Hướng dẫn khởi nghiệp freelancer Nhật 2026: khai trương & khai màu xanh

Bài viết cung cấp thông tin chung dựa trên hướng dẫn của Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật Bản (NTA) tính đến tháng 7/2026 và không phải là tư vấn thuế. Với trường hợp cụ thể, hãy hỏi cơ quan thuế địa phương hoặc kế toán thuế có chứng chỉ (zeirishi).

Khi bắt đầu làm freelancer hoặc hộ kinh doanh cá thể tại Nhật, giấy tờ đầu tiên cần nộp là giấy khai trương kinh doanh (kaigyo todoke) và đơn xin phê duyệt khai thuế "màu xanh" (aoiro shinkoku). Chỉ cần nộp hai tờ đơn một trang này, bạn mở khóa các ưu đãi thuế, trong đó có khoản khấu trừ đặc biệt lên tới 650.000 yên. Hướng dẫn 2026 này giải thích sự khác biệt giữa hai tờ đơn, thời hạn, cách điền và cách nộp.

Hai tờ đơn đi cùng nhau

• Giấy khai trương (khai trương/ngừng kinh doanh cá thể): báo với cơ quan thuế rằng bạn "đã bắt đầu kinh doanh", đồng thời giúp mở tài khoản ngân hàng theo tên thương hiệu dễ hơn.
• Đơn xin phê duyệt khai thuế màu xanh: cho phép bạn khai quyết toán theo chế độ "màu xanh". Không nộp thì mặc định là khai "màu trắng".

Để hưởng ưu đãi khai màu xanh, về nguyên tắc phải nộp cả hai. Chỉ nộp giấy khai trương thì không đủ điều kiện khai màu xanh.

Thời hạn: lỡ hạn là mất một năm tiết kiệm

• Giấy khai trương: trong vòng 1 tháng kể từ ngày bắt đầu.
• Đơn khai màu xanh: trước ngày 15/3 của năm bạn muốn áp dụng. Tuy nhiên, nếu khai trương từ ngày 16/1 của năm đó trở đi, thời hạn là trong vòng 2 tháng kể từ ngày bắt đầu.

Ví dụ, khai trương ngày 1/5/2026 thì hạn nộp đơn màu xanh là 30/6/2026. Quá hạn, thu nhập năm 2026 (khai vào tháng 3/2027) sẽ mặc định khai màu trắng, không được khấu trừ 650.000 yên — mất trọn một năm tiết kiệm. Vì vậy, an toàn nhất là nộp cả hai cùng lúc.

Các ưu đãi chính của khai màu xanh

• Khấu trừ đặc biệt tới 650.000 yên: khi ghi sổ kép và khai điện tử qua e-Tax (hoặc lưu sổ điện tử đạt chuẩn). Khai giấy được 550.000 yên; ghi sổ đơn giản được 100.000 yên.
• Chuyển lỗ (tối đa 3 năm): lỗ năm đầu có thể bù trừ lãi trong ba năm tiếp theo.
• Lương trả cho người thân là chi phí: nếu đủ điều kiện, lương trả cho người thân làm trong doanh nghiệp được tính chi phí.
• Ghi thẳng chi phí tài sản dưới 300.000 yên: máy tính xách tay… có thể tính toàn bộ vào chi phí năm mua (tối đa 3 triệu yên/năm).

Cách điền giấy khai trương

Tải PDF từ trang NTA. Các mục chính: nơi nộp thuế (thường là địa chỉ nhà); họ tên, ngày sinh, My Number; nghề nghiệp và tên thương hiệu (ghi cụ thể, ví dụ "thiết kế web"; tên thương hiệu không bắt buộc); loại khai báo và ngày khai trương (khoanh "khai trương" và ghi ngày thực tế); loại thu nhập (thường là "thu nhập kinh doanh"); và "đơn khai màu xanh: có/không" (khoanh "có" nếu nộp cùng lúc).

Cách điền đơn khai màu xanh

• Phương pháp ghi sổ: chọn "ghi sổ kép" để nhắm khấu trừ 650.000/550.000 yên.
• Sổ sách lưu giữ: đánh dấu "sổ cái tổng hợp" và "sổ nhật ký", bắt buộc với ghi sổ kép.

Ghi sổ đơn giản vẫn được khấu trừ 100.000 yên, nhưng phần mềm kế toán tự động hóa ghi sổ kép, nên đáng để nhắm 650.000 yên ngay từ năm đầu.

Ba cách nộp

1. Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế: được đóng dấu vào bản sao, hữu ích khi mở tài khoản theo tên thương hiệu.
2. Gửi bưu điện: kèm bản sao và phong bì dán tem có địa chỉ để nhận lại bản sao đã đóng dấu.
3. e-Tax (điện tử): có thẻ My Number thì nộp tại nhà 24/7 — phù hợp với yêu cầu khai điện tử của khoản khấu trừ 650.000 yên.

Sau khi nộp: ghi sổ và lưu chứng từ

Khấu trừ 650.000 yên đòi hỏi ghi sổ đúng và lưu hóa đơn, biên lai. Từ ngày đầu tiên: ghi doanh thu và chi phí đều đặn (dùng phần mềm kế toán); sắp xếp biên lai, hóa đơn theo từng khoản mục. Theo Luật Lưu trữ Sổ sách Điện tử, dữ liệu giao dịch điện tử phải được lưu ở dạng điện tử.

Tuy nhiên, ngay sau khai trương, công việc chính thường chiếm gần hết thời gian. Công cụ như Denpyo cho phép chụp ảnh biên lai để AI tự động trích xuất ngày, số tiền, thuế tiêu dùng và khoản mục, ghi sổ và lưu trữ trong một bước — trước khi biên lai giấy phai màu khó đọc, và không phải nhập liệu dồn dập sát ngày khai thuế.

Ước tính số thuế tiết kiệm năm đầu

Biết trước khoản khấu trừ đặc biệt và các chi phí giảm được bao nhiêu thuế sẽ yên tâm hơn. Công cụ miễn phí của Denpyo cho phép xem hiệu quả tiết kiệm thuế ước tính chỉ bằng cách nhập chi phí. Muốn hình dung thuế năm khai trương, dùng công cụ tính thuế thu nhập; khi phân vân một khoản có được tính chi phí không, hãy dùng công cụ kiểm tra chi phí.

Tóm lại

Hành trình freelancer/hộ kinh doanh tại Nhật bắt đầu bằng hai tờ đơn: giấy khai trương và đơn khai màu xanh. Riêng đơn khai màu xanh có thời hạn nghiêm ngặt — trong 2 tháng kể từ khai trương, hoặc trước 15/3 — lỡ hạn là mất trọn một năm tiết kiệm. Hãy nộp cả hai cùng lúc và tạo thói quen ghi doanh thu, chi phí, lưu biên lai ngay từ ngày đầu. Thêm công cụ quét biên lai bằng AI, bạn vừa tập trung vào công việc vừa chuẩn bị mùa thuế nhẹ nhàng.

Nguồn và tài liệu chính thức

Bài viết được biên soạn và kiểm chứng dựa trên các nguồn chính thức và uy tín sau:

• Cơ quan Thuế Quốc gia Nhật (NTA): thủ tục xin phê duyệt khai thuế màu xanh (A1-8)
• NTA Tax Answer No.2072: khấu trừ đặc biệt của khai màu xanh (cập nhật tháng 4/2026)
• Yayoi: cách điền đơn xin khai màu xanh và thời hạn (do chuyên gia thuế có chứng chỉ giám sát)