do — mọi người.

Danh sách kiểm tra tuân thủ

Mục	Phạm vi Denpyo	Hành động của bạn
Dấu thời gian	✅ Tự động	Không
Lịch sử chỉnh sửa	✅ Tự động	Không
Tìm kiếm ngày	✅ Tích hợp sẵn	Không
Tìm kiếm số tiền	✅ Tích hợp sẵn	Không
Tìm kiếm nhà cung cấp	✅ Tích hợp sẵn	Không
Quét biên lai	—	Bạn quét
Giữ lưu 7 năm	✅ Lưu trữ đám mây	Giữ gói trả phí đang hoạt động

Tóm tắt

Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử nghe có vẻ đáng sợ, nhưng các yêu cầu thực tế rất đơn giản: sử dụng một hệ thống đáp ứng 3 yêu cầu (tính xác thực, hiển thị, tìm kiếm) và lưu trữ dữ liệu điện tử của bạn một cách thích hợp. Denpyo tự động xử lý cả ba — bạn chỉ cần quét biên lai.

Năm tài chính mới vừa bắt đầu. Bây giờ là thời điểm hoàn hảo để số hóa quản lý chi phí của bạn.

Thử Denpyo miễn phí (3 lần quét, không cần tài khoản)

Công cụ liên quan

Công cụ kiểm tra chi phí — Lần mua này có được khấu trừ không? AI quyết định ngay lập tức

Máy tính tiết kiệm thuế — Mô phỏng các khoản khấu trừ chi phí của bạn

Tài liệu tham khảo

1. NTA: Cổng thông tin Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử 2. NTA: Giao dịch điện tử 3. NTA: Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử Q&A 4. NTA: Thời gian giữ hồ sơ

Cập nhật lần cuối: Tháng 4 năm 2026

Tác giả: Nhóm Nội dung Denpyo

Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử Nhật Bản & Denpyo: Tự động hóa tuân thủ pháp luật【Cập nhật 2026】Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử Nhật Bản & Denpyo:...

Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử Nhật Bản & Denpyo: Tự động hóa tuân thủ pháp luật【Cập nhật 2026】