日本電子帳簿保存法與Denpyo：自動化法律合規指南【2026年最新版】

免責聲明：本文章僅供一般資訊參考，不構成稅務或法律建議。請諮詢合格的稅務專業人士了解您的具體情況。
揭示：本文為Denpyo官方部落格。雖然我們介紹了產品功能，但所有法律要求均基於國稅廳官方指南。

引言：「我到底該做什麼？」最大的困擾

「聽說過電子帳簿保存法，但它和我有關嗎？」「不遵守真的會被罰嗎？」

從2024年1月起，透過電子郵件收到的發票、電商網站的收據等電子交易資料的電子保存已完全義務化。這適用於從自由職業者的一人事業到僱員眾多的中小企業，所有進行納稅申報的事業者都是對象。

「但是，具體上我需要做什麼呢？」這是我們最常聽到的問題。實際上，只要理解了這項法律的要求，合規並不那麼複雜。本文基於國稅廳的官方指南，講解電子帳簿保存法的基礎，以及Denpyo如何自動化合規應對。

什麼是電子帳簿保存法？──數位時代的規則手冊

法律背景與目的

電子帳簿保存法（簡稱「電帳法」）規定了帳簿和憑證書類的電子保存規則。該法最初於1998年頒布，但2022年和2024年的修訂進行了重大改變。國稅廳的專設頁面有詳細解釋，但本質就是「讓法律跟上商業數位化的步伐」。

背景是促進無紙化、提高業務效率以及確保準確的記錄管理。這項法律支持從7年來在紙箱中保存紙質收據的時代，向在雲端高效管理的時代過渡。

2024年的重要變化

從2024年1月起，以下變化已成為義務（國稅廳：電子交易）：

需要注意的是，自己掃描紙質收據進行電子儲存（「掃描儀儲存」）仍然是可選的──但如果您厭倦了與堆積的紙質收據作鬥爭，採用掃描儀儲存是完全值得的。

誰是對象？──是的，包括您

電子帳簿保存法適用於個體戶（包括自由職業者）、公司（中小企業和初創企業）以及進行納稅申報的兼職工作的受薪員工。簡而言之：如果您進行納稅申報，您就受這項法律約束。

正如普華永道日本的合規指南指出的那樣，沒有規模豁免──「我們太小了不用擔心」這種說法是行不通的。

電子儲存的3大要件──掌握這些就足夠了

要根據電子帳簿保存法以電子方式儲存收據和發票，您必須滿足國稅廳規定的3項要件。雖然聽起來很複雜，但讓我們逐一講解。

要件1：真實性──證明資料未被竄改

您需要證明儲存的資料未被竄改。這意味著時間戳的應用、修改/刪除歷史的維護以及防竄改措施。例如，如果您在3月15日收到發票並在同一天掃描，附加時間戳可以證明「該文件在該日期確實存在」。

要件2：可視性──資料隨時可見

儲存的資料必須能在任何需要時查看和輸出。這意味著能在螢幕上顯示或列印，並且需要提供系統文件。對於小企業來說，在稅務審計期間能在螢幕上展示記錄就足夠了。

要件3：檢索性──能夠找到所需內容

您必須能夠按照三個條件進行搜尋：日期、金額和交易對方。當審計員要求「顯示2026年1月的所有便利店收據」時，您需要立即檢索出來。

根據國稅廳的常見問題解答，年營業額低於1000萬日元的小企業，如果能為審計員提供資料下載，搜尋要求會得到放寬。

Denpyo如何自動滿足3大要件

「好吧，我理解了要求，但自己處理所有這些聽起來工作量很大...」您的感受是對的──這就是為什麼Denpyo會自動處理它。

真實性 ✅

時間戳：掃描收據的那一刻自動應用。無需手動操作。修改歷史：每次修改──金額紀正、分類更新──都會自動記錄誰在何時做了什麼。防竄改：儲存後的資料在雲端受保護，防止未授權修改。

可視性 ✅

隨時可訪問：從儀表板隨時查看已儲存的收據圖像和記錄，可以從手機或電腦訪問。匯出選項：CSV用於會計軟體和與稅務會計師共享、PDF用於列印和存檔、圖像用於查看收據原件。與會計師的共享無縫銜接。

檢索性 ✅

涵蓋所有3項條件：按日期範圍、金額（包括範圍搜尋，如¥5,000-¥10,000）和商家名稱搜尋──都可從儀表板進行。AI自動提取商店名稱，不需要手動資料輸入。

您的實際工作流程：只需做2件事

使用Denpyo，電子帳簿保存法合規幾乎是自動的。您只需要做兩件事。

第1步：掃描您的收據

只需用Denpyo掃描收到的收據和發票即可。三個建議：盡快掃描（最好是當天）、清晰拍攝整個文件、匯入電子文件（電子郵件PDF、電商收據）透過螢幕截圖。

例如，商務午餐後在收銀台收到收據時，立即用Denpyo掃描。AI自動提取金額、日期、商店名稱和分類──30秒內完成。

第2步：保留資料7年

日本法律要求保留7年的記錄（國稅廳：記錄保留期限）。儲存在Denpyo雲端的資料，只要您維持帳戶就會一直保留。免費試用期的資料在升級到付費方案時會繼續儲存。

對小企業：團隊工作流程建議

有員工的小企業也能受益於Denpyo。每個團隊成員掃描自己的收據，然後資料以CSV格式匯出給您的簿記員或稅務會計師。不再需要在月底收集裝在信封裡的紙質收據。

畢馬威日本的分析確認，早期數位化為小企業帶來最大的效率提升。

常見問題

Q1. 掃描後可以丟棄紙質收據嗎？

如果掃描儀儲存要求（真實性、可視性、檢索性）得到滿足，您可以合法處置原件。Denpyo掃描的收據滿足這些要求。但如果您謹慎起見，可以在提交納稅申報後保留原件。

Q2. 如何處理電子收據和發票？

電子郵件發票和電商收據必須以電子方式儲存──列印成紙質版是不可接受的。使用Denpyo，您可以透過匯入螢幕截圖和圖像，在一個地方管理所有記錄。

Q3. 如果稅務審計員要求查看我的記錄怎麼辦？

從Denpyo儀表板立即搜尋並顯示任何記錄。您也可以匯出為CSV或PDF給審計員。由於滿足了所有檢索性要求，「顯示這個時期與該商家的所有交易」等請求可以立即處理。

Q4. 不遵守會怎樣？

不遵守風險包括藍單申報（青色申告）批准被撤銷和進項稅額扣抵被拒──特別是在考慮發票制度的情況下尤為相關。查看國稅廳的電子交易常見問題解答了解詳情。

Q5. 個體戶真的受這項法律約束嗎？

是的──所有個體戶都受電子帳簿保存法約束。如果您進行納稅申報，您就受該法律約束。自由職業者、副業工作者、個體戶──都包括在內。

合規檢查清單

總結

電子帳簿保存法聽起來很令人生畏，但實際上的要求很簡單：使用滿足3項要件（真實性、可視性、檢索性）的系統並正確儲存電子資料。Denpyo會自動處理所有三項──您只需掃描收據。

新財年剛剛開始。現在是開始數位化經費管理的完美時機。

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參考資料

1. 國稅廳：電子帳簿保存法專設頁面 2. 國稅廳：電子交易 3. 國稅廳：電子帳簿保存法常見問題解答 4. 國稅廳：記錄保留期限

最後更新：2026年4月

作者：Denpyo內容團隊